Mit HelloSign zum Unterzeichnen versenden

Mit der Integration von Dropbox und HelloSign können Sie Dateien zum elektronischen Unterzeichnen versenden oder Dateien selbst elektronisch unterzeichnen, ohne Dropbox zu verlassen. Die unterzeichneten Dateien werden automatisch in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert.

Hinweis: Erfahren Sie mehr über HelloSign im HelloSign-Hilfecenter.

Dropbox mit HelloSign verknüpfen

Wenn Sie zum ersten Mal über Dropbox eine Signatur anfordern, werden Sie aufgefordert, Ihr Dropbox-Konto mit Ihrem HelloSign-Konto zu verknüpfen und die AGB zu akzeptieren. Für die E-Mail-Adresse, die Sie für Ihre Dropbox nutzen, wird ein kostenloses HelloSign-Konto erstellt. Wenn Sie schon ein HelloSign-Konto unter dieser Adresse haben, werden die beiden Konten einfach miteinander verknüpft. Sobald die Konten miteinander verknüpft sind, können Sie sich bei hellosign.com anmelden, indem Sie einfach auf Mit Dropbox anmelden klicken.

Signaturen anfordern und Dokumente unterzeichnen

In Dropbox können Sie Dateien zum Unterzeichnen versenden oder selbst Dateien unterzeichnen. Und zwar so:

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Dateinamen und markieren Sie anschließend das links eingeblendete Kästchen.
  3. Klicken Sie über der Datei-Miniaturansicht in der rechten Seitenleiste auf den Pfeil neben Teilen.
    • Wenn die Miniaturansicht nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Pfeilsymbol in der rechten Seitenleiste.
  4. Klicken Sie auf Zum Unterzeichnen versenden.
  5. Wählen Sie aus, wer die Datei unterzeichnen soll:
    • Wenn nur Sie sie unterzeichnen möchten, klicken Sie auf Ich bin der einzige Unterzeichner.
    • Sind Sie nicht der einzige Unterzeichner, geben Sie die Namen und E-Mail-Adressen der anderen Unterzeichner in den Feldern ein. Wenn Sie weitere Unterzeichner hinzufügen möchten, klicken Sie auf Weiteren Unterzeichner hinzufügen. Wenn Sie sich selbst als Unterzeichner hinzufügen möchten, klicken Sie auf Mich als Unterzeichner hinzufügen. Um einen Unterzeichner zu entfernen, klicken Sie auf das X neben der E-Mail-Adresse des Unterzeichners. Um die Reihenfolge der Unterzeichner zu ändern, aktivieren Sie Reihenfolge der Unterzeichner festlegen und verschieben Sie die Unterzeichner mit Hilfe der acht Punkte neben dem Namen per Drag & Drop.
    • Um einen Dateianhang von einem Unterzeichner anzufordern, klicken Sie auf das Büroklammersymbol neben seiner E-Mail-Adresse (verfügbar in den HelloSign Standard- und Premium-Abos).
  6. Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
  7. Ziehen Sie die Felder, in die die Unterzeichner jeweils ihre Signatur einfügen sollen, per Drag & Drop in das Dokument. Weisen Sie diese Felder rechts in der Seitenleiste den entsprechenden Unterzeichnern zu.
    Hinweis: Jedem Unterzeichner muss mindestens ein Feld zugewiesen werden (kein Datumsfeld), bevor Sie zum nächsten Schritt gehen können.
  8. Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
  9. Wählen Sie einen Dateinamen und einen Dropbox-Speicherort für das unterzeichnete Exemplar der Datei.
    Hinweis: Die Originaldatei wird nicht umbenannt oder verschoben.
  10. Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
  11. Bestätigen Sie die Unterzeichner und fügen Sie beliebige Personen hinzu, die eine Kopie der Anfrage erhalten sollen.
  12. Wenn Sie möchten, können Sie eine persönliche E-Mail-Nachricht hinzufügen.
  13. Klicken Sie auf Zum Unterzeichnen versenden.

Sobald die Dateien fertig unterzeichnet sind, erhalten Sie und alle Unterzeichner eine entsprechende E-Mail-Bestätigung. Ihre unterzeichneten Dateien werden automatisch in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert (in dem Verzeichnis, das Sie ausgewählt haben) sowie in Ihrem verknüpften HelloSign-Konto. Wenn Sie eine unterzeichnete Datei entweder aus Dropbox oder HelloSign löschen, wird sie nur aus dem betreffenden Konto gelöscht, nicht aus dem anderen.

Während eine Datei zur Signatur aussteht, wird in Ihrem Dropbox-Konto eine PDF-Version der Datei mit der Bezeichnung „[Dateiname] (in Arbeit).pdf“ an dem Speicherort gespeichert, den Sie ausgewählt haben. Sobald die Datei unterzeichnet wurde, wird sie durch eine neue, unterzeichnete PDF-Datei mit der Bezeichnung „[Dateiname](unterzeichnet).pdf“ ersetzt.

Signaturanfragen nachverfolgen und verwalten

Sie können Ihre HelloSign-Signaturanfragen direkt über Dropbox nachverfolgen und verwalten. Melden Sie sich zu Beginn beim HelloSign für Dropbox Dashboard an:

  • Suchen Sie die gewünschte(n) Datei(en) mit Hilfe der Suchleiste ganz oben.
  • Klicken Sie auf Zum Unterzeichnen versenden, um eine Signatur anzufordern.
  • Klicken Sie auf den Tab In Bearbeitung, um Ihre laufenden Anfragen nachzuverfolgen und zu verwalten. Sie können:
    • Status, Unterzeichner und Datum des aktuellen Status anzeigen.
    • Klicken Sie rechts auf die Auslassungspunkte („...“), um je nach Status verschiedene Aktionen auszuführen, z. B. Abbrechen, Löschen, Herunterladen, Vorschau, oder Erinnern.
    • Klicken Sie auf eine Datei, um sie auszuwählen und ihre Details ganz rechts anzuzeigen.
  • Klicken Sie auf den Tab Abgeschlossen, um Ihre abgeschlossenen Anfragen zu verwalten. Sie können:
    • Rechts auf die Auslassungspunkte („...“) klicken, um verschiedene Aktionen durchzuführen.
    • Klicken Sie auf eine Datei, um sie auszuwählen und ihre Details ganz rechts anzuzeigen.

Außerdem erhalten Sie Dropbox- und E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Ihre Anfragen bearbeitet werden. Besuchen Sie das HelloSign-Hilfecenter, wenn Sie Hilfe beim Erstellen von Vorlagen, Anfordern von Signaturen, Verwalten Ihrer Anfragen und mehr benötigen.

Beachten Sie die Beschränkungen für Anfragen, Größe und Speicherplatz

Wenn das HelloSign-Konto, das Sie mit Ihrem Dropbox-Konto verknüpft haben, mit einem beschränkten, kostenlosen Abo geführt wird (dem Standardabo), können Sie drei kostenlose Signaturanfragen pro Monat versenden. Erfahren Sie mehr über das beschränkte kostenlose Abo, und wie Sie upgraden.

Eine einzelne Datei darf beim Hochladen höchstens 40 MB groß sein bzw. 500 Seiten enthalten. Erfahren Sie, welche Dateiformate hochgeladen werden können und wie groß Dateien sein dürfen.

Unterzeichnete Dateien belegen Speicherplatz in Ihrem Dropbox-Konto. Wenn eine Datei in Arbeit ist, d. h. die Signatur aussteht, und Ihnen der Speicherplatz ausgeht, wird eine Fehlermeldung eingeblendet und die unterzeichnete Version der Datei wird nur in Ihrem HelloSign-Konto und nicht in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert. Prüfen Sie, wie viel Speicherplatz Sie noch in Ihrem Dropbox-Konto haben und wie Sie mehr kaufen können.

Admins: Die HelloSign-Integration für Ihr Team verwalten

Dropbox Business-Admins können die HelloSign-Integration für ihr gesamtes Dropbox Business-Team aktivieren oder deaktivieren.

So aktivieren oder deaktivieren Sie die Integration:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an. 
  2. Klicken Sie links auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie links auf Einstellungen.
  4. Scrollen Sie bis zum Abschnitt Weitere Einstellungen und klicken Sie dann auf Zum Unterzeichnen versenden.
  5. Setzen Sie die Option auf An oder Aus.
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