Mit HelloSign zum Unterzeichnen versenden

Mit der Integration von Dropbox und HelloSign können Sie Dateien zur elektronischen Signatur versenden oder Dateien selbst elektronisch unterzeichnen, ohne Dropbox zu verlassen. Die unterzeichneten Dateien werden automatisch in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert.

Erfahren Sie mehr über HelloSign im HelloSign-Hilfecenter.

Dropbox mit HelloSign verknüpfen

Wenn Sie über Dropbox eine Signatur anfordern, werden Sie aufgefordert, Ihr Dropbox-Konto mit Ihrem HelloSign-Konto zu verknüpfen und die AGB zu akzeptieren. Für die E-Mail-Adresse, die Sie für Ihre Dropbox benutzen, wird ein kostenloses HelloSign-Konto erstellt. (Wenn Sie schon ein HelloSign-Konto unter dieser Adresse haben, werden die beiden Konten einfach miteinander verknüpft.) Sobald die Konten miteinander verknüpft sind, können Sie sich bei HelloSign.com anmelden, indem Sie einfach auf Mit Dropbox anmelden klicken.

Signaturen anfragen und Dokumente unterzeichnen

In Dropbox können Sie Dateien zum Unterzeichnen versenden oder selbst Dateien unterzeichnen.

So versenden Sie Dateien zum Unterzeichnen oder unterzeichnen selbst Dateien über dropbox.com und die Desktop-App:

  1. Klicken Sie auf dropbox.com bei der gewünschten Datei auf den Abwärtspfeil neben der Schaltfläche Teilen. Klicken Sie dann im Drop-down-Menü auf Zum Unterzeichnen versenden. Klicken Sie in der Desktop-App mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei und wählen Sie die Option Zum Unterzeichnen versenden aus.
  2. Wählen Sie aus, wer die Datei unterzeichnen soll.
    • Wenn nur Sie sie unterzeichnen möchten, klicken Sie auf Nur ich.
    • Sind Sie nicht der einzige Unterzeichner, geben Sie die Namen und E-Mail-Adressen der anderen Unterzeichner ein. Wenn Sie weitere Unterzeichner hinzufügen möchten, klicken Sie auf Weiteren Unterzeichner hinzufügen. Wenn Sie sich selbst als Unterzeichner hinzufügen möchten, klicken Sie auf Mich als Unterzeichner hinzufügen.
    • Um einen Dateianhang von einem Unterzeichner anzufordern, klicken Sie auf das Büroklammersymbol neben seiner E-Mail-Adresse.
  3. Ziehen Sie die Felder, in die die Unterzeichner jeweils ihre Signatur einfügen sollen, per Drag & Drop in das Dokument. Weisen Sie diese Felder rechts in der Seitenleiste den entsprechenden Unterzeichnern zu. 
    • Hinweis: Jedem Unterzeichner muss mindestens ein Feld zugewiesen werden (kein Datumsfeld), bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Wählen Sie einen Dateinamen und einen Dropbox-Speicherort für das unterzeichnete Exemplar der Datei. (Die Originaldatei wird nicht umbenannt oder verschoben.)
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Fügen Sie etwaige Personen hinzu, die Sie bei dieser E-Mail in Kopie setzen möchten.
  8. Klicken Sie auf Zum Unterzeichnen versenden, um Ihre Eingaben zu bestätigen und das Dokument zu versenden.

Sobald die Dateien fertig unterzeichnet sind, erhalten Sie und alle Unterzeichner eine entsprechende E-Mail-Bestätigung. Ihre unterzeichneten Dateien werden automatisch wieder in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert, und zwar in dem Verzeichnis, das Sie für die Datei festgelegt hatten, sowie in Ihrem verknüpften HelloSign-Konto. Wenn Sie eine unterzeichnete Datei aus Dropbox oder HelloSign löschen, wird sie nur aus der einen App gelöscht, nicht aus der anderen. 

Während eine Datei zur Signatur aussteht, wird in Dropbox eine PDF-Version der Datei mit der Bezeichnung „[Dateiname] (in Arbeit).pdf“ an dem Speicherort gespeichert, den Sie für die Datei ausgewählt haben. Sobald die Datei unterzeichnet wurde, wird sie durch eine neue, unterzeichnete PDF-Datei mit der Bezeichnung „[Dateiname] (unterzeichnet).pdf“ ersetzt.

Dateiformate und -größen

Die maximale Größe einer einzelnen Datei darf beim Hochladen 40 MB bzw. 500 Seiten nicht überschreiten. Im HelloSign-Hilfecenter erfahren Sie, welche Dateiformate hochgeladen werden können und wie groß Dateien sein dürfen.

Einschränkungen und Speicherkontingente

Wenn das HelloSign-Konto, das Sie mit Dropbox verknüpft haben, mit einem beschränkten, kostenlosen Abo geführt wird (dem Standardabo), können Sie drei Dokumenttransaktionen pro Monat durchführen. Erfahren Sie mehr über das beschränkte kostenlose Abo, und wie Sie upgraden.

Unterzeichnete Dateien belegen Speicherplatz in Ihrem Dropbox-Konto. Wenn eine Datei in Arbeit ist, d. h. die Signatur aussteht, und Ihnen der Speicherplatz ausgeht, wird eine Fehlermeldung eingeblendet und die unterzeichnete Version der Datei wird nur auf HelloSign.com und nicht in Dropbox gespeichert. Prüfen Sie, wie viel Speicherplatz Sie noch in Ihrem Dropbox-Konto haben.

Admins: Die HelloSign-Integration für Ihr Team verwalten

Team-Admins von Dropbox Business können die HelloSign-Integration für das gesamte Dropbox Business-Team aktivieren oder deaktivieren. 

So aktivieren oder deaktivieren Sie die Integration:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Admin-Konto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie unter Weitere Einstellungen auf Zum Unterzeichnen versenden.
  5. Setzen Sie die Option auf An oder Aus.

 

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