Utilisation de la synchronisation sélective pour les équipes

La synchronisation sélective pour les équipes est une fonctionnalité de gestion de dossiers pour les administrateurs Dropbox Business. Elle permet aux administrateurs d'équipe de créer un paramètre de synchronisation sélective par défaut pour un dossier d'équipe (ou un dossier de l'espace d'équipe, à l'exception des dossiers de membre). Ce paramètre par défaut s'applique ensuite à tous les nouveaux membres d'une équipe Dropbox Business qui ont accès au dossier en question.

Si vous souhaitez activer pour la première fois la synchronisation sélective pour les équipes pour votre compte Dropbox Business, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à Dropbox Business avec vos identifiants d'administrateur d'équipe.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Faites défiler l'écran vers le bas et cliquez sur Synchronisation sous Contenus de l'équipe.
5. Sous Synchronisation sélective pour les équipes, réglez l'option sur Activer ou Désactiver.
6. Cliquez sur Enregistrer.

• Remarque importante : un administrateur d'équipe peut définir un paramètre de synchronisation sélective par défaut pour tous les dossiers qu'il gère via l'interface d'administration. Pour certaines équipes, cette fonctionnalité est appliquée aux dossiers d'équipe. Pour d'autres, elle peut être appliquée aux dossiers du nouvel espace d'équipe (à l'exception du dossier personnel). Dans cet article, ces deux types de dossiers sont qualifiés de “dossiers gérés par les administrateurs”.

La synchronisation sélective pour les équipes fonctionne essentiellement comme la synchronisation sélective, mais s'applique aux dossiers gérés par les administrateurs. La synchronisation sélective permet aux utilisateurs de sélectionner sur dropbox.com les dossiers qu'ils souhaitent synchroniser dans le dossier Dropbox installé sur le disque dur de leur ordinateur. Grâce à la synchronisation sélective pour les équipes, les administrateurs Dropbox Business peuvent gérer de façon centralisée comment les dossiers sont synchronisés sur l'ordinateur des membres de l'équipe lorsque ces derniers associent leur compte pour la première fois.

Par ailleurs, tous les membres de l'équipe ont toujours accès aux dossiers (qu'ils soient synchronisés ou non) sur dropbox.com.

Comment définir des dossiers existants pour qu'ils ne soient pas synchronisés ?

Les dossiers gérés par les administrateurs sont définis pour être synchronisés par défaut. Pour modifier ce paramètre pour un dossier spécifique :

1. Connectez-vous à Dropbox Business avec vos identifiants d'administrateur d'équipe.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Dossiers d'équipe (ou sur Contenus de l'équipe, selon l'option qui s'affiche).
4. Cliquez sur l'icône représentant trois points (…) à côté du dossier pour lequel vous souhaitez créer un paramètre de synchronisation par défaut.
5. Cliquez sur Modifier le paramètre de synchronisation par défaut.
6. Sélectionnez Non synchronisé, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarques :

• Si un membre d'un dossier existant possède déjà son propre paramètre de synchronisation sélective pour ce dossier, les paramètres par défaut ne le remplacent pas.
• Les dossiers gérés par les administrateurs sont synchronisés par défaut. Cela signifie qu'ils apparaissent à la fois sur dropbox.com et dans le dossier Dropbox sur l'ordinateur des membres.
• Si votre équipe utilise Smart Sync, les dossiers gérés par les administrateurs sont synchronisés en ligne ou en local, selon les paramètres Smart Sync définis.
• Si vous sélectionnez le paramètre Synchronisé, le dossier s'affiche automatiquement sur l'ordinateur des nouveaux membres (mais pas sur celui des membres existants).
• Si vous sélectionnez le paramètre Non synchronisé, le dossier n'est pas supprimé de l'ordinateur des membres du dossier existants.
• Si vous sélectionnez le paramètre Non synchronisé, les nouveaux membres du dossier reçoivent une notification leur indiquant qu'ils peuvent y accéder sur dropbox.com.

Comment définir les nouveaux dossiers pour qu'ils ne soient pas synchronisés ?

Les dossiers gérés par les administrateurs sont synchronisés par défaut. Cependant, les administrateurs peuvent modifier ce paramètre lors de la création du dossier, pour le définir comme non synchronisé par défaut. Ainsi, le nouveau dossier non synchronisé n'apparaît pas automatiquement sur les ordinateurs des membres de l'équipe (mais il est accessible sur dropbox.com).

Pour définir un nouveau dossier comme non synchronisé par défaut :

1. Connectez-vous à Dropbox Business avec vos identifiants d'administrateur d'équipe.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Dossiers d'équipe (ou sur Contenu, selon l'option qui s'affiche).
4. Cliquez sur Créer un dossier d'équipe (ou sur Créer un dossier, selon l'option qui s'affiche).
5. Attribuez un nom au dossier et cochez l'option Non synchronisé.
6. Cliquez sur Créer.

Quels sont les dossiers concernés par la synchronisation sélective pour les équipes ?

La synchronisation sélective pour les équipes s'applique aux dossiers gérés par les administrateurs. Cela concerne les dossiers d'équipe (ou les dossiers situés dans le nouvel espace d'équipe) et un niveau de sous-dossiers inférieur.

Par exemple, imaginons que vous ayez un dossier intitulé "Marketing" contenant deux sous-dossiers ("Stratégie" et "Projets"). Avec la synchronisation sélective pour les équipes, vous pourriez créer un paramètre par défaut pour chacun de ces trois exemples de dossiers.

Remarque : si vous souhaitez que des sous-dossiers soient synchronisés, vous devez également définir le dossier principal comme synchronisé. Dans l'exemple précédent, cela signifie que pour que le dossier "Projets" soit synchronisé, le dossier "Marketing"doit l'être également.

Que faire si des membres de l'équipe ont besoin d'accéder à un dossier non synchronisé ?

Si un membre de l'équipe a besoin de synchroniser un dossier sur son ordinateur, il peut utiliser la fonction de synchronisation sélective standard. Le paramètre par défaut reste inchangé pour les autres membres de l'équipe.

Remarque : tous les membres de l'équipe ont toujours accès aux dossiers non synchronisés sur dropbox.com.

Qui peut définir un paramètre de synchronisation sélective par défaut pour une équipe ?

Seuls les administrateurs d'équipe peuvent définir un paramètre de synchronisation par défaut ou modifier un paramètre par défaut existant.

Remarque : les membres de l'équipe peuvent toujours utiliser la synchronisation sélective pour synchroniser les dossiers auxquels ils ont accès. Ce changement manuel remplace le paramètre de synchronisation par défaut uniquement pour eux (mais pas pour les autres membres de l'équipe).

Puis-je supprimer un dossier qui est déjà synchronisé sur l'ordinateur d'un membre de l'équipe (ou annuler sa synchronisation) ?

Les paramètres par défaut de synchronisation sélective pour les équipes ne s'appliquent pas rétroactivement. Ils ne remplacent pas les paramètres déjà définis (par exemple, si un membre de l'équipe a déjà synchronisé un dossier sur son ordinateur, celui-ci reste synchronisé).

Si vous souhaitez supprimer l'accès d'un membre à un dossier, trois options s'offrent à vous :

• S'il s'agit d'un dossier d'équipe, supprimez le membre du groupe qui a accès à ce dossier.
• S'il s'agit d'un dossier dans l'espace d'équipe, passez la souris sur le dossier et cliquez sur Partager pour supprimer un membre ou un groupe.
• S'il s'agit d'un dossier partagé classique, annulez le partage du dossier.

Comment fonctionnent les paramètres par défaut de synchronisation sélective pour les équipes avec Smart Sync ?

Les paramètres par défaut de synchronisation sélective pour les équipes n'ont aucun impact sur les paramètres Smart Sync. Si un dossier est défini comme non synchronisé, il ne s'affiche pas sur l'ordinateur des membres (et n'est donc pas affecté par Smart Sync). Si un dossier est défini comme synchronisé, il est synchronisé en fonction du paramètre Smart Sync de l'ordinateur.

Pourquoi utiliser la synchronisation sélective pour les équipes plutôt que Smart Sync ?

Pour la plupart des équipes Dropbox Business, Smart Sync peut aider à économiser de l'espace sur les ordinateurs des employés tout en permettant à ces derniers d'accéder facilement aux fichiers de l'entreprise. Cependant, cette fonctionnalité crée des icônes d'emplacements réservés sur les ordinateurs (montrant tous les fichiers disponibles en ligne, même s'ils ne sont pas entièrement téléchargés).

Si un administrateur souhaite un déploiement rapide et une expérience simplifiée pour les membres de l'équipe, la synchronisation sélective pour les équipes peut être une meilleure option. Avec cette fonctionnalité, seuls les dossiers que l'administrateur trouve pertinents sont visibles sur l'ordinateur des membres de l'équipe.

Si vous ne savez pas quelle option est la plus adaptée à vos besoins, consultez cet article pour en savoir plus sur la synchronisation sélective et sur le nombre de fichiers que vous pouvez synchroniser sur un ordinateur.