Если у вашей организации был один общий аккаунт Dropbox Basic, Plus или Professional, то его можно превратить в аккаунт Dropbox для рабочих групп, и ваши сотрудники смогут эффективнее работать вместе.
Dropbox для рабочих групп — это тарифный план, обеспечивающий рабочим группам указанные ниже преимущества.
- Уменьшение риска потери данных или конфликтующих копий.
- Обеспечение безопасности файлов за счет создания индивидуальных учетных данных для всех участников.
- Более эффективное обеспечение контроля за предоставлением доступа, есть встроенные функции для удаления участников, которые ушли из организации.
- Участникам рабочей группы предоставляется возможность хранить личные и рабочие файлы по отдельности.
Как перейти на аккаунт для рабочих групп
Шаг 1: сбросьте пароль
Для начала мы рекомендуем сбросить ваш пароль Dropbox. Поскольку у ваших сотрудников скоро появятся отдельные рабочие аккаунты, лучше, чтобы у них не было доступа к вашему Dropbox во время перемещения данных.
- Войдите в свой аккаунт Dropbox Basic, Plus или Professional на сайте dropbox.com.
- Откройте меню аккаунта, нажав на свое фото профиля наверху любой страницы.
- Нажмите Настройки.
- Перейдите на вкладку Безопасность.
- В разделе Пароль нажмите Изменить пароль.
Шаг2: измените тип аккаунта и пригласите участников рабочей группы
Теперь, когда вы сбросили пароль, вы можете перейти на аккаунт Dropbox для рабочих групп.
Когда вы оформите покупку аккаунта для рабочих групп, можно будет пригласить туда коллег.
- Войдите в аккаунт администратора.
- Откройте Консоль администрирования.
- Откройте вкладку Участники и нажмите Пригласить участников.
- Введите адреса электронной почты тех пользователей, которых хотите пригласить, и нажмите Пригласить в рабочую группу.
- Используйте для приглашения индивидуальные адреса электронной почты участников.
Обратите внимание: если вы вошли в Dropbox через Apple и включили опцию, которая скрывает ваш электронный адрес, вам придется добавить в аккаунт Dropbox свой настоящий адрес электронной почты, чтобы улучшить аккаунт и перейти на Dropbox для рабочих групп.
Шаг 3: удаленно сотрите данные со своих устройств
Теперь нужно убедиться, что к вашему аккаунту нет доступа у посторонних пользователей. Для этого удаленно сотрите данные с устройств, которыми вы больше не пользуетесь.
Шаг 4: участники должны принять приглашения
Каждый приглашенный в аккаунт пользователь получит соответствующее письмо. Пользователям нужно будет принять указанное в письме приглашение, чтобы присоединиться к рабочей группе.
После этого вашим коллегам будет предложено снова войти в систему Dropbox на своем устройстве. Им потребуется использовать тот же адрес электронной почты, который они использовали для присоединения к рабочей группе.
Обратите внимание: когда ваши коллеги в первый раз зайдут в аккаунт и откроют папку Dropbox, там может не быть всех нужных файлов. Предоставьте им доступ к нужным папкам.
Шаг 5: настройте разрешения для папок
Поскольку мы выполнили удаленный выход из аккаунта и стерли файлы с дополнительных устройств, подсоединенных к аккаунту, только у вас теперь есть возможность просматривать все файлы и папки в аккаунте. Вы можете сначала изменить структуру папок и права доступа к ним, чтобы потом делиться ими с остальными участниками.
Обратите внимание: чтобы у ваших коллег появился доступ к определенным папкам, вам нужно будет пригласить их.
Как только сотрудники примут приглашения, соответствующие общие папки сразу же начнут автоматически синхронизироваться с их устройствами и станут папками рабочей группы.
