Если у вашей организации был один общий аккаунт Dropbox Basic, Plus или Professional, то его можно превратить в аккаунт Dropbox Business, и ваши сотрудники смогут эффективнее работать вместе.
Dropbox Business дает рабочим группам следующие преимущества:
- Уменьшается риск потери данных или конфликтующих копий
- Обеспечение безопасности файлов за счет создания индивидуальных учетных данных для всех участников
- Эффективнее обеспечивается контроль за предоставлением доступа, есть встроенные функции для удаления участников, которые ушли из организации
- Участникам рабочей группы предоставляется возможность хранить личные и рабочие файлы по отдельности
Как перейти на Dropbox Business
Шаг 1: сбросьте пароль
Для начала мы рекомендуем сбросить ваш пароль Dropbox. Поскольку у ваших сотрудников скоро появятся отдельные рабочие аккаунты, лучше, чтобы у них не было доступа к вашему Dropbox во время перемещения данных.
- Войдите в свой аккаунт Dropbox Basic, Plus или Professional на сайте dropbox.com.
- Откройте меню аккаунта, нажав на свое фото профиля наверху любой страницы.
- Выберите Настройки.
- Перейдите на вкладку Безопасность.
- В разделе «Пароль» нажмите Изменить пароль.
Шаг2: измените тип аккаунта и пригласите участников рабочей группы
Теперь, когда пароль сброшен, перейдите на Dropbox Business.
Когда вы оформите покупку Бизнес аккаунта, можно будет пригласить туда коллег.
- На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
- Откройте Консоль администрирования.
- Откройте вкладку Участники и нажмите Пригласить участников.
- Введите адреса электронной почты тех пользователей, которых хотите пригласить, и нажмите Пригласить в рабочую группу.
- Используйте для приглашения индивидуальные адреса электронной почты участников.
Обратите внимание: если вы вошли в Dropbox через Apple и включили опцию, которая скрывает ваш электронный адрес, вам придется добавить в аккаунт Dropbox свой настоящий адрес электронной почты, чтобы улучшить аккаунт и перейти на Dropbox Business.
Шаг 3: удаленно сотрите данные со своих устройств
Теперь нужно убедиться, что к вашему аккаунту нет доступа у посторонних пользователей. Для этого удаленно сотрите данные с устройств, которыми вы больше не пользуетесь.
Шаг 4: участники должны принять приглашения
Каждый приглашенный в аккаунт пользователь получит соответствующее письмо. Пользователям нужно будет принять указанное в письме приглашение, чтобы присоединиться к рабочей группе.
Когда пользователи примут приглашение, им будет предложено войти в Dropbox со своих устройств. При этом использовать им следует те же адреса электронной почты, с которыми они присоединялись к рабочей группе.
Обратите внимание: когда ваши коллеги в первый раз зайдут в аккаунт и откроют папку Dropbox, там может не быть всех нужных файлов. Предоставьте им доступ к нужным папкам.
Шаг 5: настройте разрешения для папок
Поскольку мы выполнили удаленный выход из аккаунта и стерли файлы с дополнительных устройств, подсоединенных к аккаунту, только у вас теперь есть возможность просматривать все файлы и папки в аккаунте. Вы можете сначала изменить структуру папок и права доступа к ним, чтобы потом делиться ими с остальными участниками.
Обратите внимание: чтобы у ваших коллег появился доступ к определенным папкам, вам нужно будет пригласить их.
Как только сотрудники примут приглашения, соответствующие папки сразу же начнут автоматически синхронизироваться с их устройствами.
