Så här hanterar du arkiveringsskyldigheter med tillägget för datastyrning

Funktionen Arkiveringsskyldighet är tillgänglig för Dropbox Business-team som har köpt tillägget Datastyrning. Om du vill köpa datastyrningstillägget ska du kontakta din Dropbox-säljrepresentant eller fylla i kontaktformuläret för Dropbox Business.

När du skapar en arkiveringsskyldighet för en teammedlem kan teamadministratörer se och exportera allt innehåll som skapats eller ändrats av den medlemmen. Medlemmar som påverkas av en arkiveringsskyldighet kommer inte att meddelas om detta och behåller fortfarande sina behörigheter att skapa, redigera och radera filer.

Teamadministratörer kan göra följande:

Obs! Administratörer för användarhantering och support kan inte skapa eller hantera arkiveringsskyldigheter.

Skapa arkiveringsskyldighet

Skapa en arkiveringsskyldighet:

  1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på Datastyrning.
  4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
  5. Klicka på Ny arkivering.
  6. Ange namn och information för arkiveringen och klicka sedan på Fortsätt.
  7. Ange namn eller mejladressen för medlemmen eller medlemmarna du vill skapa en arkivering för och klicka sedan på Fortsätt.
  8. Välj start- och slutdatum för arkiveringen.
    • Du kan ställa in startdatumet till idag eller i det förflutna, men inte i framtiden
    • Du kan ställa in slutdatumet till idag, i det förflutna eller i framtiden eller markera Ange inte något slutdatum.
  9. Klicka på Aktivera.

Om du skapar en arkivering med ett startdatum i det förflutna kan det ta lite tid att aktivera arkiveringen. Du meddelas via mejl när arkiveringen aktiveras.

Obs: En arkiveringsskyldighet anses vara aktiv tills en teamadministratör släpper arkiveringen, även om slutdatumet har passerat. Efter slutdatumet kommer nya filversioner inte längre att kopieras, men de befintliga kopiorna är tillgängliga tills du släpper arkiveringen.

Vilka typer av filer kan jag arkivera?

När du skapar en arkiveringsskyldighet arkiveras kopior av alla filer en medlem skapat eller redigerat mellan start- och slutdatumen med undantag för följande:

  • Molndokument, inklusive Dropbox Paper-dokument och Google Dokument/Kalkylark/Presentationer
  • Filer medlemmen bara förhandsvisat
  • Filer medlemmen har åtkomst till men inte har redigerat
  • Filer som skapats och ändrats innan användaren gick med i teamet
  • Filer medlemmen inte längre har åtkomst till när arkiveringen skapas
  • Filer som skapats eller redigerats av en administratör som var inloggad som teammedlem

Obs! I sällsynta fall kan det hända att filer inte arkiveras om en medlem förlorar åtkomst till dem strax efter att hen skapat eller redigerat dem.

För vilka personer kan jag skapa arkiveringsskyldighet?

Du kan skapa arkiveringar för aktiva, inbjudna och avstängda medlemmar i ditt team, inklusive arkiveringar för andra teamadministratörer och dig själv.

Du kan inte skapa arkiveringar för borttagna medlemmar, hela grupper eller hela team. Du kan dock ta bort en medlem medan hen arkiveras.

Se en arkiveringsskyldighet

Du kan när som helst se alla aktiva och släppta arkiveringsskyldigheter. Se en arkiveringsskyldighet:

  1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på Datastyrning.
  4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
  5. Växla mellan flikarna Aktiva och Släppta för att se alla arkiveringsskyldigheter för teamet.

Redigera en arkiveringsskyldighet

Det går att redigera namn och information för en arkivering samt lägga till och ta bort medlemmar. Du kan dock inte redigera datumen för arkiveringen. Redigera en arkiveringsskyldighet:

  1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på Datastyrning.
  4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
  5. Klicka på kryssrutan som visas när du håller muspekaren över namnet på den arkiveringsskyldighet du vill redigera.
  6. Klcia på Redigera arkivering.
  7. Redigera namn eller information för arkiveringen.
  8. Klicka på Fortsätt.
  9. Lägg till eller ta bort medlemmar från arkiveringen.
  10. Klicka på Fortsätt.
  11. Granska dina ändringar.
  12. Klicka på Spara.

Släppa en arkiveringsskyldighet

Om du inte längre behöver en arkivering kan du släppa den. Detta tar bort alla filer associerade med arkiveringen och går inte att ångra. Släpp en arkiveringsskyldighet så här:

  1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på Datastyrning.
  4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
  5. Klicka på kryssrutan som visas när du håller muspekaren över namnet på den arkiveringsskyldighet du vill släppa.
  6. Klicka på Släpp arkivering.

Exportera en arkiveringsskyldighet

För att se vilka filer som arkiveras utan att exportera hela arkiveringen kan du exportera .CSV-filen med arkiveringssammanfattningen.

Du kan exportera arkiveringsskyldigheter till valfri mapp i ditt Dropbox-konto. Exporten innehåller alla filversioner som medlemmar skapat och redigerat under den period då arkiveringen gällde.

Anmärkningar:

  • Filer som skapats mindre än 24 timmar innan exporten kanske inte inkluderas
  • Namnen på filer och mappar i exporten skrivs i gemener

Exportera en arkiveringsskyldighet så här:

  1. Logga in på dropbox.com med ditt administratörskonto.
  2. Klicka på Adminkonsolen.
  3. Klicka på Datastyrning.
  4. Klicka på Arkiveringsskyldigheter.
  5. Klicka på kryssrutan som visas när du håller muspekaren över namnet på den arkiveringsskyldighet du vill exportera.
  6. Klicka på Exportera arkivering.
Var artikeln till hjälp?

Tråkigt att höra.
Berätta hur vi kan bli bättre:

Tack för din feedback!
Berätta för oss hur artikeln hjälpte dig:

Tack för din feedback!