So verwalten Sie die Freigabeeinstellungen Ihres Teams
In diesem Artikel werden Einstellungen beschrieben, die für Admins mit bestimmten Rollen in Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus und Enterprise verfügbar sind.
Wenn Sie Admin eines Dropbox-Teamkontos sind, können Sie die Freigabeeinstellungen für Ihr gesamtes Team verwalten. So greifen Sie auf die Freigabeeinstellungen in der Verwaltungskonsole zu:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Inhalte auf Freigabe.
Hinweis: Änderungen dieser Einstellungen gelten nicht rückwirkend.
Freigabe außerhalb Ihres Teams
Mit diesen Einstellungen können Sie einzelne Dropbox-Produkte auswählen, über die Sie die Freigabe außerhalb des Teams zulassen oder einschränken.
Dateien per E-Mail teilen
Mit dieser Einstellung wird festgelegt, ob Teammitglieder per E-Mail Personen außerhalb des Teams oder eine ganze E-Mail-Domain zum Betrachten bzw. Bearbeiten von Dateien und Ordnern einladen können.
Wichtiger Hinweis: Wenn diese Einstellung auf Ein steht, können alle zugriffsberechtigten Personen die Inhalte teilen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Dateien und Ordner nur mit vertrauenswürdigen Personen teilt. Sie können die Freigabeaktivitäten Ihres Teams auch über die Verwaltungskonsole verfolgen.
- Ein (Jeder): Teammitglieder können Inhalte mit beliebigen Personen teilen, egal ob diese zum Team gehören oder nicht.
- Wenn diese Einstellung auf Aus steht, hat Ihr Team keinen Zugriff auf Dropbox Replay, es sei denn, Sie haben das Replay-Add-on bereits erworben. Ist dies der Fall, wird Replay weiterhin angezeigt, aber es gelten dort nicht Ihren globalen Dropbox-Einstellungen für die externe Freigabe.
- Ein (Team + genehmigt): Teammitglieder können Inhalte nur mit anderen Teammitgliedern und mit Personen aus der genehmigten Liste des Teams teilen.
- Aus (nur Team): Teammitglieder können Inhalte nur mit anderen Teammitgliedern teilen.
Hinweise:
- Wenn Sie die externe Freigabe zulassen, können Sie im Admin-Dashboard eine Liste der E-Mail-Domains sehen, an die Ihr Team am häufigsten Dateien schickt. Diese Liste enthält allerdings keine Angaben über die Freigabe von Links.
- Diese Einstellung wirkt sich nicht auf bestehende Zugriffsrechte aus.
- Teammitglieder können die Berechtigungen zum Betrachten & Kommentieren direkt in Dropbox Replay in den Freigabeeinstellungen der jeweiligen Mediendatei verwalten.
- Teammitglieder können Berechtigungen in Dropbox Replay entziehen, indem sie vorhandene Freigabelinks deaktivieren. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Berechtigungen in Dropbox Replay.
Wenn die Externe Freigabe auf Ein (Team + genehmigt) gesetzt ist, können Sie einzelne Personen über ihre E-Mail-Adresse hinzufügen oder ganze E-Mail-Domains in die Liste aufnehmen. So fügen Sie Personen oder zulässige E-Mail-Domains zur genehmigten Liste hinzu:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Inhalte auf Freigabe.
- Klicken Sie auf Genehmigte Liste anzeigen.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen oder Domänennamen ein, die Sie zur Ausnahmeliste hinzufügen möchten.
- Klicken Sie neben einer E-Mail oder Domain auf das X, um sie zu entfernen.
Hinweise:
- Wenn Sie eine Top-Level-Domain (z. B. „beispiel.de“) zur Liste hinzufügen, können Inhalte auch mit allen dazugehörigen Subdomains (z. B. „x.beispiel.de“ oder „y.beispiel.de“) geteilt werden.
- Die genehmigte Liste gilt nicht für geteilte Links.
Freigabe von Links zu Dateien
Mit dieser Einstellung wird festgelegt, ob Teammitglieder Links mit Personen außerhalb des Teams teilen können.
Hinweis: Ihre Linkbeschränkungen gelten ausschließlich für Teammitglieder. Wenn Sie einer teamfremden Person Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner geben, kann diese einen Freigabelink erstellen, um die Inhalte mit anderen Personen zu teilen, selbst wenn Sie die Einstellung Externe Freigabe von Links auf Aus gesetzt haben.
- Ein: Teammitglieder können Links mit Personen außerhalb des Teams teilen. Teammitglieder können die unten beschriebenen Standard-Freigabeeinstellungen für Links umgehen.
- Aus: Teammitglieder können Links nicht mit Personen außerhalb des Teams teilen und keine neuen Links erstellen. Darüber hinaus sind schon vorhandene, von Ihren Teammitgliedern erstellte Links nicht mehr für Personen außerhalb des Teams zugänglich.
Hinweise:
- Dropbox stellt auf eine aktualisierte Architektur zur Freigabe von Links um, bei der Links auf Inhalten und nicht auf Nutzern basieren. Dies wirkt sich darauf aus, wie Links erstellt und geteilt werden. Die neuen Links sind daran zu erkennen, dass in der URL der Parameter „rlkey“ enthalten ist. Diese Links verhalten sich etwas anders als oben beschrieben.
- Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner über einen Link mit einem externen Partner teilen, kann er diese Inhalte über denselben Link mit anderen externen Personen teilen. Er kann keinen eigenen Freigabelink erstellen, da jede Datei bzw. jeder Ordner nur einen Bearbeiterlink und einen Betrachterlink haben kann.
Links vom Typ „Senden und nachverfolgen“ teilen
Diese Einstellung bezieht sich auf Dateien, die mit Senden und nachverfolgen gesendet werden. So verwalten Sie diese Einstellung:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Inhalte auf Freigabe.
- Aktivieren Sie unter Freigabe außerhalb des Teams ermöglichen die Option Link vom Typ „Senden und nachverfolgen“ teilen. Dadurch erlauben Sie Ihren Teammitgliedern die Freigabe von „Senden und nachverfolgen“-Links außerhalb des Teams.
Signaturanfragen senden
Diese Einstellung bezieht sich auf Dateien, die über die Seite Signaturen gesendet werden. So verwalten Sie diese Einstellung:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Inhalte auf Freigabe.
- Aktivieren Sie unter Freigabe außerhalb des Teams ermöglichen die Option Signaturanfragen senden. Dadurch erlauben Sie Ihren Teammitgliedern, Signaturanfragen an externe Personen zu senden.
Dateien mit Transfer teilen
Diese Einstellung bezieht sich auf Dateien, die über Dropbox Transfer gesendet werden. So verwalten Sie diese Einstellung:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Inhalte auf Freigabe.
- Aktivieren Sie unter Freigabe außerhalb des Teams ermöglichen die Option Dateien mit Transfer teilen.
Replay-Links teilen
Diese Einstellung bezieht sich auf Links, die über Dropbox Replay gesendet werden. So verwalten Sie diese Einstellung:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Inhalte auf Freigabe.
- Klicken Sie unter Freigabe außerhalb des Teams ermöglichen neben Replay-Links teilen auf Verwalten, um Replay zu öffnen und Freigabelinks direkt zu verwalten.
Capture-Links teilen
Diese Einstellung bezieht sich auf Links, die über Dropbox Capture gesendet werden. So verwalten Sie diese Einstellung:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie unter Inhalte auf Freigabe.
- Klicken Sie unter Freigabe außerhalb des Teams ermöglichen neben Capture-Links teilen auf Verwalten, um Capture zu öffnen und Freigabelinks direkt zu verwalten.
Einstellungen für Freigabelinks zu Dateien
Diese Einstellungen beziehen sich auf über Links geteilte Dateien. Sie beziehen sich nicht auf Aktivitäten in Signaturen, Dropbox Replay, Dropbox Capture, Dropbox Transfer oder Links vom Typ „Senden und nachverfolgen“.
Standardzugriff für geteilte Links
Mit dieser Einstellung werden die Standard-Datenschutzeinstellungen für geteilte Links, die von Teammitgliedern erstellt werden, festgelegt.
- Teammitglieder: Standardmäßig können nur Teammitglieder auf geteilte Links zugreifen.
- Alle, die den Link haben: Standardmäßig kann jede Person, die den Link hat, auf geteilte Links zugreifen, unabhängig davon, ob sie zum Team gehört oder nicht.
- Nur eingeladene Personen: Nur Personen, die von Teammitgliedern eingeladen werden, können auf den erstellten Link zugreifen.
Standardberechtigungen für geteilte Links
Mit dieser Einstellung werden die Standardberechtigungen für Freigabelinks, die von Teammitgliedern erstellt werden, festgelegt.
- Aus: Teammitglieder können ihre eigene Standardberechtigung für Freigabelinks festlegen.
- Bearbeiten: Alle, die über den Link auf die Datei zugreifen, können sie auch bearbeiten.
- Nur betrachten: Nach Zugriff auf die Datei über den Link kann sie nur betrachtet werden.
Hinweise:
- Teammitglieder können die Standard-Datenschutzeinstellungen und -berechtigungen für Freigabelinks überschreiben und allen Personen den Zugriff auf geteilte Links erlauben.
- Wenn Sie eine Gültigkeitsdauer festlegen oder ein Passwort verlangen möchten, ändern Sie Standard-Freigabeeinstellungen für Links auf Teammitglieder oder Nur eingeladene Personen.
Gültigkeitsdauer für neue Links festlegen, die außerhalb Ihres Teams geteilt werden
Mit dieser Einstellung wird eine bestimmte Gültigkeitsdauer für von Teammitgliedern erstellte und geteilte Links festgelegt. Nach Ablauf des gewählten Datums deaktiviert Dropbox den geteilten Link automatisch. Wenn versucht wird, den Link nach Ablauf der Gültigkeitsdauer aufzurufen, erscheint eine Fehlermeldung.
Hinweis: Sie können eine Gültigkeitsdauer Links festlegen, die außerhalb Ihres Teams geteilt werden. Hier können Sie Mitgliedern erlauben, die Gültigkeitsdauer für einen geteilten Link zu entfernen oder zu ändern.
Für neue Links, die außerhalb Ihres Teams geteilt werden, ein Passwort verlangen
Mit dieser Einstellung können Ihre Teammitglieder ein Zugangspasswort festlegen, wenn Sie einen Link teilen.
- Ein: Personen, die den Link haben, benötigen ein Passwort, um ihn aufzurufen. Das Teammitglied, das den Link erstellt, muss das Passwort mit dem Empfänger teilen.
- Aus: Der Empfänger benötigt kein Passwort, um auf geteilte Links zuzugreifen.
Umfassende Linkbeschränkungen
Wenn Sie Admin eines Dropbox-Teams sind, können Sie den Zugriff auf Links zu den freigegebenen Ordnern und Unterordnern Ihres Teams verwalten. Durch das Aktivieren von Linkbeschränkungen wird verhindert, dass Dropbox-Nutzer, die nicht zu einem freigegebenen Ordner gehören, über einen Link auf diesen Ordner zugreifen. Dadurch werden individuelle Einstellungen zur Ordnerfreigabe überschrieben.
- Ein: Linkbeschränkungen sind für alle freigegebenen Ordner aktiviert.
- Aus: Linkbeschränkungen werden standardmäßig nicht aktiviert, Teammitglieder können sie jedoch weiterhin für bestimmte freigegebene Ordner aktivieren.
Hinweis: Pauschale Linkbeschränkungen gelten nur für die Ordner und Unterordner Ihres Teams. Sie gelten nicht für freigegebene Ordner, die anderen Personen gehören.
Wenn Sie kein Admin sind, können Sie für einzelne Ordner, die Ihnen gehören, Linkbeschränkungen festlegen.
Das geht so:
- Melden Sie sich bei dropbox.com an.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Ordners und klicken Sie auf das Freigabesymbol (Rechteck mit Pfeil nach oben).
- Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Einstellungen.
- Gehen Sie zum Tab Ordnereinstellungen.
- Setzen Sie die Option Linkbeschränkungen auf „Ein“.
Für das Team freigegebene Ordner
Externe Ordner hinzufügen
Legen Sie fest, ob Teammitglieder Ordner, die bearbeitet werden können und von außerhalb Ihres Dropbox-Teams stammen, hinzufügen können:
- Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
- Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie auf Freigabe.
- Stellen Sie unter Für das Team freigegebene Ordner die Option Externe Ordner hinzufügen auf Ein.
Hinweis: Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren, hat dies keinen Einfluss auf Ordner, für die Mitglieder nur eine Leseberechtigung haben.
