Cómo enviar un documento para su firma con Dropbox Sign

La integración de Dropbox Sign te permite enviar archivos para su firma, o firmarlos tú, sin salir de Dropbox. Los archivos firmados se guardan automáticamente en tu cuenta de Dropbox.

Nota: obtén más información sobre Dropbox Sign en el Centro de ayuda de Dropbox Sign.

Conectar Dropbox y Dropbox Sign

Cuando envíes por primera vez un documento para obtener una firma a través de Dropbox, se te pedirá que conectes tus cuentas de Dropbox y Dropbox Sign y que aceptes las condiciones del servicio. Se creará una cuenta gratis de Dropbox Sign con la dirección de correo electrónico que uses para Dropbox o, si ya tienes una cuenta de Dropbox Sign con la misma dirección de correo electrónico que tu cuenta de Dropbox, las cuentas se conectarán. Una vez conectadas tus cuentas, también podrás iniciar sesión en hellosign.com haciendo clic en Iniciar sesión con Dropbox.

Enviar un documento para obtener una firma o firmar un archivo

Puedes enviar un archivo en Dropbox para obtener una firma o firmar tú un archivo. Para hacerlo:

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Sitúa el cursor sobre el nombre del archivo y haz clic en la casilla de verificación que aparece a la izquierda.
  3. Haz clic en la flecha situada junto a Compartir encima de la miniatura del archivo en la barra lateral derecha.
    • Si la miniatura no aparece, haz clic en el icono de flecha en la barra lateral derecha.
  4. Haz clic en Enviar para su firma.
  5. Indica quién debe firmar:
    • Si solo vas a firmar tú, haz clic en Soy el único firmante.
    • Si no vas a firmar solo tú, escribe el nombre y la dirección de correo electrónico de los demás firmantes en los cuadros. Para añadir más firmantes, haz clic en Añadir firmante. Para eliminar a un firmante, haz clic en el icono de eliminación (papelera) junto a su dirección de correo electrónico. 
    • Para solicitar un archivo adjunto a un firmante, haz clic en el icono de clip junto a su dirección de correo electrónico (disponible en los planes Standard y Premium de Dropbox Sign).
  6. Haz clic en Next (Siguiente).
  7. Arrastra y suelta campos en el documento donde los firmantes deben firmar y asigna cada campo a un firmante en la barra lateral derecha.
    • Nota: a cada firmante se le debe asignar al menos un campo sin fecha para poder continuar con el siguiente paso.
  8. Haz clic en Siguiente en la esquina superior derecha.
  9. Elige un nombre de archivo y una ubicación de carpeta de Dropbox para la copia firmada del archivo.
    • Nota: el archivo original no se cambia de nombre ni se mueve.
  10. Haz clic en Siguiente en la esquina superior derecha.
  11. Confirma a tus firmantes y añade a quien quieras que se copie en la solicitud.
  12. Si quieres, añade un mensaje de correo electrónico.
  13. Haz clic en Enviar para su firma.

Cuando se haya completado la firma de los archivos enviados, tú y todos los firmantes recibiréis confirmación por correo electrónico. Los archivos firmados se guardan automáticamente en tu cuenta de Dropbox (en la ubicación que hayas elegido) y en tu cuenta de Dropbox Sign conectada. Si eliminas un archivo firmado de Dropbox o de Dropbox Sign, seguirá guardado en la otra cuenta.

En tu cuenta de Dropbox, mientras se espera a que un archivo se firme, se guarda una versión en curso en PDF del archivo llamada “[nombre del archivo](in-progress).pdf” en la ubicación que hayas elegido. Cuando el archivo se haya firmado, ese archivo se reemplaza por un nuevo archivo PDF firmado llamado "[nombre de archivo] (firmado).pdf".

Seguimiento y gestión de las solicitudes de firma

Puedes hacer un seguimiento de tus solicitudes de firma de Dropbox Sign y gestionarlas directamente desde Dropbox. Para comenzar, inicia sesión en el panel de control de Dropbox Sign para Dropbox y:

  • Busca los archivos que necesitas en la barra Buscar de la parte superior.
  • Haz clic en el botón Solicitar firma para solicitar una firma.
  • Haz clic en la pestaña Pendiente para realizar el seguimiento de tus solicitudes en curso y gestionarlas. Puedes:
    • Consulta el estado, el firmante y la fecha del estado actual.
    • Haz clic en “” (tres puntos) a la derecha para realizar varias acciones según el estado, como Vista previa, Descargar, Localizar archivo, Recordar a firmantes o Cancelar solicitud.
    • Haz clic para seleccionar un archivo y ver los detalles a la derecha.
  • Haz clic en la pestaña Completadas para administrar sus solicitudes completadas. Puedes:
    • Haz clic en “” (tres puntos) a la derecha para realizar varias acciones según el estado, como Vista previa, Descargar o Localizar archivo.
    • Haz clic para seleccionar un archivo y ver los detalles a la derecha.

También recibirás notificaciones de Dropbox y por correo electrónico a medida que tus solicitudes avancen. Visita el Centro de ayuda de Dropbox Sign para obtener ayuda sobre la creación de plantillas, la solicitud de firmas, la gestión de tus solicitudes y más.

Ten en cuenta los límites de solicitud, tamaño y almacenamiento

Si la cuenta de Dropbox Sign que has conectado a Dropbox pertenece al plan gratuito limitado (que es el plan predeterminado), podrás realizar tres solicitudes de firma al mes. Obtén más información sobre el plan gratuito limitado y cómo ampliarlo.

Los archivos subidos para ser firmados no pueden superar los 40 MB o las 500 páginas. Obtén más información sobre los tipos y tamaños de archivo admitidos.

Los archivos firmados ocupan espacio en las cuentas de Dropbox. Si te quedas sin espacio en tu cuenta de Dropbox mientras un archivo está en curso (esperando a ser firmado), verás un mensaje de error y la versión firmada del archivo solo se guardará en tu cuenta de Dropbox Sign y no en tu cuenta de Dropbox. Averigua cuánto espacio de almacenamiento de Dropbox te queda y cómo comprar más.

Administradores: Gestionar la integración de Dropbox Sign para un equipo

Los administradores de las cuentas de equipo pueden activar o desactivar la integración de Dropbox Sign para todo su equipo.

Para activar o desactivar la integración:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador. 
  2. Haz clic en Consola de administración a la izquierda.
  3. Haz clic en Configuración a la izquierda.
  4. Desplázate hacia abajo hasta Configuración adicional y haz clic en Enviar para su firma.
  5. Selecciona Act o Desact.
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