¿Cómo puedo determinar quiénes están leyendo mis archivos?

Actualizada Oct 10, 2023
Con la información sobre lectores, puedes consultar si un usuario está viendo un archivo en tiempo real. Según el plan de Dropbox que tengas, también podrás consultar cuándo un usuario vio un archivo por última vez.
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Nota: Los datos incluidos en este artículo acerca de la información sobre lectores pueden ser diferentes para los archivos web, como documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, documentos de Paper o archivos de Microsoft Office Online.

¿Todavía no usas Dropbox? Obtén información sobre la forma en que Dropbox te permite compartir archivos y carpetas con facilidad.

Revisar si alguien está viendo tu archivo

Cuando un usuario está viendo un archivo compartido, su avatar se muestra en color en la vista previa del archivo en dropbox.com. Si desplazas el cursor sobre su avatar, se lee: Viendo ahora.

Si un usuario tiene el permiso Puede ver o Puede editar para un archivo y no lo está viendo en ese momento, su avatar se muestra en color gris junto al botón Compartir. Si compartes un archivo con un miembro del equipo a través de un vínculo compartido, su avatar no se muestra hasta que visualice el archivo.

Revisar la última vez que alguien accedió a un archivo

Los clientes de estos planes pueden consultar cuándo un usuario vio un archivo por última vez:

  • Dropbox Advanced
  • Dropbox Enterprise
  • Dropbox Education
  • Dropbox Professional
  • Aspectos básicos de Dropbox
  • Dropbox Business 
  • Dropbox Business Plus

 

Para consultar cuándo un usuario vio un archivo por última vez, desplaza el mouse sobre el avatar de color gris en la vista previa del archivo en dropbox.com.

 

También puedes consultar el historial completo de cuándo se vieron los archivos.

Consulta cuándo un usuario vio un archivo por última vez

Cómo invitar una persona a unirse a tu equipo desde la información sobre lectores de un archivo

La información sobre lectores muestra si una persona que vio un archivo es miembro de una cuenta de equipo de Dropbox o no. Puedes invitar a las personas a unirse a tu equipo directamente desde un archivo que estés viendo.

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Nota: Esta opción no está disponible para administradores de planes Dropbox Standard.

Para invitar una persona a unirse a tu equipo, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Haz clic en el archivo que quieres abrir.
  3. Haz clic en la imagen de perfil o en las iniciales de la persona a la que quieres invitar.
  4. Haz clic en Invitar al equipo.
    • Algunos tipos de administradores pueden invitar a nuevos miembros. Si no eres administrador, se muestra la opción Sugerir invitación en vez de Invitar al equipo. Si quieres enviarle una notificación a tu administrador para sugerirle que invite a un nuevo usuario al equipo, haz clic en Sugerir invitación.
       

Inhabilitar la información sobre lectores para archivos o carpetas en específico

La información sobre lectores debe estar habilitada en tu cuenta de manera predeterminada. Si no lo está, habilita la información sobre lectores.

Una vez habilitada, la característica se habilita de forma automática en todos tus archivos. Si no quieres ver la información sobre lectores, puedes inhabilitarla en carpetas o archivos específicos:

Para inhabilitar la información sobre lectores en un archivo o una carpeta, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Desplaza el cursor del mouse sobre el nombre del archivo y haz clic en Compartir.
  3. Haz clic en el icono de engranaje.
  4. Junto a Información sobre lectores, haz clic para Desactivar la opción.
  5. Haz clic en Guardar.
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Notas:

  • Solo el propietario de una carpeta compartida puede inhabilitar la información sobre lectores en toda la carpeta. Los usuarios que tienen permiso para administrar el acceso a una carpeta pueden inhabilitar la información sobre lectores en los archivos compartidos de la carpeta compartida. También puedes inhabilitar la información sobre lectores en toda tu cuenta.
  • Si está habilitada la información sobre lectores y estás viendo un archivo, no podrás impedir que el propietario del archivo vea tus datos. Quienes consultan tu contenido tampoco podrán inhabilitar la información sobre lectores en tu archivo compartido ni en tu carpeta compartida.
    • Por ejemplo: La información sobre lectores está desactivada para un equipo. Un miembro del equipo recibe una invitación a una carpeta compartida de un usuario externo al equipo que habilitó la información sobre lectores. La información sobre lectores del miembro del equipo se muestra en la carpeta compartida.

¿Cómo hago para inhabilitar la información sobre lectores en toda mi cuenta?

Si no quieres que se muestre la información sobre lectores a nadie, ni siquiera a ti, puedes inhabilitarla en tu contenido.

Inhabilitar la información sobre lectores para tu cuenta de equipo de Dropbox

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Información sobre lectores.
  5. Cambia la opción del menú desplegable a Desact. por defecto o Desactivada por completo.
    • Desact. por defecto: Los miembros del equipo pueden activar la información sobre lectores en sus archivos o carpetas.
    • Desactivada por completo: Los miembros del equipo no pueden activar la información sobre lectores en sus archivos ni en sus carpetas.
  6. Guarda los cambios. 
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Nota: Esta configuración no se aplica a la característica Enviar y hacer seguimiento.

Inhabilitar la información sobre lectores para tu cuenta de miembro de equipo de Dropbox

Si formas parte de un equipo de Dropbox, el administrador es quien selecciona la opción predeterminada para tu equipo.

  • Activada de forma predeterminada Desactivada de forma predeterminada: Puedes modificar la configuración de la información sobre lectores en carpetas y archivos específicos que sean de tu propiedad.
  • Desactivada por completo: No puedes activar la información sobre lectores en tus archivos ni en tus carpetas.
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Nota: Esta configuración no se aplica a los vínculos de la característica Enviar y hacer seguimiento.

Inhabilitar la información sobre lectores en tu cuenta personal

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o icono de rostro).
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Desactiva la opción Ver información acerca de quiénes vieron mis archivos.
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Nota: Si seleccionas Desactivada, podrás activar la información sobre lectores en carpetas y archivos específicos que sean de tu propiedad.

P+F sobre la privacidad y los accesos

¿De qué usuarios se muestra o no la información?

Puedes consultar la información sobre lectores de los miembros de tu equipo o de otros usuarios con los permisos Puede editar Puede ver.

 

Cuando un usuario que no es miembro del equipo o que no recibió una invitación específica al archivo accede a un vínculo compartido, se muestra como un Invitado que está viendo el archivo. No es posible consultar el nombre ni la dirección de correo electrónico de un Invitado. Los invitados no podrán consultar la información sobre lectores.

¿Quiénes pueden acceder a mis archivos?

Solo tú o las personas que invites a editar un archivo pueden invitar a otros usuarios a tus archivos compartidos.

 

Obtén información acerca de cómo modificar los permisos de las carpetas compartidas y los vínculos compartidos.

 

Nota: Si un usuario descarga un vínculo compartido, pero no lo visualiza en dropbox.com, no se mostrará en la información sobre lectores.

¿Cómo hago para habilitar la información sobre lectores en toda mi cuenta?

La información sobre lectores puede estar habilitada en tu cuenta de forma predeterminada.

 

Si no se muestra la información sobre lectores en tu contenido, puedes habilitarla para todos tus archivos.

 

Para habilitar la información sobre lectores para tu equipo de Dropbox, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Información sobre lectores.
  5. Cambia la selección del menú desplegable a Activado de forma predeterminada.
  6. Guarda los cambios.

Nota: Si eres miembro de un equipo de Dropbox y el administrador inhabilitó la información sobre lectores, comunícate con él para que habilite esta característica.

 

Para habilitar la información sobre lectores en tu cuenta personal:

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Desliza Información sobre lectores en todos mis archivos a la posición Activada.

¿Cómo puedo habilitar la información sobre lectores para archivos o carpetas en específico?

Si la información sobre lectores está inhabilitada en tu cuenta, puedes habilitarla en archivos o carpetas específicos; para ello, sigue estos pasos:

 

Para habilitar la información sobre lectores en un archivo o una carpeta, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Desplaza el cursor del mouse sobre el nombre del archivo y haz clic en Compartir.
  3. Haz clic en el icono de engranaje.
  4. Junto a Información sobre lectores, haz clic para activar la opción.
  5. Haz clic en Guardar.

¿Qué plataformas admiten la información sobre lectores?

Al obtener una vista previa de un archivo en dropbox.com, puedes consultar si alguien está viendo un archivo compartido en tiempo real a través de dropbox.com. Si un usuario usa la insignia de Dropbox en un archivo de Microsoft Office, podrás consultar cuándo está viendo el archivo en tiempo real. 

 

Nota: Esto no se aplica a los documentos de Paper ni a las presentaciones.

¿Qué plataformas admiten el historial de lectores?

Si tienes acceso al historial de lectores en dropbox.com, puedes consultar cuándo un usuario usó las siguientes aplicaciones para visualizar un archivo:

  • dropbox.com
    • Nota: Esto no se aplica a los documentos de Paper ni a las presentaciones.
  • Aplicaciones de Dropbox para dispositivos móviles
  • Aplicación de Dropbox para escritorio

En el caso de los usuarios de Windows, puedes consultar cuándo se vieron los archivos en la mayoría de las aplicaciones.

 

Si usas macOS 10.9 o una versión posterior, podrás consultar cuándo un usuario vio un archivo en las siguientes aplicaciones:

  • Adobe Acrobat Pro
  • Adobe Photoshop CC 2015 y 2016
  • Microsoft PowerPoint 2011 y 2016
  • Microsoft Word 2011 y 2016
  • Microsoft Excel 2011 y 2016
  • iWork Keynote, Numbers, Pages
  • Vista previa
  • TextEdit

Nota: Si un usuario ve tu archivo con macOS 10.14 (Mojave), es posible que primero deba habilitar la configuración adicional.

¿De qué forma un usuario puede obtener acceso a un archivo?

Los miembros de una carpeta compartida con el permiso Puede editar pueden invitar a otros usuarios a la carpeta. Haz clic en Compartir y en Quiénes pueden acceder en un archivo o una carpeta para consultar los permisos que tienen las personas (Puede editar o Puede ver).

 

Si eres el propietario de una carpeta compartida, puedes limitar quiénes podrán invitar a otros usuarios a la carpeta.

 

Obtén información acerca de cómo restringir los permisos para archivos y carpetas.

 

Si ves a un invitado en tu archivo, ese usuario accedió al archivo a través de un vínculo compartido. Un invitado puede ser un usuario que tiene acceso a un archivo, pero que está viendo un vínculo compartido sin haber iniciado sesión.

¿Por qué no se muestra una persona a quien le concedí acceso?

Si más de cuatro usuarios vieron un archivo, se muestra un icono con un número en la vista previa del archivo en dropbox.com. El icono muestra la cantidad de usuarios que vieron el archivo. Para ver todos los usuarios que accedieron al archivo, haz clic en el icono.

 

Si no se muestra la persona que buscas, es posible que no haya visto el archivo o que lo haya visto sin haber iniciado sesión. Si la persona no inició sesión al ver el archivo, se muestra como Invitado.

¿Cómo puedo quitar a alguien que invité de mi archivo?

Para quitar a alguien con acceso Puede leer o Puede editar, quítalo del archivo o de la carpeta que se compartieron.

 

Si compartiste un archivo con alguien mediante un vínculo compartido, debes eliminar el vínculo para quitarle el acceso.

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