Comment savoir qui consulte mes fichiers ?

Mis à jour Oct 10, 2023
Avec les infos de consultation, vous pouvez voir si quelqu’un consulte actuellement un fichier. Selon votre forfait Dropbox, vous pouvez peut-être aussi voir quand quelqu’un a consulté un fichier pour la dernière fois.
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Remarque : les informations contenues dans cet article au sujet des infos de consultation peuvent différer pour les fichiers Web, comme les fichiers Google Docs, Sheets et Slides, les documents Paper ou les fichiers Microsoft Office Online.

Vous n’utilisez pas encore Dropbox ? Découvrez comment Dropbox vous permet de partager des fichiers et dossiers en toute simplicité.

Comment voir si quelqu’un consulte actuellement votre fichier

Quand quelqu’un consulte un fichier partagé, son avatar apparaît en couleur dans l’aperçu du fichier sur dropbox.com. Si vous survolez son avatar, il est indiqué : En cours de consultation.

Si une personne dispose d’autorisations de type Lecture seule ou Modification autorisée sur un fichier, mais qu’elle n’est pas en train de le consulter, son avatar s’affiche en gris à côté du bouton Partager. Si vous partagez un contenu avec un membre de l’équipe via un lien partagé, son avatar n’apparaît pas tant qu’il ne l’a pas consulté.

Comment savoir quand quelqu’un a consulté votre fichier pour la dernière fois

Les forfaits suivants permettent de voir quand quelqu’un a consulté un fichier pour la dernière fois :

  • Dropbox Advanced
  • Dropbox Enterprise
  • Dropbox Education
  • Dropbox Professional
  • Éléments fondamentaux de Dropbox
  • Dropbox Business 
  • Dropbox Business Plus

 

Pour savoir quand un membre a consulté un fichier pour la dernière fois, pointez sur son avatar grisé dans l’aperçu du fichier sur dropbox.com.

 

Vous avez également accès à l’historique complet pour savoir qui a consulté les fichiers et quand.

Comment savoir quand un membre a consulté un fichier pour la dernière fois

Comment inviter un utilisateur à rejoindre l’équipe depuis les infos de consultation d’un fichier

Les infos de consultation montrent si un utilisateur qui a consulté un fichier fait ou non partie d’un compte d’équipe Dropbox. Vous pouvez inviter une personne à rejoindre votre équipe directement à partir d’un fichier que vous consultez.

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Remarque : les administrateurs Dropbox Standard n’ont pas accès à cette option.

Pour inviter une personne à rejoindre votre équipe :

  1. Connectez-vous au site dropbox.com.
  2. Cliquez sur le fichier à ouvrir.
  3. Cliquez sur l’image de profil ou les initiales de la personne que vous souhaitez inviter.
  4. Cliquez sur Inviter.
    • Certains types d’administrateurs peuvent inviter de nouveaux membres. Si vous n’êtes pas administrateur, vous avez accès à l’option Suggestion de membres à inviter et non à l’option Inviter. Cliquez sur Suggestion de membres à inviter pour envoyer une notification à votre administrateur indiquant que vous souhaitez inviter une nouvelle personne à rejoindre l’équipe.
       

Comment désactiver les infos de consultation pour des fichiers ou dossiers spécifiques

Les infos de consultation sont normalement activées par défaut dans votre compte. Si ce n’est pas le cas, activez-les.

Lorsque les infos de consultation sont activées dans votre compte, elles s’affichent automatiquement sur tous les fichiers vous appartenant. Si vous ne voulez pas les voir sur un fichier ou dossier en particulier, vous pouvez les désactiver :

Pour désactiver les infos de consultation d’un fichier ou dossier partagé :

  1. Connectez-vous au site dropbox.com.
  2. Pointez sur le nom du fichier, puis cliquez sur Partager.
  3. Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée.
  4. Désactivez l’option Infos de consultation.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
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Remarques :

  • Le propriétaire d’un dossier partagé est le seul à pouvoir désactiver les infos de consultation pour tout le dossier. Les utilisateurs autorisés à gérer l’accès à un dossier partagé peuvent quant à eux désactiver les infos de consultation sur les fichiers partagés qu’il contient. Vous pouvez également désactiver les infos de consultation à l’échelle du compte.
  • Si les infos de consultation sont activées et que vous consultez un fichier, vous ne pouvez pas masquer celles qui vous concernent pour le propriétaire du fichier. Par ailleurs, les personnes qui consultent votre contenu ne peuvent pas désactiver les infos de consultation sur votre fichier ou dossier partagé.
    • Par exemple : une équipe a désactivé les infos de consultation. L’un de ses membres est invité à rejoindre un dossier partagé appartenant à une personne extérieure qui a activé les infos de consultation. Celles relatives à ce membre de l’équipe sont alors affichées sur ce dossier partagé.

Comment désactiver les infos de consultation dans mon compte ?

Si vous ne voulez pas que les infos de consultation apparaissent pour tout le monde, y compris pour vous, vous pouvez les désactiver sur votre contenu :

Désactivation des infos de consultation pour votre compte d’équipe Dropbox

  1. Connectez-vous au site dropbox.com.
  2. Cliquez sur Interface d’administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Infos de consultation.
  5. Définissez l’option de liste déroulante sur Désactivé par défaut ou sur Entièrement désactivé.
    • Désactivé par défaut : les membres de l’équipe peuvent activer les infos de consultation pour les fichiers ou dossiers leur appartenant.
    • Entièrement désactivé : les membres de l’équipe ne peuvent pas activer les infos de consultation pour les fichiers ou dossiers leur appartenant.
  6. Enregistrez vos modifications. 
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Remarque : ce paramètre ne s’applique pas à Envoyer et suivre.

Désactivation des infos de consultation pour votre compte de membre d’une équipe Dropbox

Si vous êtes membre d’une équipe Dropbox, votre administrateur sélectionne les options par défaut pour votre équipe.

  • Si les infos de consultation sont activées par défaut ou désactivées par défaut, vous pouvez les modifier pour les fichiers ou dossiers vous appartenant.
  • Si les infos de consultation sont entièrement désactivées, vous ne pouvez pas les réactiver pour les fichiers ou dossiers vous appartenant.
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Remarque : ce paramètre ne s’applique pas aux liens Envoyer et suivre.

Désactivation des infos de consultation pour votre compte personnel

  1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
  2. Cliquez sur votre avatar (image de profil ou icône représentant un visage).
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Désactivez l’option Afficher les informations sur les personnes qui ont consulté mes fichiers.
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Remarque :  toutes les infos de consultation désactivées peuvent ensuite être réactivées pour les fichiers ou dossiers vous appartenant.

FAQ sur la confidentialité et l’accès

À qui appartiennent les infos de consultation qui s’affichent ?

Vous pouvez voir les infos de consultation des membres de votre équipe ou des utilisateurs disposant des autorisations de modification ou de consultation.

 

Quand quelqu’un accède à un lien partagé sans faire partie de l’équipe ou sans avoir été invité à rejoindre le fichier, il apparaît comme un invité qui consulte le fichier. Vous ne pouvez pas voir le nom ni l’adresse e-mail d’un invité. Les invités n’ont pas accès aux infos de consultation.

Qui a accès à mes fichiers ?

Vous ou les personnes que vous invitez à modifier un fichier êtes les seuls à pouvoir inviter d’autres utilisateurs à rejoindre vos fichiers partagés.

 

Apprenez à modifier les autorisations de vos dossiers partagés et de vos liens partagés.

 

Remarque : si un utilisateur télécharge un fichier à partir d’un lien partagé sans l’afficher sur dropbox.com, il n’apparaît pas dans les infos de consultation.

Comment activer les infos de consultation dans mon compte ?

Parfois, les infos de consultation sont activées par défaut dans votre compte.

 

Si elles n’apparaissent pas sur le contenu dont vous êtes le propriétaire, vous pouvez les activer sur tous vos fichiers.

 

Pour activer les infos de consultation pour votre équipe Dropbox :

  1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d’administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Infos de consultation.
  5. Modifiez l’option de liste déroulante sur  Activé par défaut.
  6. Enregistrez les modifications.

Remarque : si vous êtes membre d’une équipe Dropbox et que votre administrateur a désactivé les infos de consultation, contactez-le pour qu’il les active.

 

Pour activer les infos de consultation pour votre compte personnel :

  1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
  2. Cliquez sur votre avatar (votre photo de profil ou vos initiales) dans l’angle supérieur droit.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Activez Infos de consultation pour tous les fichiers m’appartenant.

Comment activer les infos de consultation pour des fichiers ou dossiers spécifiques ?

Si les infos de consultation sont désactivées dans votre compte, vous pouvez les activer au niveau de chacun des fichiers ou des dossiers :

 

Pour activer les infos de consultation d’un fichier ou dossier partagé :

  1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
  2. Passez la souris sur le nom du fichier, puis cliquez sur Partager.
  3. Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée.
  4. Cliquez sur le bouton à côté de l’option Infos de consultation afin qu’il indique Activé.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Sur quelles plateformes les infos de consultation sont-elles prises en charge ?

Lorsque vous affichez l’aperçu de fichiers sur dropbox.com, vous pouvez voir quand un utilisateur consulte un fichier partagé sur dropbox.com. Si une personne utilise le Badge Dropbox dans un fichier Microsoft Office, vous pouvez voir quand elle est en train de consulter ce fichier. 

 

Remarque : cela ne s’applique pas aux documents Paper ni aux showcases.

Sur quelles plateformes l’historique de consultation est-il pris en charge ?

Si vous avez accès à l’historique de consultation sur dropbox.com, vous pouvez voir quand quelqu’un a consulté un fichier avec :

  • dropbox.com
    • Remarque : cela ne s’applique pas aux documents Paper ni aux showcases.
  • Applications mobiles Dropbox
  • l’application de bureau Dropbox

Pour ceux qui utilisent Windows, vous pouvez voir quand des utilisateurs ont consulté les fichiers dans la plupart des applications.

 

Si vous utilisez macOS 10.9 ou version ultérieure, vous pouvez voir quand un utilisateur a consulté un fichier avec :

  • Adobe Acrobat Pro
  • Adobe Photoshop CC 2015 et 2016
  • Microsoft PowerPoint 2011 et 2016
  • Microsoft Word 2011 et 2016
  • Microsoft Excel 2011 et 2016
  • iWork Keynote, Numbers, Pages
  • Afficher un aperçu
  • TextEdit

Remarque : si une personne consulte votre fichier sous macOS 10.14 (Mojave), elle devra peut-être commencer par activer des paramètres supplémentaires.

Comment un utilisateur a-t-il eu accès à un fichier ?

Les membres d’un dossier partagé possédant des autorisations de modification sur ce dossier peuvent inviter des utilisateurs à le rejoindre. Cliquez sur Partager et Qui y a accès ? au niveau du fichier ou du dossier pour visualiser les autorisations (Modification autorisée ou Lecture seule) de chacun.

 

Si vous êtes le propriétaire d’un dossier partagé, vous pouvez limiter les personnes autorisées à inviter d’autres utilisateurs à rejoindre ce dossier.

 

Découvrez comment restreindre les autorisations associées aux fichiers et dossiers.

 

Un invité peut uniquement accéder à votre fichier via un lien partagé. Un invité peut également être un utilisateur qui a accès à un fichier, mais qui le consulte via un lien partagé sans s’être connecté au préalable.

Je ne vois pas une personne à qui j’ai donné accès au fichier. Pourquoi ?

Si plus de quatre personnes ont consulté un fichier, une icône portant un nombre apparaît dans l’aperçu du fichier sur dropbox.com. Cette icône montre combien de personnes ont consulté le fichier. Cliquez dessus pour voir tous les utilisateurs ayant accédé au fichier.

 

Si la personne que vous recherchez n’apparaît pas, il se peut qu’elle n’ait pas encore consulté le fichier ou qu’elle l’ait consulté sans se connecter. Si elle n’est pas connectée, elle apparaît dans la catégorie des invités.

Comment supprimer l’accès d’un utilisateur à mon fichier ?

Pour retirer un utilisateur qui possède un accès en lecture seule ou avec modification autorisée, supprimez-le depuis le fichier ou le dossier partagé.

 

Si vous avez partagé un fichier avec un utilisateur par l’intermédiaire d’un lien partagé, vous devez supprimer le lien pour lui en retirer l’accès.

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