Comment savoir qui consulte mes fichiers ?

Mis à jour Oct 10, 2023

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Les informations contenues dans cet article s’appliquent à tous les utilisateurs de Dropbox.


Grâce aux Infos de consultation, vous pouvez voir si quelqu’un est en train de consulter un fichier. En fonction de votre forfait Dropbox, vous pouvez également voir à quel moment ce fichier a été consulté pour la dernière fois. Par exemple, les clients Dropbox Business peuvent voir qui a consulté un fichier et à quel instant il a été ouvert pour la dernière fois.
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Remarque : les informations contenues dans cet article au sujet des infos de consultation peuvent différer pour les fichiers Web, comme les fichiers Google Docs, Sheets et Slides, les documents Paper ou les fichiers Microsoft Office Online.

Vous n’utilisez pas encore Dropbox ? Découvrez comment Dropbox vous permet de partager des fichiers et des dossiers en toute simplicité.

Comment voir si quelqu’un consulte actuellement votre fichier

Lorsqu’un utilisateur consulte un fichier partagé, son avatar apparaît en couleur sur l’aperçu du fichier sur dropbox.com. Si vous passez le curseur dessus, le message suivant s’affichera : En cours de consultation.

Si une personne dispose d’autorisations de type Lecture seule ou Modification autorisée sur un fichier, mais qu’elle n’est pas en train de le consulter, son avatar s’affiche en gris à côté du bouton Partager. Si vous partagez un fichier avec un membre de l’équipe via un lien partagé, son avatar n’apparaît pas tant qu’il ne l’a pas consulté.

Comment savoir quand quelqu’un a consulté votre fichier pour la dernière fois

Les forfaits suivants permettent de voir quand quelqu’un a consulté un fichier pour la dernière fois :

  • Dropbox Standard
  • Dropbox Advanced
  • Dropbox Enterprise
  • Dropbox Education
  • Dropbox Professional
  • Éléments fondamentaux de Dropbox
  • Dropbox Business 
  • Dropbox Business Plus

Et pour savoir quand un fichier a été consulté pour la dernière fois sur dropbox.com, passez le curseur sur l’avatar gris figurant sur son aperçu.

Vous pouvez également consulter un historique complet des consultations de fichiers.

Comment désactiver les infos de consultation pour des fichiers ou dossiers spécifiques

Pour votre compte, les Infos de consultation doivent être activées par défaut. Si ce n’est pas le cas, activez-les.

Une fois cela fait, elles s’appliqueront à tous les fichiers que vous possédez. Si certains fichiers ou dossiers n’ont pas besoin de cette fonctionnalité, désactivez-les au cas par cas.

Pour désactiver les Infos de consultation :

  1. Connectez-vous au site dropbox.com.
  2. Pointez sur le nom du fichier, puis cliquez sur Partager.
  3. Cliquez sur  (paramètres) en bas à droite.
  4. Sélectionnez l’onglet Paramètres du fichier.
  5. Passez l’option Infos de consultation sur Désactivées.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
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Remarques :

  • Le propriétaire d’un dossier partagé est le seul à pouvoir désactiver les infos de consultation pour tout le dossier. Les utilisateurs autorisés à gérer l’accès à un dossier partagé peuvent quant à eux désactiver les infos de consultation sur les fichiers partagés qu’il contient. Vous pouvez également désactiver les infos de consultation à l’échelle du compte.
  • Si les infos de consultation sont activées et que vous consultez un fichier, vous ne pouvez pas masquer celles qui vous concernent pour le propriétaire du fichier. Par ailleurs, les personnes qui consultent votre contenu ne peuvent pas désactiver les infos de consultation sur votre fichier ou dossier partagé.
    • Par exemple : une équipe a désactivé les infos de consultation. L’un de ses membres est invité à rejoindre un dossier partagé appartenant à une personne extérieure qui a activé les infos de consultation. Celles relatives à ce membre de l’équipe sont alors affichées sur ce dossier partagé.

Comment désactiver les infos de consultation dans mon compte ?

Si vous ne voulez pas que les infos de consultation apparaissent pour tout le monde, y compris pour vous, vous pouvez les désactiver sur votre contenu :

Pour les administrateurs d’équipe Dropbox

  1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
  2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
  3. Sous Produits, cliquez sur Dropbox.
  4. Cliquez sur Paramètres.
  5. Sélectionnez l’onglet Contenu.
  6. Sous Outils de contenu, faites défiler la page jusqu’à Infos de consultation.
  7. Définissez l’option de liste déroulante sur Désactivé par défaut ou sur Entièrement désactivé.
    • Désactivées par défaut : les membres de l’équipe peuvent les activer pour les fichiers ou les dossiers dont ils sont propriétaires.
    • Désactivées complètement : les membres de l’équipe ne peuvent pas les activer pour les fichiers ou les dossiers dont ils sont propriétaires.
  8. Cliquez sur Enregistrer.

Pour les membres de l'équipe

Si vous êtes membre d’une équipe Dropbox, votre administrateur sélectionne les options par défaut pour votre équipe.

  • Activées pour tous les fichiers ou Désactivées par défaut : vous pouvez les modifier pour des fichiers et des dossiers spécifiques dont vous êtes propriétaire.
  • Désactivées complètement : vous ne pouvez pas les activer pour les fichiers ou les dossiers dont vous êtes propriétaire.

Pour les comptes personnels

  1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
  2. Cliquez sur votre avatar (votre photo de profil ou vos initiales) dans l’angle inférieur gauche.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Désactivez l’option Afficher les informations sur les personnes qui ont consulté mes fichiers.
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Remarque :  toutes les infos de consultation désactivées peuvent ensuite être réactivées pour les fichiers ou dossiers vous appartenant.

FAQ sur la confidentialité et l’accès

Les infos de consultation qui s’affichent concernent quels types d’utilisateurs ?

Vous pouvez voir les infos de consultation des membres de votre équipe ou des utilisateurs disposant des autorisations de modification ou de consultation.

Quand quelqu’un accède à un lien partagé sans faire partie de l’équipe ou sans avoir été invité à rejoindre le fichier, il apparaît comme un invité qui consulte le fichier. Vous ne pouvez pas voir le nom ni l’adresse e-mail d’un invité. Les invités n’ont pas accès aux infos de consultation.

Qui a accès à mes fichiers ?

Vous ou les personnes que vous invitez à modifier un fichier êtes les seuls à pouvoir inviter d’autres utilisateurs à rejoindre vos fichiers partagés.

Apprenez à modifier les autorisations de vos dossiers partagés et de vos liens partagés.

 

Remarque : si un utilisateur télécharge un fichier à partir d’un lien partagé sans l’afficher sur dropbox.com, il n’apparaît pas dans les infos de consultation.

Comment activer les infos de consultation ?

Parfois, les infos de consultation sont activées par défaut dans votre compte.

Si elles n’apparaissent pas sur le contenu dont vous êtes le propriétaire, vous pouvez les activer sur tous vos fichiers.

Pour activer les infos de consultation pour votre équipe Dropbox :

  1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
  3. Sous Produits, cliquez sur Dropbox.
  4. Cliquez sur Paramètres.
  5. Sélectionnez l’onglet Contenu.
  6. Sous Outils de contenu, faites défiler la page jusqu’à Infos de consultation.
  7. Dans le menu déroulant, sélectionnez Activées pour tous les fichiers.
  8. Enregistrez les modifications.

Remarque : si vous êtes membre d’une équipe Dropbox et que votre administrateur a désactivé les infos de consultation, contactez-le pour qu’il les active.

Comment activer les infos de consultation pour des fichiers ou dossiers spécifiques ?

Si les infos de consultation sont désactivées dans votre compte, vous pouvez les activer au niveau de chacun des fichiers ou des dossiers :

Pour activer les infos de consultation d’un fichier ou dossier partagé :

  1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com.
  2. Passez la souris sur le nom du fichier, puis cliquez sur Partager.
  3. Cliquez sur paramètres (paramètres).
  4. Passez l’option Infos de consultation sur On.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Sur quelles plateformes les infos de consultation sont-elles prises en charge ?

Sur dropbox.com, lorsque vous affichez l’aperçu d’un fichier partagé, vous pouvez voir si ce dernier est en cours de consultation. Si quelqu’un utilise le badge Dropbox avec un fichier Microsoft Office, vous pouvez voir lorsqu’il est en cours de consultation.

Remarque : cela ne s’applique pas aux documents Paper ni aux showcases.

Sur quelles plateformes l’historique de consultation est-il pris en charge ?

Si vous avez accès à l’historique de consultation sur dropbox.com, vous pouvez voir quand quelqu’un a consulté un fichier avec :

  • dropbox.com
    • Remarque : cela ne s’applique pas aux documents Paper ni aux showcases.
  • Applications mobiles Dropbox
  • l’application de bureau Dropbox

Pour ceux qui utilisent Windows, vous pouvez voir quand les membres ont consulté les fichiers dans la plupart des applications.

Si vous utilisez macOS 10.9 ou version ultérieure, vous pouvez voir quand un utilisateur a consulté un fichier avec :

  • Adobe Acrobat Pro
  • Adobe Photoshop CC 2015 et 2016
  • Microsoft PowerPoint 2011 et 2016
  • Microsoft Word 2011 et 2016
  • Microsoft Excel 2011 et 2016
  • iWork Keynote, Numbers, Pages
  • Afficher un aperçu
  • TextEdit

Remarque : si une personne consulte votre fichier sous macOS 10.14 (Mojave), elle devra peut-être commencer par activer des paramètres supplémentaires.

Comment un utilisateur a-t-il eu accès à un fichier ?

Les membres d’un dossier partagé possédant des autorisations de modification sur ce dossier peuvent inviter des utilisateurs à le rejoindre. Cliquez sur Partager et Qui y a accès ? au niveau du fichier ou du dossier pour visualiser les autorisations (Modification autorisée ou Lecture seule) de chacun.

Si vous êtes le propriétaire d’un dossier partagé, vous pouvez limiter les personnes autorisées à inviter d’autres utilisateurs à rejoindre ce dossier.

Découvrez comment restreindre les autorisations associées aux fichiers et dossiers.

Un invité peut uniquement accéder à votre fichier via un lien partagé. Un invité peut également être un utilisateur qui a accès à un fichier, mais qui le consulte via un lien partagé sans s’être connecté au préalable.

Je ne vois pas une personne à qui j’ai donné accès au fichier. Pourquoi ?

Si plus de quatre personnes ont consulté un fichier, son aperçu affichera une icône indiquant un nombre. Ce nombre indique combien de personnes ont consulté le fichier. Cliquez sur cette icône pour afficher la liste complète de ces personnes.

Si vous ne voyez pas l’utilisateur que vous recherchez, il se peut qu’il n’ait pas encore consulté le fichier ou qu’il l’ait fait hors connexion. S’il n’est pas connecté, il apparaîtra en tant qu’Invité au moment de sa consultation.

Comment supprimer l’accès d’un utilisateur à mon fichier ?

Pour retirer un utilisateur qui possède un accès en lecture seule ou avec modification autorisée, supprimez-le depuis le fichier ou le dossier partagé.

Si vous avez partagé un fichier avec un utilisateur par l’intermédiaire d’un lien partagé, vous devez supprimer le lien pour lui en retirer l’accès.

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