Con Dropbox Business, puedes organizar los miembros de tu equipo en grupos. Comparte una carpeta o un archivo con un grupo para concederles acceso de forma automática a todos los miembros del grupo. Hay dos tipos de grupo:
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Grupos administrados por la empresa |
Grupos administrados por |
Crear grupos |
Únicamente los administradores pueden crearlos. |
Pueden crearlos los administradores y los miembros del equipo (si los administradores lo permiten). |
Solicitar unirte |
Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse. |
Los miembros del equipo pueden solicitar unirse. |
Abandonar un grupo |
Los miembros del equipo no pueden abandonar un grupo por cuenta propia. |
Los miembros del equipo tienen la elección de abandonar un grupo. |
Agregar/quitar miembros |
Únicamente los administradores pueden agregar miembros del equipo a un grupo o quitarlos. |
Tanto los administradores como los gerentes de grupos pueden agregar miembros a un grupo o quitarlos |
Transferir la propiedad del grupo |
Los administradores pueden convertir un grupo administrado por la empresa en un grupo administrado por los usuarios y asignar a un nuevo administrador. |
Los administradores pueden convertir un grupo administrado por los usuarios en un grupo administrado por la empresa para controlarlo. |
Secciones de este artículo:
Crear un grupo administrado por los usuarios
Si el administrador lo permite, los miembros del equipo pueden crear grupos administrados por los usuarios.
Crear un grupo administrado por la empresa
Solo los administradores de Dropbox Business pueden crear grupos administrados por la empresa.
¿Se puede crear un grupo que incluya a todos los miembros del equipo?
Sí. Al crear un equipo de Dropbox Business, se crea un grupo llamado “Todos los miembros de [nombre de tu equipo]” de forma automática. Incluye a todos los miembros actuales del equipo, y se agregará de forma automática a los nuevos miembros que se unan.
Nota: Si tu equipo supera los 1000 miembros, la característica no estará disponible debido al límite de 1000 miembros que se aplica a las carpetas del equipo.
Si agregas un miembro a un grupo, se lo invitará a todas las carpetas compartidas que se compartieron con dicho grupo.
Agregar miembros a un grupo administrado por los usuarios
Los gerentes del grupo pueden agregar o quitar miembros en un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.
Notas:
Agregar miembros a un grupo administrado por la empresa
Solo los administradores pueden agregar miembros a un grupo administrado por la empresa. Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
Quitar miembros de un grupo administrado por los usuarios
Los gerentes del grupo pueden quitar o agregar miembros en cualquier momento.
Al quitar a un miembro del grupo, también se quita de todas las carpetas compartidas y carpetas del equipo a las que tiene acceso el grupo.
Quitar miembros de un grupo administrado por la empresa
Solo los administradores pueden quitar miembros de un grupo administrado por la empresa.
Cambiar el nombre de un grupo administrado por los usuarios
Los gerentes del grupo pueden modificar el nombre de un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.
Cambiar el nombre de un grupo administrado por la empresa
Solo los administradores pueden cambiar el nombre de un grupo administrado por la empresa.
Solo los grupos administrados por los usuarios pueden agregar o modificar gerentes del grupo. Los gerentes del grupo pueden editar o eliminar un grupo administrado por los usuarios. También pueden agregar y quitar miembros del grupo. Un grupo puede tener más de un gerente.
Agregar o modificar un gerente del grupo en un grupo administrado por los usuarios
Al transferir la administración, primero agrega un administrador a través de los pasos antes mencionados. A continuación, elimina tus permisos de administrador o quítate del grupo completamente.
La eliminación de un grupo es definitiva. Si eliminaste un grupo involuntariamente, vuelve a crear el grupo como lo hiciste inicialmente. Al eliminar un grupo, no se elimina ninguno de los archivos o de las carpetas a los que tenía acceso el grupo.
Eliminar un grupo administrado por los usuarios
Los gerentes del grupo pueden eliminar un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.
Eliminar un grupo administrado por la empresa
Solo los administradores pueden eliminar un grupo administrado por la empresa.
Los miembros de los grupos administrados por los usuarios pueden abandonar un grupo en cualquier momento. Solo los administradores pueden quitar miembros de los grupos administrados por la empresa.
Abandonar un grupo administrado por usuarios
Cualquier miembro del equipo puede compartir una carpeta con cualquier grupo, incluso si no es miembro del grupo.
Compartir una carpeta con un grupo
Se invitará a todos los miembros del grupo a la carpeta.
¿Qué sucede si agrego el grupo “Todos los miembros de [nombre de tu equipo]” a una carpeta?
Si agregas el grupo a una carpeta, se compartirá la carpeta con todos los usuarios que ya formen parte de tu equipo de Dropbox Business. No se enviarán invitaciones a las personas de tu organización que todavía no tengan una cuenta de Dropbox.
¿Las distintas personas pertenecientes a un grupo pueden tener permisos diferentes sobre una carpeta compartida?
Sí. Los administradores de grupos y los propietarios de carpetas pueden definir los permisos de un grupo o de una carpeta para permitir acceso de solo lectura de forma predeterminada y conceder permisos de edición a los miembros. Los usuarios con permisos de edición pueden editar el contenido de una carpeta; el resto no podrá hacerlo.
¿Los permisos de grupo anulan los permisos individuales?
A los usuarios siempre se les conceden permisos adicionales en lugar de menos permisos. Si los permisos de un grupo o de un individuo son diferentes, el usuario tendrá los permisos que le concedan el mayor nivel de acceso al archivo y la carpeta.
¿Qué sucede con los permisos si un usuario aparece más de una vez en un grupo?
Si los usuarios están en la carpeta compartida más de una vez debido a los grupos, se les concede el conjunto de permisos con más funcionalidades. Por ejemplo, si el grupo tiene permisos para editar, pero el usuario invitado individualmente tiene permiso de solo lectura, el miembro del grupo tendrá los permisos adicionales de edición que se le otorgaron al grupo.
Para limitar el acceso de un miembro, primero debes quitarlo del grupo y volver a invitarlo como miembro individual de la carpeta compartida con permisos de solo lectura. O bien, puedes invitar a cada miembro individualmente para establecer diferentes permisos de edición o de solo lectura para cada uno.
Controlar quiénes pueden crear grupos
Los administradores de Dropbox Business pueden elegir si los miembros del equipo podrán crear grupos administrados por los usuarios. De forma predeterminada, los miembros del equipo pueden crear grupos administrados por usuarios.
Nota: Solo los administradores pueden crear grupos administrados por la empresa. Los usuarios no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
Editar los grupos de tu equipo
Ver y administrar los grupos de miembros específicos del equipo
Como administrador de tu equipo de Dropbox Business, puedes ver y administrar los grupos de cualquier miembro específico del equipo. Esto puede ser útil al incorporar nuevos empleados, debido a que puedes agregarlos fácilmente a todos los grupos indicados, y también cuando un empleado cambia de rol y debes ajustar sus grupos.
En la opción de pertenencia a los grupos, se muestra una lista de todos los grupos de los que forma parte el miembro del equipo.