Grupos de Dropbox
Este artículo describe una característica disponible para los clientes de Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus y Enterprise.
¿Quieres utilizar Dropbox con tu equipo? Obtén más información acerca de los planes de equipo de Dropbox.
Con los equipos de Dropbox, puedes organizar a los miembros de tu equipo en grupos para compartir una carpeta o un archivo con un grupo y, así, conceder acceso de forma automática a todos sus miembros. Hay dos tipos de grupo:
- Grupos administrados por la empresa
- Grupos administrados por los usuarios
Para obtener más información sobre las diferencias entre los tipos de grupos, consulta la siguiente tabla.
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Grupos administrados por la empresa |
Grupos administrados por los usuarios grupos |
Crear grupos |
Solo los administradores pueden crear grupos. |
Pueden crearlos los administradores y los miembros del equipo (si los administradores lo permiten). |
Solicitar unirte |
Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse. |
Los miembros del equipo pueden solicitar unirse. |
Abandonar un grupo |
Los miembros del equipo no pueden abandonar un grupo por cuenta propia. |
Los miembros del equipo tienen la elección de abandonar un grupo. |
Agregar/quitar miembros |
Solo los administradores pueden agregar miembros del equipo a un grupo o quitarlos. |
Tanto los administradores como los gerentes de grupos pueden agregar miembros a un grupo o quitarlos. |
Transferir la propiedad del grupo |
Los administradores pueden convertir un grupo administrado por la empresa en un grupo administrado por los usuarios y asignar a un nuevo administrador. |
Los administradores pueden convertir un grupo administrado por los usuarios en un grupo administrado por la empresa para controlarlo. |
Mira este video para obtener un breve resumen sobre los grupos de Dropbox.
Crear un grupo
Si el administrador lo permite, los miembros del equipo pueden crear grupos administrados por los usuarios. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en Crear grupo.
- Asígnale un nombre al grupo.
- Nota: Es el nombre que se mostrará a todos los miembros del equipo y el que usarán para invitar al grupo las nuevas carpetas compartidas. Como gerente del grupo, podrás modificar el nombre del grupo en cualquier momento.
- Haz clic en Crear.
Solo los administradores de Dropbox pueden crear grupos administrados por la empresa. Para ello, deben seguirse estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en Crear grupo.
- Ingresa un nombre para el grupo.
- Elige si el grupo será administrado por la empresa o administrado por los usuarios.
- Haz clic en Crear.
Nota: Para descubrir cómo modificar el acceso, consulta la sección de Configuración de administración para los grupos.
Notas:
- El grupo “Todos los miembros de [nombre de tu equipo]” no se puede modificar, ya que es un grupo creado por Dropbox.
- Si tu equipo supera los 1000 miembros, la característica no estará disponible debido al límite de 1000 miembros que se aplica a las carpetas del equipo.
Agregar miembros a un grupo
Si agregas un miembro a un grupo, se lo invitará a todas las carpetas compartidas que se compartieron con dicho grupo.
Los gerentes de los grupos pueden agregar o quitar miembros en un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo al que quieras agregarle miembros.
- Haz clic en Agregar miembros.
- Ingresa el nombre de la persona que quieres invitar y haz clic en Agregar miembros.
Notas:
- Los miembros del equipo pueden ver todos los grupos creados en su equipo y pueden solicitar unirse a un grupo administrado por el equipo, a menos que esta capacidad haya sido inhabilitada por un administrador.
- Los miembros del equipo solo pueden ver a los otros miembros de los grupos a los que ya pertenecen.
Solo los administradores pueden agregar miembros a un grupo administrado por la empresa. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo al que quieras agregarle miembros.
- Haz clic en Agregar miembros.
- Ingresa el nombre de la persona que quieres invitar y haz clic en Agregar miembros.
Nota: Los miembros de un equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
Quitar miembros de un grupo
Los gerentes de los grupos pueden quitar o agregar miembros en cualquier momento. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo del que quieras quitar miembros.
- Haz clic en el icono de engranaje junto al nombre del miembro y selecciona la opción Quitar usuario.
- Para confirmar que quieres quitar el permiso, debes volver a hacer clic en Quitar.
Nota: Al quitar a un miembro del grupo, también se quita de todas las carpetas compartidas y carpetas del equipo a las que tiene acceso el grupo.
Solo los administradores pueden quitar miembros de un grupo administrado por la empresa. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo del que quieras quitar miembros.
- Haz clic en la X junto al nombre del miembro que deseas quitar.
- Haz clic en Quitar.
Cambiar el nombre de un grupo
Los gerentes de los grupos pueden modificar el nombre de un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el grupo que quieres editar.
- Haz clic en Editar grupo.
- Ingresa el nuevo nombre del grupo y haz clic en Guardar cambios.
Solo los administradores pueden cambiar el nombre de un grupo administrado por la empresa. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo que deseas cambiar.
- Haz clic en Editar grupo.
- Ingresa el nuevo nombre del grupo y haz clic en Guardar cambios.
Agregar o modificar el gerente del grupo
Solo los grupos administrados por los usuarios pueden agregar o modificar gerentes del grupo. Los gerentes del grupo pueden editar o eliminar un grupo administrado por los usuarios. También pueden agregar y quitar miembros del grupo. Un grupo puede tener más de un gerente.
Agregar o modificar un gerente del grupo en un grupo administrado por los usuarios
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el grupo al que quieras agregar un gerente.
- Haz clic en el ícono de engranaje a la derecha del usuario que quieras agregar como gerente del grupo.
- Para confirmar el cambio, haz clic en Designar como administrador nuevamente.
Al transferir la administración, primero agrega un gerente a través de los pasos antes mencionados. A continuación, elimina tus permisos de gerente o quítate del grupo por completo. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en un grupo.
- Haz clic en el icono de engranaje a la derecha de tu nombre.
- Para revocar los permisos de gerente y permanecer en el grupo como miembro del equipo, selecciona Quitar permisos de administrador y, a continuación, haz clic en Quitar permisos de administrador nuevamente para confirmar el cambio.
- Para salir del grupo, selecciona la opción Quitar usuario y, a continuación, haz clic en Salir para confirmar el cambio.
Eliminar un grupo
Los gerentes de los grupos pueden eliminar un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el grupo que quieras eliminar.
- Haz clic en Eliminar grupo.
- Haz clic en Quitar.
Solo los administradores pueden eliminar un grupo administrado por la empresa. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo que deseas eliminar.
- Haz clic en Eliminar grupo.
- Haz clic en Quitar.
Abandonar un grupo
Los miembros de los grupos administrados por usuarios pueden abandonarlos en cualquier momento. Solo los administradores pueden quitar miembros de los grupos administrados por una empresa. Para salir de un grupo administrado por usuarios, deben seguirse estos pasos:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el grupo del que quieras salir.
- Haz clic en Abandonar grupo.
- Haz clic en Abandonar.
Compartir una carpeta con un grupo
Cualquier miembro del equipo puede compartir una carpeta con cualquier grupo, incluso si no es miembro del grupo. Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Desplaza el cursor sobre la carpeta y haz clic en Compartir.
- Escribe el nombre del grupo con el que quieres compartir contenido.
- Establece los permisos de lectura o edición.
- Haz clic en Compartir carpeta.
Se invitará a todos los miembros del grupo a la carpeta.
Configuración de administración para los grupos
Los administradores tienen las siguientes facultades en los grupos:
- Controlar quiénes pueden crear grupos
- Editar los grupos del equipo.
- Ver y administrar los grupos de miembros específicos del equipo.
Nota: Solo los administradores pueden crear grupos administrados por la empresa. Los usuarios no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
Para desactivar la opción que permite que los miembros del equipo creen grupos administrados por usuarios, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Configuración.
- En Miembros, haz clic en Grupos.
- Desactiva la opción Grupos administrados por usuarios.
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Selecciona el nombre del grupo que deseas editar.
Los administradores de Dropbox pueden modificar los permisos dentro de cada grupo.
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en Administrar el acceso junto al grupo del que quieras administrar el acceso.
- Marca o desmarca carpetas específicas del equipo a las que quieras que el grupo pueda acceder.
- Haz clic en el menú desplegable a la derecha para seleccionar el nivel de permisos para cada carpeta del equipo.
- Define la configuración de uso compartido del grupo.
- Esta configuración depende de si tu equipo puede compartir archivos por correo electrónico fuera del equipo o no:
- Si la opción Compartir archivos por correo electrónico está configurada como Act. (cualquier persona), puedes modificarla para el uso compartido externo por correo electrónico.
- Si la opción Compartir archivos por correo electrónico está configurada como Act. (equipo + autorizados) o Desact., puedes limitar con quién se comparten los archivos y carpetas por correo electrónico.
- Esta configuración depende de si tu equipo puede compartir archivos por correo electrónico fuera del equipo o no:
- Activa o desactiva la opción Limitar a quiénes puede invitar este grupo a los archivos y carpetas.
- Al activarla, un menú desplegable te permitirá seleccionar el nivel de acceso que quieras otorgar. El nivel de acceso elegido permitirá o impedirá que los usuarios del grupo compartan contenido con personas externas, independientemente de la configuración del equipo.
- Al desactivarla, se seguirá aplicando la configuración del equipo a los miembros del grupo.
Nota: Si formas parte de varios grupos con la opción Limitar a quiénes puede invitar este grupo a los archivos y carpetas activada, se aplicará la configuración más restrictiva. Por ejemplo, si alguno de los grupos en los que estás tiene el nivel de acceso configurado en Solo el equipo, solo podrás compartir contenido con miembros del equipo dentro de cualquiera de los grupos.
Como administrador de tu equipo de Dropbox, puedes ver y administrar los grupos de cualquier miembro específico del equipo. Esto puede ser útil al incorporar nuevos empleados, debido a que puedes agregarlos fácilmente a todos los grupos adecuados, y también cuando un empleado cambia de rol y debes ajustar sus grupos.
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Abre la Consola de administración.
- Haz clic en Miembros.
- Haz clic en el nombre de la cuenta del miembro del equipo que quieres ver.
En la opción de pertenencia a los grupos, se muestra una lista de todos los grupos de los que forma parte el miembro del equipo.
P+F sobre grupos
¿Se puede crear un grupo que incluya a todos los miembros del equipo?
Sí. Al crear un equipo de Dropbox, se crea un grupo llamado “Todos los miembros de [nombre de tu equipo]” de forma automática. Este incluye a todos los miembros actuales del equipo, y los miembros nuevos se agregarán automáticamente conforme se unan.
¿Qué sucede si agrego el grupo “Todos los miembros de [nombre de tu equipo]” a una carpeta?
Si agregas el grupo a una carpeta, se compartirá la carpeta con todos los usuarios que ya formen parte de tu equipo de Dropbox. No se enviarán invitaciones a las personas de tu organización que todavía no tengan una cuenta de Dropbox.
¿Las distintas personas pertenecientes a un grupo pueden tener permisos diferentes sobre una carpeta compartida?
Sí. Los gerentes de grupos y los propietarios de carpetas pueden definir los permisos de un grupo o de una carpeta para permitir acceso de solo lectura de forma predeterminada y conceder permisos de edición a personas específicas. Los usuarios con permisos de edición pueden editar el contenido de una carpeta, mientras que el resto no puede hacerlo.
¿Los permisos de grupo anulan los permisos individuales?
A los usuarios siempre se les conceden permisos adicionales en lugar de menos permisos. Si los permisos de un grupo o de un individuo son diferentes, el usuario tendrá los permisos que le concedan el mayor nivel de acceso al archivo y la carpeta.
¿Qué sucede con los permisos si un usuario aparece más de una vez en un grupo?
Si los usuarios están en la carpeta compartida más de una vez debido a los grupos, se les concede el conjunto de permisos con más funcionalidades. Por ejemplo, si el grupo tiene permisos para editar, pero el usuario invitado individualmente tiene permiso de solo lectura, el miembro del grupo tendrá los permisos adicionales de edición que se le otorgaron al grupo.
Para limitar el acceso de un miembro, primero debes quitarlo del grupo y luego volver a invitarlo como miembro individual de la carpeta compartida con permisos de solo lectura. También puedes invitar a cada uno de los miembros de forma separada para establecer permisos diferentes de edición o de solo lectura para cada uno.
