Monitora l'attività di condivisione del team

Se sei l'amministratore del team o l'amministratore della gestione utenti di un team Dropbox Business, puoi monitorare il modo in cui determinati dati vengono condivisi all'interno e all'esterno dell'organizzazione.

Visualizza l'attività di condivisione

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
  3. Nella pagina Attività gli eventi di condivisione appaiono insieme agli altri tipi di eventi. Per filtrare solo in base agli eventi di condivisione, seleziona Condivisione nel menu a discesa.

La pagina Attività mostra un riepilogo dell'attività più recente del team. Non mostra tutte le azioni effettuate dal team. Puoi generare un rapporto completo delle attività di un determinato periodo facendo clic su Crea rapporto completo nella scheda Attività. Puoi anche visualizzare l'attività di condivisione recente di un determinato membro del team facendo clic su Membri nella barra laterale di sinistra, poi facendo clic sul nome della persona nell'elenco.

Che cosa succede se una persona sconosciuta si unisce a una cartella condivisa?

Se una persona sconosciuta si unisce a una cartella condivisa, gli amministratori saranno in grado, dalla scheda Attività, di vederla e di vedere anche chi ha inviato l'invito.

Quali tipi di eventi vengono registrati?

Gli eventi relativi alle cartelle condivise vengono registrati quando qualcuno:

  • Crea una cartella condivisa
  • Invita una persona a una cartella
  • Si unisce a una cartella
  • Rimuove una persona da una cartella
  • Modifica il ruolo di un'altra persona in una cartella
  • Trasferisce la proprietà di una cartella a un'altra persona
  • Annulla la condivisione di una cartella
  • Modifica le autorizzazioni di condivisione per una cartella
  • Modifica le autorizzazioni di condivisione generali per le cartelle condivise nella Console amministratore
  • Sposta una cartella condivisa da un Dropbox di lavoro a un Dropbox personale (e viceversa), specialmente quando sia le impostazioni a livello della cartella che quelle a livello di team consentono la condivisione all'esterno del team.

Vengono registrati eventi relativi ai file condivisi quando un file è:

  • Aggiunto
  • Scaricato
  • Modificato
  • Visualizzato in anteprima
  • Eliminato
  • Eliminato definitivamente
  • Ripristinato (quando viene annullata l'eliminazione di un file o un file viene riportato nella posizione originale)
  • Recuperato (quando viene recuperata la versione precedente di un file, antecedente a una serie di modifiche)
  • Rinominato
  • Spostato (quando un file viene spostato da una cartella a un'altra)
  • Copiato
  • Viene sottoposto a rollback (quando l'account di una persona viene riportato a uno stato precedente insieme ai file interessati da tale azione)

Gli eventi relativi ai link condivisi vengono registrati quando:

  • Un membro del team crea o condivide un link
  • Un utente, che non è membro del team, crea o condivide un link da una cartella condivisa di cui è proprietario un membro del team
  • Un link viene condiviso o creato attraverso un'applicazione di terze parti
  • Un membro del team rimuove un link
  • Un membro del team modifica la visibilità di un link
  • Un membro del team imposta una password o una scadenza per un link
  • Un amministratore modifica le autorizzazioni di condivisione generali per i link condivisi nella Console amministratore
  • Qualcuno apre o salva file da un link condiviso da un membro del team

Gli eventi relativi alle richieste di file vengono registrati quando:

  • Un membro del team crea una richiesta di file
  • Un membro del team riceve un file caricato in una richiesta di file

Gli eventi di condivisione di Paper vengono registrati quando:

  • Viene condiviso un documento o una cartella di Paper con un membro del team (oppure ne viene annullata la condivisione)
  • Viene condiviso un documento o una cartella di Paper di proprietà del team con una persona che non fa parte del team (oppure ne viene annullata la condivisione)
  • Un membro del team visualizza un documento di Paper
  • Una persona che non fa parte del team visualizza un documento di Paper
  • Un membro del team viene menzionato in un documento di Paper
  • Una persona che non fa parte del team viene menzionata in un documento di Paper di proprietà del team
  • Viene modificata l'impostazione di condivisione predefinita per i documenti di Paper
  • Vengono modificate le autorizzazioni per un membro di un documento di Paper
  • Viene richiesto l'accesso a un documento di Paper da un membro del team o da una persona che non fa parte del team

L'apertura di un link o l'aggiunta di file a un account Dropbox sono eventi registrati solo nel rapporto di tutte le attività. Un evento verrà registrato quando una persona interna o esterna al team apre o aggiunge il link al proprio Dropbox.

Il registro di controllo delle condivisioni non tiene traccia di quando un membro abbandona o aggiunge una cartella condivisa, in quanto tale membro ha ancora accesso alla cartella e può aggiungerla in qualsiasi momento.

Visualizzare l'attività di condivisione nella dashboard statistiche

Se vuoi avere una panoramica generale dell'attività di condivisione del tuo team nel corso del tempo, utilizza la dashboard statistiche. Fornisce statistiche di utilizzo generale, quali il numero di link condivisi creati e il numero di cartelle condivise attive. Ulteriori informazioni sulla dashboard statistiche.

Visualizzare e gestire la condivisione esterna

Gli amministratori di team Advanced ed Enterprise possono visualizzare quali file, cartelle e link condivisi vengono condivisi con persone esterne al team, nonché i dettagli sulla modalità di condivisione, tra cui:

  • Elementi condivisi: tipo, dimensioni e percorso
  • Sicurezza: livello di accesso ed eventuali password o scadenze
  • Condivisione: chi ha condiviso i contenuti, quando e con chi
  • Attività: stato di visualizzazione o modifica dei contenuti

Gli amministratori di team possono visualizzare queste informazioni scaricando un rapporto o visualizzando la pagina della condivisione esterna. Possono anche gestire l'accesso a quei file e cartelle da una pagina dedicata alla condivisione esterna.

Nota. Sia la pagina dedicata sia il rapporto: 

  • Includono solamente i file e le cartelle che vengono condivisi in modo diretto. Per esempio, se una cartella viene condivisa, la cartella sarà inclusa, ma i file al suo interno non saranno inclusi. 
  • Includono file e cartelle per cui un membro del team ha creato un link condiviso.
  • Sono disponibili solo per team con meno di cinque milioni di condivisioni esterne.
  • Non contengono documenti di Dropbox Paper.

Scaricare un rapporto sulla condivisione esterna

Gli amministratori di team Advanced ed Enterprise possono fare clic su Crea rapporto dalla pagina dedicata alla condivisione esterna e dalla dashboard statistiche per creare un rapporto sulla condivisione esterna. Il rapporto contiene i dati relativi alla condivisione esterna per tutto il team e non può essere filtrato.

Visualizzare, filtrare e gestire le condivisioni esterne

Gli amministratori di team Advanced ed Enterprise hanno accesso a una pagina dedicata alla condivisione esterna nella Console amministratore, all'interno della quale possono visualizzare, filtrare e gestire file e cartelle condivisi esternamente.

Nota. Dropbox si impegna a mantenere questa pagina quanto più aggiornata possibile. Il rapporto includerà le informazioni più recenti.

Per aprire la pagina dedicata alla condivisione esterna:

  1. Accedi a dropbox.com con le tue credenziali di amministratore.
  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale sinistra.
  3. Fai clic su Sicurezza nella barra laterale sinistra.
  4. Fai clic su Condivisione esterna.

Gli amministratori del team possono cercare e filtrare i file condivisi esternamente in base a dettagli quali nome del file, data di condivisione, persona che ha effettuato la condivisione e tipo di file. 

Per gestire un file o una cartella condivisi esternamente dalla pagina dedicata alla condivisione esterna:

  1. Segui i passaggi qui sopra per aprire la pagina dedicata alla condivisione esterna. 
  2. Passa con il mouse sopra al nome del file o della cartella che desideri gestire.
  3. Fai clic su “” (puntini di sospensione).
  4. Fai clic su Gestisci accesso.

Se il file o la cartella si trovano in una cartella del team, vedrai la finestra di condivisione. Se il file o la cartella non si trovano in una cartella del team, avrai l'opzione di accedere come membro del team. In entrambi i casi, una volta aperta la finestra di condivisione relativa al file o alla cartella, potrai gestirne l'accesso nello stesso modo in cui gestisci l'accesso a qualsiasi file o cartella su Dropbox.

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