Wat houdt vergrendeling in voor teams?
In dit artikel wordt een status beschreven die van toepassing is op enkele Dropbox-teamaccounts.
Opmerking: We introduceren een nieuwe ervaring, namelijk de vergrendeling. Voordat je dit artikel leest, controleer of het aansluit op jouw ervaring met vergrendeling.
Als je een pagina ziet waarop staat: Kies wat je wilt doen met teambestanden en -accounts, dan is de informatie in dit artikel van toepassing op jouw team.
Je team kan vergrendeld raken als je proefperiode voor Dropbox Standard, Business, Advanced of Business Plus afloopt, of als je jouw teamabonnement opzegt.
Let op: Als een beheerder binnen een bepaald tijdsbestek niet kiest wat die met het teamaccount wil doen, wordt het teamaccount mogelijk automatisch verwijderd. Beheerders wordt altijd per e-mail op de hoogte gesteld voordat hun team account automatisch wordt verwijderd.
Hoe weet ik of mijn team vergrendeld is?
Je kunt zien dat je team vergrendeld is, wanneer je rode meldingsbanners ziet bovenaan de pagina op dropbox.com. Je zult dan ook beperkte functionaliteit hebben in heel Dropbox.
Als je team is vergrendeld, kun je het volgende doen:
- Je bestanden synchroniseren niet.
- Je kunt geen nieuwe bestanden en mappen meer maken en uploaden.
- Je kunt bestanden en folders bekijken en downloaden in je Dropbox-account, maar je kunt ze niet bewerken.
- Functies zoals nieuwe leden uitnodigen, leden schorsen en groepen beheren worden uitgeschakeld.
- Als je Dropbox Business of Business Plus hebt, of bent ingeschreven voor bètatoegang op Dropbox Standard of Advanced, zijn alle handtekeningsfuncties uitgeschakeld op dropbox.com en de Dropbox mobiele app.
Hoe kun je de vergrendeling opheffen?
Als je teamlid bent, kun je het volgende doen:
- Neem contact op met je beheerder en vraag deze om het abonnement van je team te kopen of verlengen.
- Verlaat je team, wat invloed heeft op het materiaal waartoe je toegang hebt.
Als je een beheerder bent, heb je mogelijk de volgende opties:
- Het abonnement van je team kopen of verlengen.
- Je team opzeggen.
- Je team verwijderen.
- Downgraden naar een Basic-team.
- Opmerking: deze optie is momenteel alleen beschikbaar voor gebruikers in Nieuw-Zeeland, Australië en Canada.
Nadat je team voor een bepaalde periode vergrendeld is geweest, zullen beheerders en leden e-mailmeldingen ontvangen om ze te laten weten hoeveel tijd ze hebben om een van de bovenstaande acties uit te voeren. Als geen enkele beheerder binnen dat tijdsbestek één van deze drie opties kiest, wordt het teamaccount automatisch verwijderd.
Opmerking: Beheerders worden per e-mail op de hoogte gesteld voordat hun team account automatisch wordt verwijderd.
Beheerders: Kies wat je wilt doen als je team vergrendeld is
Je upgradet je abonnement als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Controleopties in de rode banner bovenaan je scherm.
- Klik op de blauwe knop Dropbox behouden voor teams.
- Opmerking: Als je deze optie niet ziet, komt je team niet in aanmerking voor het verlengen of kopen van een teamabonnement.
- Vul je factureringsgegevens in.
Opmerking: Voordat je de upgrade uitvoert, moet je eerst gebruikers verwijderen die geen toegang tot het teammateriaal hoeven te hebben. Daarmee voorkom je dat je betaalt voor onnodige licenties. Zorg er ook voor dat je alle niet-essentiële openstaande uitnodigingen annuleert.
Opmerkingen:
- Na de upgrade moet je een nieuwe uitnodiging sturen naar de leden die het team in de periode van vergrendeling hebben verlaten. Deze leden zullen pas opnieuw deel uitmaken van het team als ze de uitnodiging accepteren.
- Teamleden kunnen pas na 30 dagen een nieuw Dropbox-account maken met hetzelfde e-mailadres.
Wanneer je jouw team opzegt, gebeurt het volgende:
- Alle teamleden en beheerders krijgen een Dropbox Basic-account met hun persoonlijke folders.
- Het materiaal dat zich in de teamruimte bevond, wordt in gedeelde mappen geplaatst. Deze worden eigendom van de teambeheerder die het team heeft opgezegd. Alle gebruikers die eerder toegang hadden tot dit materiaal, inclusief beheerders, teamleden en externe collega's, blijven toegang hebben tot de gedeelde mappen.
Opmerkingen:
- Om te voorkomen dat teamleden en andere beheerders toegang houden tot het materiaal dat zich in de teamruimte bevond, kun je het beste hun account omzetten naar een Basic account voordat het team wordt opgezegd. Als alternatief kunnen beheerders ervoor kiezen om specifieke bestanden en folders te delen voor of na de opzegging van het team.
- Capture-materiaal is na ontbinding van het team niet meer toegankelijk.
Bovendien gebeurt het volgende zodra een team wordt opgezegd:
- De teamstructuur wordt verwijderd.
- Iedereen die toegang heeft gekregen tot gedeelde mappen binnen de teamfolders, behoudt diens rechten om het materiaal binnen de teammap te bekijken en ermee te communiceren.
- Openstaande uitnodigingen worden verwijderd.
- Geschorste gebruikers worden verwijderd.
- Materiaal van verwijderde teamleden gaat definitief verloren, tenzij er een volledige accountoverdracht heeft plaatsgevonden.
- Gearchiveerde mappen zijn niet meer gearchiveerd en de teambeheerder die het team heeft opgezegd, wordt hier eigenaar van.
- Verwijderde bestanden en mappen kunnen niet worden hersteld.
- Handtekeningaanvragen die in behandeling zijn, worden geannuleerd.
- Ondertekende documenten kunnen niet worden bewerkt, maar kunnen nog steeds worden bekeken of gedownload door alle gebruikers die eerder toegang hadden tot de teamfolder.
- Teamleden behouden eigendom van handtekeningsjablonen die zij gemaakt hebben.
- Handtekeningsjablonen worden vergrendeld. Als je Dropbox Essentials, Business of Business Plus koopt, wordt het gebruik van sjablonen ontgrendeld en teruggezet.
- De eigendom van een Replay-teamproject wordt overgedragen aan een beheerder wanneer een team wordt ontbonden. Teamleden hebben nog steeds toegang tot Replay-projecten vanuit hun individuele account, maar hebben geen toegang meer tot bestanden buiten projecten.
- Opmerking: beheerders kunnen er ook voor kiezen om bij ontbinding van een team al het Replay-materiaal van het team te verwijderen. Verwijderd Replay-materiaal kan binnen 30 dagen na verwijdering nog worden hersteld.
Je team opzeggen:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Controleopties in de rode banner bovenaan je scherm.
- Klik op Dropbox annuleren en mijn team opzeggen.
- Selecteer de optie Bestanden opslaan en verplaatsen naar individueel accounts.
- Vink de vakjes aan naast:
- Ik begrijp dat het opzeggen of verwijderen van het team definitief is. Het team [Teamnaam] zal niet meer bestaan.
- Ik begrijp dat ik de resterende dagen van mijn gratis proefperiode van het team kwijtraak.
- Opmerking: Dit is alleen zichtbaar als je in een proefperiode voor een gratis team zit.
- Klik op Bevestigen.
Je team zal worden afgemeld wanneer de opzegging is voltooid.
Wanneer je jouw account verwijdert, wordt alles dat eigendom is van het team permanent verwijderd en kan het niet meer worden teruggezet. Dit omvat al het onderstaande:
- Accounts van teamleden
- Accounts van beheerders, inclusief de beheerder die de verwijdering van het team heeft geactiveerd
- Materiaal eigendom van het team, inclusief gedeelde mappen
- Opmerking: Als je account wordt verwijderd vanwege inactiviteit van de teambeheerders, zullen externe collega's met toegang tot gedeelde mappen die eigendom zijn van het team een geautomatiseerde e-mail ontvangen met de mededeling dat de mappen binnenkort zullen worden verwijderd. Om externe collega's de tijd te geven om materiaal op te slaan dat mogelijk bij hen hoort, wordt het verwijderen van extern-gedeelde mappen uitgesteld. Als uw team er de voorkeur aan geeft om alle gedeelde mappen onmiddellijk te verwijderen, zonder enige kennisgeving aan externe collega's, moet een teambeheer de verwijdering van het team handmatig activeren door de onderstaande stappen te volgen.
- Persoonlijke folders
- Metagegevens van het team
Om je teamaccount verwijderen terwijl deze vergrendeld is, volg de onderstaande stappen:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Controleopties in de rode banner bovenaan je scherm.
- Klik op Dropbox annuleren en mijn team opzeggen.
- Selecteer de optie om alle bestanden en alle accounts te verwijderen.
- Vink de vakjes aan naast:
- Ik begrijp dat het opzeggen of verwijderen van het team definitief is. Het team [Teamnaam] zal niet meer bestaan.
- Ik begrijp dat ik de resterende dagen van mijn gratis proefperiode van het team kwijtraak.
- Opmerking: Dit is alleen zichtbaar als je in een proefperiode voor een gratis team zit.
- Klik op Bevestigen.
Hierdoor wordt de verwijdering van het team geactiveerd. Je ontvangt een e-mail wanneer de verwijdering is voltooid.
Opmerking: Basic-teams is momenteel alleen beschikbaar voor gebruikers in Nieuw-Zeeland, Australië en Canada.
Dropbox Basic-teams is een gratis abonnement voor teams waarmee je kunt samenwerken, bestanden en documenten kunt delen en samen aan projecten kunt werken, allemaal in een gedeelde werkruimte voor maximaal 10 personen.
Meer informatie over Basic-teams.
Je team komt in aanmerking voor downgraden als:
- het 10 leden of minder heeft,
- het 2 GB of minder opslagruimte heeft gebruikt.
Downgraden vanuit een betaald teamabonnement betekent:
- De door het team gedeelde opslagruimte is 2 GB.
- De maximale grootte van het team is 10 leden.
- Premium beveiligingsfuncties zoals SSO, tweestapsverificatie en apparaatgoedkeuring worden verwijderd.
- Onbeperkte handtekeningaanvragen worden verwijderd.
- De periode van 180 dagen voor het terugzetten en verwijderen van bestanden wordt teruggebracht naar 30 dagen.
- De mogelijkheid om de interactie met bestanden te volgen, wordt verwijderd.
- API-toegang voor gekoppelde apps wordt ingetrokken.
De beheerder die het team downgradet, blijft de beheerder van het Basic-team. Alle andere beheerders worden teamleden.
Teamleden in een Basic-team hebben nog steeds toegang tot hun eigen map, en tot alle teammappen waar ze eerst ook toegang tot hadden. Alle leden van een Basic-team kunnen nieuwe teammappen maken en toegangsbeperkingen instellen voor de mappen die ze hebben gemaakt.
De teambeheerder kan leden op elk moment verwijderen of het team ontbinden.
Een team downgraden
Je team downgraden vanuit een betaald team:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
- Klik op Facturering in de linkerzijbalk.
- Scrol omlaag en klik op Abonnement opzeggen.
- Selecteer de reden van de opzegging.
- Klik op Doorgaan met opzeggen.
- Schakel alle selectievakjes in onder Ga akkoord met het volgende.
- Klik op Opzegging voltooien.
- Klik op de startpagina van Dropbox op Opties bekijken in de rode balk bovenaan je scherm.
- Selecteer Wijzigen in een gratis Dropbox-abonnement voor teams.
- Klik op Wijziging bevestigen.
Je team downgraden na afloop van een gratis proefperiode:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Opties bekijken in de banner bovenaan je scherm.
- Selecteer Het abonnement van mijn team wijzigen in het gratis Basic-abonnement.
- Klik op Wijzigingen bevestigen.
Opmerking: Teamleden kunnen pas na 30 dagen een nieuw Dropbox-account maken met hetzelfde e-mailadres.
