Så här hanterar du teamets delningsinställningar
Den här artikeln beskriver inställningar som är tillgängliga för vissa typer av administratörer med Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus och Enterprise.
Om du är administratör för ett Dropbox-teamkonto kan du hantera hela teamets delningsinställningar. Så här kommer du åt inställningarna i adminkonsolen:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Inställningar.
- Under Innehåll klickar du på Delning.
Obs! Ändringar av dessa inställningar tillämpas inte retroaktivt.
Dela utanför ditt team
Med dessa inställningar kan du välja att tillåta enskilda Dropbox-produkter eller begränsa delning utanför teamet.
Dela filer via mejl
Den här inställningen bestämmer om teammedlemmar kan bjuda in personer utanför teamet för att se eller redigera filer och mappar via mejl eller hela mejldomäner.
Viktig anmärkning: När inställningen är På kan alla med åtkomst dela innehållet. Se till att ditt team endast delar filer och mappar med personer ni litar på. Du kan även övervaka teamets delningsaktivitet i adminkonsolen.
- På (alla): Teammedlemmar kan både dela med personer som är med i teamet och som inte är med i teamet.
- Om den här inställningen är Av har teamet inte åtkomst till Dropbox Replay såvida du inte redan har köpt Replay-tillägget. Om du har gjort det så ser du fortfarande Replay men det följer inte dina globala Dropbox-inställningar för extern delning.
- På (team+godkända): Teammedlemmar kan endast dela med personer som är med i teamet och personer som finns på godkännandelistan.
- Av (endast team): Teammedlemmar inte dela med personer som inte är med i teamet.
Anmärkningar:
- Om du tillåter extern delning kan du se en lista över de främsta mejladressdomänerna som teamet skickar filer till i adminpanelen. Den här listan innehåller dock inte delning via länkar.
- Inställningen påverkar inte befintlig åtkomst.
- Teammedlemmar kan hantera behörigheter för att visa och kommentera direkt i Dropbox Replay i delningsinställningarna för varje mediefil.
- Teammedlemmar kan återkalla behörigheter i Dropbox Replay genom att inaktivera befintliga delade länkar. Läs mer om att hantera behörigheter i Dropbox Replay.
Om inställningen Dela externt är På (team+godkända) kan du lägga till användare via e-postadress eller hela e-postadressdomäner. Så här lägger du till personer eller giltiga e-postdomäner till godkännandelistan:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Inställningar.
- Under Innehåll klickar du på Delning.
- Klicka på Visa godkänd lista.
- Fyll i de e-postadresser eller domännamn som du vill lägga till i undantagslistan.
- Klicka på X bredvid ett e-postmeddelande eller en domän som du vill ta bort.
Anmärkningar:
- Om du lägger till en toppdomän, till exempel ”exempel.com” så kommer medlemmar även kunna dela med underdomäner som ”x.exempel.com” eller ”y.exempel.com”.
- Godkännandelistan gäller inte delade länkar.
Dela länkar till filer
Inställningen bestämmer om teammedlemmar kan dela länkar med personer utanför teamet.
Obs! Dina policyer för länkbegränsningar gäller endast teammedlemmar. Om du ger externa partners åtkomst till en fil eller mapp kan de skapa en länk och dela materialet med andra, även om teamets policy för att Dela länkar externt är Av.
- På: Teammedlemmar kan dela länkar med personer utanför teamet. Teammedlemmar kan åsidosätta inställningen Standard sekretess för delad länk som beskrivs nedan.
- Av: Teammedlemmar kan inte dela länkar med personer utanför teamet eller skapa nya länkar. Dessutom kommer befintliga länkar som skapats av teammedlemmar inte längre att fungera för personer utanför teamet.
Anmärkningar:
- Dropbox går över till en uppdaterad arkitektur för delade länkar där länkar baseras på material snarare än på användare. Det här kommer att påverka hur länkar skapas och delas. De nya länkarna kan identifieras genom att det finns en ”rlkey”-parameter i URL:en. För de här länkarna kommer ovanstående beteende att fungera annorlunda.
- Om du delar en fil eller mapp via en länk med en extern partner kan de dela den med andra externa partners med samma länk. De kan inte skapa en egen delad länk eftersom varje fil eller mapp endast kan ha en redigeringslänk och en skrivskyddad länk.
Dela Skicka och spåra-länkar
Inställningen gäller filer som skickas via Skicka och spåra. Så här hanterar du inställningen:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Inställningar.
- Under Innehåll klickar du på Delning.
- Under Tillåt delning utanför teamet växlar du Dela ”Skicka och spåra”-länkar till på för att låta teammedlemmar dela ”Skicka och spåra”-länkar utanför teamet.
Skicka begäran om underskrifter
Inställningen gäller filer som skickas via sidan Signaturer. Så här hanterar du inställningen:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Inställningar.
- Under Innehåll klickar du på Delning.
- Under avsnittet Tillåt delning utanför teamet växlar du Skicka begäranden för underskrifter till på för att låta teammedlemmar skicka begäranden om underskrifter utanför teamet.
Dela filer med Transfer
Inställningen gäller filer som skickas via Dropbox Transfer. Så här hanterar du inställningen:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Inställningar.
- Under Innehåll klickar du på Delning.
- Under avsnittet Tillåt delning utanför teamet växlar du Dela filer med Transfer till på.
Dela Replay-länkar
Inställningen gäller länkar som skickas med Dropbox Replay. Så här hanterar du inställningen:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Inställningar.
- Under Innehåll klickar du på Delning.
- Under avsnittet Tillåt delning utanför teamet klickar du på Hantera bredvid Dela Replay-länkar för att öppna Replay och hantera delade länkar direkt.
Dela Capture-länkar
Inställningen gäller länkar som skickas med Dropbox Capture. Så här hanterar du inställningen:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Inställningar.
- Under Innehåll klickar du på Delning.
- Under avsnittet Tillåt delning utanför teamet klicka du på Hantera bredvid Dela Capture-länkar för att öppna Capture och hantera delade länkar direkt.
Inställningar för delade fillänkar
De här inställningarna gäller för filer som delas via länkar. Det gäller inte för Signaturaktivitet, Dropbox Replay, Dropbox Capture, Dropbox Transfer eller ”Skicka och spåra”-länkar.
Standardåtkomst för delade länkar
Denna inställning styr standardsekretessen för delade länkar som teammedlemmar har skapat.
- Teammedlemmar: Endast teammedlemmar kan komma åt delade länkar som standard.
- Alla med länk: Vem som helst kan komma åt delade länkar som standard, oavsett om de är med i teamet eller inte.
- Endast inbjudna: Teammedlemmar måste bjuda in personer för att de ska komma åt länken som skapas.
Standardbehörigheter för delade länkar
Dessa inställningar styr standardbehörigheterna för delade länkar som skapas av teammedlemmar.
- Av: Teammedlemmar kan ange egna standardbehörigheter för delade länkar.
- Redigera: Alla som har tillgång till filen via länken kan redigera den.
- Endast visa: Alla som har tillgång till filen via länken kan bara se den.
Anmärkningar:
- Teammedlemmar kan åsidosätta standardinställningar för sekretess och behörigheter för delade länkar och ge vem som helst åtkomst till delade länkar.
- Om du vill ställa in ett utgångsdatum eller kräva ett lösenord måste standardåtkomsten för delade länkar vara för Teammedlemmar eller Endast inbjudna.
Ställ in ett utgångsdatum för nya länkar som delas utanför teamet
Med den här inställningen kan du ställa in ett utgångsdatum för delade länkar som skapats av teammedlemmar. Efter det valda datumet kommer Dropbox automatiskt att inaktivera den delade länken. Alla som försöker komma åt länken efter utgångsdatumet ser ett felmeddelande.
Obs! Du kan Ställa in ett utgångsdatum för länkar som delas utanför teamet. Här har du alternativet att Tillåta medlemmar att ta bort eller ändra utgångsdatumet för den delade länken.
Kräv lösenord för nya länkar som delas utanför teamet
Med den här inställningen kan teammedlemmar ställa in ett lösenord för åtkomst när de skapar en delad länk.
- På: Personer med länken behöver ett lösenord för att öppna den. Teammedlemmen som skapar länken måste dela lösenordet till mottagaren.
- Av: Mottagaren behöver inget lösenord för att öppna delade länkar.
Övergripande länkbegränsningar
Om du är administratör för ett Dropbox-team kan du hantera åtkomstinställningarna för länkarna till ditt teams delade mappar och undermappar. Genom att aktivera länkbegränsningar förhindras Dropbox-användare som inte har lagts till i en delad mapp från att komma åt mappen via länk. Detta åsidosätter enskilda mappdelningsinställningar.
- På: Alla delade mappar har länkbegränsningar aktiverade.
- Av: Länkbegränsningar aktiveras inte som standard, men teammedlemmar kan fortfarande aktivera dem i enskilda delade mappar.
Obs! Övergripande länkbegränsningar gäller endast teamets mappar och undermappar. De gäller inte delade mappar som ägs av någon annan.
Om du inte är administratör kan du ställa in länkbegränsningar för enskilda mappar som du äger.
Så här gör du:
- Logga in på dropbox.com.
- För muspekaren över mappen och klicka på delningsikonen (rektangel med uppåtpil).
- I popup-fönstret klickar du på Inställningar.
- Välj fliken Mappinställningar.
- Växla Länkbegränsningar till ”På”.
Mappar delas med teamet
Lägga till externa mappar
Välj om teammedlemmar kan lägga till mappar som kan redigeras utanför Dropbox-teamet:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen på sidomenyn till vänster.
- Klicka på Inställningar.
- Klicka på Delning.
- Under Mappar delas med teamet, växla Lägga till externa mappar till På.
Obs! När inställningen stängs av så kommer mappar som medlemmar är inbjudna till att endast visa inte att påverkas.
