如何將團隊檔案設為僅供線上存取,以管理硬碟空間

已更新 Sep 17, 2023
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此篇文章的內容僅適用於 Dropbox 團隊帳戶的管理員。不是管理員嗎?瞭解如何將 Dropbox 檔案和資料夾設為僅供線上存取。

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請注意:這項功能目前不支援適用 File Provider 的 macOS 版 Dropbox

身為管理員,您可以透過 dropbox.com 將檔案設為僅供線上存取,這樣一來,資料就不會占用硬碟空間。本文說明管理員如何為工作團隊管理僅供線上存取的設定。

特定類型的管理員可以為儲存及同步至 Dropbox 的新檔案更改預設設定。設定時請注意兩件事:

  • 僅供線上存取的檔案會儲存於線上,僅能在 dropbox.com 連上網路時存取。檔案一旦設為僅供線上存取,就不會占用電腦或行動裝置的儲存空間,但會在 dropbox.com 中占據儲存空間。
  • 設為離線存取的檔案會儲存在電腦或行動裝置上,因此會占用儲存空間。您無須連上網路,即可存取這些檔案。

如果您在未連上網路的情況下編輯離線檔案或資料夾,這些變更不會在離線裝置之間同步,也不會同步至可存取 Dropbox 的裝置。當您再度連上網路,系統就會同步變更。深入瞭解 Dropbox 同步檔案的方式。

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請注意:Dropbox 系統擴充功能可讓您在檔案總管 (Windows)、Finder (Mac) 或第三方應用程式中開啟僅供線上存取的檔案。團隊管理員也可以選擇從團隊成員的電腦上解除安裝 Dropbox 系統擴充功能

如何在 dropbox.com 管理團隊檔案的預設同步設定

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請注意:管理員選擇的設定會影響全體團隊成員。

為工作團隊管理預設同步設定的方法如下:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]
  3. 按一下左側邊欄中的 [設定]。
  4. 在「內容」區塊底下,按一下 [同步]
  5. 在 [新檔案的預設設定] 旁邊,按一下您偏好的預設設定:
    • 在下拉式選單中選擇 [僅供線上存取],讓新增至團隊成員 Dropbox 帳戶的所有檔案都預設為僅供線上存取。
    • 在下拉式選單中選擇 [本機存取],讓新增至團隊成員 Dropbox 帳戶的所有檔案都預設為離線存取。
  6. 使用 [自動節省硬碟空間] 旁邊的下拉式選單,選擇 [開啟] 或 [關閉]
    • 請注意:若開啟這項設定,系統會將團隊成員連續幾個月沒有開啟過的檔案設為僅供線上存取。

團隊成員仍可自行在電腦上將個別檔案和資料夾設為僅供線上存取或本機存取,也可以隨時重新管理自己的設定

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