在管理員主控台查看團隊活動

您可以在團隊動態資訊主頁上,查看團隊的 Dropbox 使用概況,包括:

  • 有效成員:工作團隊中過去 28 天內有登入帳戶、新增、編輯、瀏覽或分享檔案等活動的成員
  • 儲存空間:您工作團隊已使用的總儲存空間
  • 建立的連結:您的團隊建立的連結數
  • 有效的共享資料夾:擁有至少 2 名成員,並且在過去 28 天有過變動的共享資料夾
  • 有效裝置:團隊成員用來登入 Dropbox 帳戶,並於過去 28 天有執行活動的電腦或行動裝置
  • 重要數字:過去 7 天您的團隊建立的連結相關資訊

查看團隊活動

查看團隊活動的方法:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [活動]。
  4. 篩選結果,找出要查看的活動。您可以根據日期範圍人員內容活動篩選。
    • 若要篩選活動,請按一下「活動」旁邊的 [新增活動]
    • 若要查看特定期間內的活動,請在「日期範圍」旁邊輸入開始和結束日期
    • 若要瀏覽特定一名團隊成員或多名團隊成員最近的活動,請按一下 [成員] ,並輸入成員名稱
    • 若要搜尋檔案、資料夾或 Paper 文件內容,請在「內容」旁邊的欄位輸入關鍵字

關於團隊活動的注意事項:

  • 用量紀錄從 2017 年 1 月推出開始,或是從您的團隊開始使用 Dropbox 時開始記錄
  • 當你看見「處理中」的訊息,即表示我們仍在處理您試圖查看的資料
  • 如果您的 Dropbox Business 團隊剛剛成立,圖表將會因為缺乏歷史紀錄而呈現空白
  • 如果您想要瀏覽更詳盡的團隊活動資訊,可以查看團隊共享活動

建立及匯出活動報告

建立及匯出活動報告的方法如下:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [活動] 分頁。
  4. 使用篩選工具選擇要匯出的資料類型和時間範圍。
  5. 按一下 [建立報告]。

報告會存成 CSV 檔案,並存在名為「Dropbox Business 報告」的資料夾中。報告建立好後,我們會寄信通知您。

活動報告提供哪些資訊?

每項活動報告包含:

  • 日期與時間:動作發生的確切日期和時間
  • 成員:執行該動作的成員
  • 活動:活動本身的細節
  • 位置:使用者執行動作的位置,以及用以執行該動作的裝置當時所在的 IP 位址

一般來說,團隊成員所執行的動作會在幾小時內出現在活動紀錄中。最多不會超過 24 小時。

管理員可以在團隊活動報告中看到下列活動:

  • 應用程式
  • 留言
  • 裝置
  • 網域
  • 檔案操作 (僅供 Advanced 和 Enterprise 方案使用)
  • 檔案請求
  • 群組
  • 登入
  • 成員
  • Paper
  • 密碼
  • 報告
  • 共享
  • SSO
  • 工作團隊資料夾
  • 團隊政策
  • 團隊資料
  • 兩步驟驗證

如果您是 Dropbox AdvancedEnterprise 方案的管理員,可以查看團隊上所有和檔案相關的操作紀錄,包括新增、編輯、移動和刪除檔案。您可以利用這些操作紀錄調查並解決問題,例如不小心刪除的檔案、錯置的檔案或資料夾,以及資料安全稽核。

在活動頁面管理團隊活動

如果您是管理員,可以在活動頁面進行多項操作,包括:

如要在管理員主控台的活動頁面刪除團隊成員建立的分享連結,請按照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [活動]。
  4. 按一下 [新增活動],然後篩選以下活動,找出團隊的分享連結。
    • 已建立分享連結
    • 開啟分享連結
    • 已透過分享連結下載檔案或資料夾
  5. 在想要刪除的分享連結旁邊,點選 [] (刪節號)。
  6. 按一下 [刪除連結]。

進一步瞭解如何管理 Dropbox Business 團隊的分享連結

如要在管理員主控台的活動頁面為團隊成員重設密碼,請按照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [活動]。
  4. 按一下 [新增活動],然後篩選「無法登入」的活動。
  5. 在想要重設密碼的使用者旁邊,點選 [] (刪節號)。
  6. 按一下 [重設 Dropbox 密碼]

如要在管理員主控台的活動頁面結束工作團隊的所有網頁工作階段,請按照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [活動]。
  4. 按一下 [新增活動],然後篩選「已變更進行中網頁工作階段連結的 IP 位址」活動。
  5. 在想要結束的網頁工作階段旁邊,點選 [] (刪節號)。
  6. 按一下 [重設 Dropbox 密碼]
  7. 按一下 [結束所有網頁工作階段]。

如要在管理員主控台的活動頁面為整個團隊或特定成員取消連結應用程式,請按照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [活動]。
  4. 按一下 [新增活動],然後篩選「已為團隊連結應用程式」或「已為成員連結應用程式」的活動。
  5. 在想要取消連結的應用程式旁邊,點選 [] (刪節號)。
  6. 按一下 [取消連結應用程式]。

如要在管理員主控台的活動頁面還原檔案或資料夾,請按照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [活動]。
  4. 按一下 [新增活動],然後篩選「已刪除檔案和/或資料夾」的活動。
  5. 在想要還原的檔案或資料夾旁邊,按一下 [] (刪節號)。
  6. 按一下 [還原項目]。

請注意:若刪除資料夾,其中的檔案也都會隨之刪除。但那些被刪除的檔案名稱不會出現在活動頁面中,頁面上只會有資料夾名稱。因此若要搜尋位於已刪除資料夾中的檔案,請搜尋該資料夾的路徑名稱。例如:/Marketing/2016/03/01/Project_1.docx

如要在管理員主控台的活動頁面取消連結裝置並刪除所有檔案,請按照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [活動]。
  4. 按一下 [新增活動],然後篩選「已連結的裝置」的活動。
  5. 在想要取消連結的裝置旁邊,點選 [] (刪節號)。
  6. 按一下 [取消連結並刪除所有檔案]。

為什麼活動頁面的成員欄會顯示「Dropbox」?

極少數情況下,Dropbox 可代表您更新帳戶中的產品頁面列表。Dropbox Business 管理員如要查看這些列表,只要從管理員主控台開啟活動頁面即可瀏覽。有些管理員會看到成員欄顯示「Dropbox」,可能的原因如下:

有團隊成員刪除了巢狀共享資料夾。

若有團隊成員刪除巢狀共享資料夾,刪除者的名稱就會顯示為「Dropbox」。特定類型的管理員可以透過下列步驟查看該名團隊成員的名稱:

  1. 按一下 [建立報告]。
  2. 使用 Excel 開啟報告。
  3. 您可以在「背景資訊」欄中看到該名團隊成員的電子郵件地址。
您曾經要求 Dropbox 支援服務協助採取某項行動。
 
如果您曾聯絡 Dropbox 支援服務,我們所採取的所有行動都會顯示在您的活動頁面,並標示為由「Dropbox」執行的行動。這些行動包括邀請工作團隊最初的管理員組合。不過,Dropbox 支援團隊不會在未經授權的情況下,對您的帳戶進行任何操作。
 
Dropbox 已更新您的帳戶。
 
Dropbox 系統會定期更新您的帳戶,才能確保帳戶和新的 Dropbox 產品相容。這些更新操作都會顯示在您的活動頁面,並標示為由「Dropbox」執行的行動。這些行動可能包括重新命名或移動團隊資料夾,或更新 Dropbox Business 帳戶以配合新產品運作。除了這些行動外,Dropbox 系統不會在未經授權的情況下,對您的帳戶進行任何操作。
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