Freigabeaktivitäten des Teams nachverfolgen

Wenn Sie der Team- oder Nutzer-Admin eines Dropbox Business-Teams sind, können Sie nachverfolgen, wie bestimmte Daten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens geteilt werden.

Freigabeaktivitäten ansehen

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Freigabeaktivitäten wie auch andere Vorgänge erscheinen auf der Seite Aktivität. Wenn Sie die Freigabeaktivitäten filtern möchten, wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Freigabe aus.

Die Aktivitätenseite weist eine Zusammenfassung der letzten Aktivitäten innerhalb des Teams auf. Sie enthält jedoch nicht alle von Ihrem Team durchgeführten Aktionen. Sie können bei Bedarf einen vollständigen Aktivitätsbericht für einen bestimmten Zeitraum erstellen, indem Sie auf der Seite Aktivität die Option Vollständigen Bericht erstellen auswählen. Sie können auch die neuesten Freigabeaktivitäten für bestimmte Teammitglieder einsehen, indem Sie in der linken Seitenleiste auf Nutzer und dann in der Liste auf den Namen des jeweiligen Nutzers klicken.

Was tun, wenn eine unbekannte Person einem freigegebenen Ordner beitritt?

Wenn ein unbekannter Nutzer einem freigegebenen Ordner beitritt, ist dies für Administratoren auf dem Tab Aktivität sichtbar. Dort können sie auch überprüfen, wer ihnen die Einladung gesendet hat.

Welche Arten von Ereignissen werden aufgezeichnet?

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit freigegebenen Ordnern werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Jemand erstellt einen freigegebenen Ordner.
  • Jemand lädt einen anderen Nutzer zu einem Ordner ein.
  • Jemand tritt einem Ordner bei.
  • Jemand entfernt einen Nutzer aus einem Ordner.
  • Jemand ändert die Rolle eines anderen Nutzers eines Ordners.
  • Jemand überträgt die Eigentümerschaft eines Ordners an einen anderen Nutzer.
  • Jemand hebt die Freigabe eines Ordners auf.
  • Jemand ändert die Freigabeberechtigungen für einen Ordner.
  • Jemand ändert die allgemeinen Freigabeberechtigungen für freigegebene Ordner in der Verwaltungskonsole.
  • Jemand verschiebt einen freigegebenen Ordner von einer geschäftlichen in eine private Dropbox oder umgekehrt, besonders wenn sowohl die Einstellungen auf Ordner- als auch auf Teamebene die Freigabe außerhalb des Teams zulassen.

Die folgenden Aktionen mit freigegebenen Dateien werden aufgezeichnet:

  • Hinzugefügt
  • Heruntergeladen
  • Bearbeitet
  • Vorschau aufrufen
  • Gelöscht
  • Endgültig löschen
  • Wiederherstellen (wenn ein Löschvorgang rückgängig gemacht oder eine Datei an ihren ursprünglichen Speicherort verschoben wird)
  • Zurücksetzen (wenn eine Datei auf eine frühere Version zurückgesetzt wird)
  • Umbenannt
  • Verschieben (wenn eine Datei von einem Ordner in einen anderen verschoben wird)
  • Kopieren
  • Zurücksetzen des Kontos (die betroffenen Dateien, wenn das Konto eines Nutzers zurückgesetzt wird)

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit freigegebenen Links werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Ein Teammitglied erstellt einen Link oder gibt einen Link frei.
  • Ein teamfremder Nutzer erstellt einen Link zu einem freigegebenen Ordner eines Teammitglieds oder gibt einen Link dazu frei.
  • Ein Link wird durch eine Drittanbieter-App freigegeben oder erstellt.
  • Ein Teammitglied entfernt einen Link.
  • Ein Teammitglied ändert die Sichtbarkeit eines Links.
  • Ein Teammitglied legt ein Passwort oder eine Gültigkeitsdauer für einen Link fest.
  • Ein Administrator ändert die allgemeinen Freigabeberechtigungen für freigegebene Links in der Verwaltungskonsole.
  • Jemand öffnet oder speichert Dateien über einen von einem Teammitglied freigegebenen Link.

Die folgenden Vorgänge im Zusammenhang mit Dateianfragen werden unter „Aktivität“ aufgeführt:

  • Ein Teammitglied erstellt eine Dateianfrage.
  • Ein Teammitglied erhält eine zu einer Dateianfrage hochgeladene Datei.

Diese Paper-Freigabevorgänge werden protokolliert:

  • Ein Paper-Dokument wird innerhalb des Teams freigegeben oder die Freigabe wird wieder aufgehoben
  • Ein Paper-Dokument oder -Ordner des Teams wird außerhalb des Teams freigegeben oder die Freigabe wird wieder aufgehoben
  • Ein Teammitglied ruft ein Paper-Dokument auf
  • Ein teamfremder Nutzer ruft ein Paper-Dokument auf
  • Ein Teammitglied wird in einem Paper-Dokument erwähnt
  • Ein teamfremder Nutzer wird in einem Paper-Dokument des Teams erwähnt
  • Die Standardfreigabeeinstellungen für Paper-Dokumente werden geändert
  • Die Zugriffsberechtigung eines Nutzers eines Paper-Dokuments werden geändert
  • Ein Teammitglied oder teamfremder Nutzer beantragt Zugriff auf ein Paper-Dokument

Das Öffnen eines Links oder Hinzufügen von Dateien zu einem Dropbox-Konto wird nur in einem vollständigen Aktivitätsbericht gemeldet. Ein Vorgang wird aufgezeichnet, egal ob ein Teammitglied oder ein teamfremder Nutzer den Link öffnet oder seiner Dropbox hinzufügt.

Im Freigabeprotokoll wird nicht festgehalten, ob ein Nutzer einen freigegebenen Ordner verlässt oder wieder hinzufügt, da dieser Nutzer immer noch Zugriff auf den Ordner hat und ihn jederzeit wieder hinzufügen kann.

Freigabeaktivitäten über das Analyse-Dashboard nachverfolgen

Über das Analyse-Dashboard können Sie die Freigabeaktivitäten Ihres Teams für einen bestimmten Zeitraum ansehen. Es werden Gesamtnutzungsstatistiken, wie z. B. die Anzahl geteilter Links sowie die Anzahl aktiver freigegebener Ordner, angezeigt. Weitere Informationen zum Analyse-Dashboard

Externe Freigaben ansehen und verwalten

Team-Admins von Advanced- und Enterprise-Teams können sehen, welche Dateien, Ordner und Freigabelinks mit Personen außerhalb ihres Teams geteilt werden. Zudem können sie folgende Freigabedetails einsehen:

  • Geteilte Inhalte – Format, Größe und Pfad
  • Sicherheit – Zugriffsebene und Angaben zu Passwortschutz und Gültigkeitsdauer
  • Freigabe – Wer Inhalte wann und mit wem geteilt hat
  • Aktivität – Ob Inhalte aufgerufen oder bearbeitet wurden

Team-Admins können diese Infos einsehen, indem sie einen Bericht herunterladen oder die Seite für externe Freigaben aufrufen. Außerdem können sie den Zugriff auf diese Dateien und Ordner über eine spezielle Seite für die externe Freigabe verwalten.

Hinweis: Sowohl für die spezielle Seite als auch für den Bericht gilt: 

  • Sie umfassen nur Dateien und Ordner, die direkt freigegeben wurden. Wenn z. B. ein Ordner freigegeben ist, wird der Ordner einbezogen, aber nicht die darin enthaltenen Dateien. 
  • Sie umfassen Dateien und Ordner, für die ein Teammitglied einen Freigabelink erstellt hat.
  • Sie sind nur für Teams mit weniger als fünf Millionen externen Freigaben verfügbar.
  • Sie berücksichtigen keine Dropbox Paper-Dokumente.

Einen Bericht über externe Freigaben herunterladen

Team-Admins von Advanced- und Enterprise-Teams können auf Bericht erstellen klicken, um von der Seite für externe Freigaben und dem Analyse-Dashboard aus einen Bericht über externe Freigaben zu erstellen. Der Bericht enthält alle Daten des Teams zu externen Freigaben und kann nicht gefiltert werden.

Externe Freigaben ansehen, filtern und verwalten

Team-Admins von Advanced- und Enterprise-Teams haben Zugriff auf eine spezielle Seite für die externe Freigabe in der Verwaltungskonsole. Dort können sie extern freigegebene Dateien und Ordner einsehen, filtern und verwalten.

Hinweis: Dropbox bemüht sich, diese Seite möglichst aktuell zu halten. Der Bericht enthält stets die aktuellsten Informationen.

Um die Seite für externe Freigaben zu öffnen:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Sicherheit.
  4. Klicken Sie auf Externe Freigabe.

Team-Admins können extern freigegebene Dateien mithilfe von Details wie Dateinamen, Freigabezeitpunkt, Nutzer, der die Freigabe durchgeführt hat, und Dateiformat suchen und filtern. 

Um eine extern freigegebene Datei oder einen Ordner auf der Seite für externe Freigaben zu verwalten:

  1. Führen Sie die oben genannten Schritte aus, um die Seite für die externe Freigabe zu öffnen. 
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Datei oder des Ordners, die oder den Sie verwalten möchten.
  3. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…).
  4. Klicken Sie auf Zugriff verwalten.

Wenn sich die Datei oder der Ordner in einem Team-Ordner befindet, wird das Freigabefenster angezeigt. Wenn sich die Datei oder der Ordner nicht in einem Team-Ordner befindet, wird die Option angezeigt, mit der Sie sich als Teammitglied anmelden können. Sobald Sie das Freigabefenster für die Datei oder den Ordner geöffnet haben, können Sie den Zugriff darauf auf die gleiche Weise verwalten, wie Sie den Zugriff auf eine beliebige freigegebene Datei oder einen Ordner in Dropbox gewöhnlich verwalten.

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