Cómo administrar las opciones para compartir de tu equipo
En este artículo se describen los ajustes disponibles para ciertos tipos de administradores de Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus y Enterprise.
Si eres administrador de una cuenta de equipo de Dropbox, puedes gestionar las opciones para compartir de todo tu equipo. Para acceder a las opciones para compartir en la consola de administración:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En Contenido, haz clic en Compartir.
Nota: los cambios en estas opciones no son retroactivos.
Compartir fuera del equipo
Estas configuraciones te permiten elegir productos individuales de Dropbox para habilitar o limitar el uso compartido fuera del equipo.
Compartir archivos por correo electrónico
Esta configuración controla si los miembros del equipo pueden invitar a personas fuera del equipo para ver o editar archivos y carpetas por correo electrónico o dominios de correo electrónico completos.
Nota importante: si esta configuración está activada, cualquiera que tenga acceso podrá compartir el contenido. Asegúrate de que tu equipo comparta archivos y carpetas solo con personas de confianza. También puedes supervisar la actividad de uso compartido del equipo en la consola de administración.
- Activado (todo el mundo): los miembros del equipo pueden compartir tanto con miembros del equipo como con usuarios externos.
- Si esta configuración está desactivada, tu equipo no podrá acceder a Dropbox Replay a menos que ya hayas comprado el complemento de Replay. Si es así, seguirás viendo Replay, pero no se ajustará a la configuración global para compartir de forma externa de Dropbox.
- Activado (equipo + aprobados): los miembros del equipo solo pueden compartir con otros miembros del equipo y personas que estén en la lista de aprobados del equipo.
- Desactivado (solo equipo): los miembros del equipo solo pueden compartir con otros miembros del equipo.
Notas:
- Si decides permitir que se comparta contenido externamente, podrás ver una lista con los principales dominios de direcciones de correo electrónico a los que tu equipo envía archivos en el panel de administración. Sin embargo, esta lista no incluirá información sobre el uso compartido mediante enlaces.
- Esta configuración no afecta al acceso existente.
- Los miembros del equipo pueden gestionar los permisos para ver y comentar directamente en Dropbox Replay en la configuración para compartir de cada archivo multimedia.
- Los miembros del equipo pueden revocar permisos en Dropbox Replay inhabilitando los enlaces compartidos existentes. Obtén más información acerca de la gestión de permisos en Dropbox Replay.
Si Compartiendo externamente está establecido en Activado (equipo + aprobados), puedes añadir usuarios individuales a través de su dirección de correo electrónico o dominios de correo electrónico completos. Para añadir personas o dominios de correo electrónico válidos a la lista de aprobados:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Configuración.
- En Contenido, haz clic en Compartir.
- Haz clic en Mostrar lista de aprobados.
- Rellena los correos electrónicos o nombres de dominio que quieras añadir a la lista de excepciones.
- Haz clic en la X junto a un correo electrónico o dominio para eliminarlo.
Notas:
- Cuando se añade un dominio de nivel superior, como "ejemplo.com", también se permite a los miembros compartir con subdominios como "x.ejemplo.com" o "y.ejemplo.com".
- La lista de aprobados no se aplica a los enlaces compartidos.
Compartir enlaces a archivos
Este ajuste controla si los miembros del equipo pueden compartir enlaces con usuarios ajenos al equipo.
Nota: las políticas de restricción de enlaces solo se aplican a los miembros del equipo. Si se concede a un socio externo acceso a un archivo o carpeta, este podrá crear un enlace para compartir ese contenido con otras personas, aunque la política Compartir enlaces de forma externa de tu equipo esté establecida en Desact.
- Activado: los miembros del equipo pueden compartir enlaces con usuarios ajenos al equipo. Los miembros del equipo pueden anular el ajuste Privacidad predeterminada de los enlaces compartidos que se describe a continuación.
- Desactivado: los miembros del equipo no pueden compartir enlaces con usuarios ajenos al equipo ni crear nuevos enlaces. Asimismo, los enlaces existentes creados por miembros del equipo dejarán de funcionar para los usuarios ajenos al equipo.
Notas:
- Dropbox está cambiando a una arquitectura actualizada de enlaces compartidos en la que los enlaces se basan en el contenido en vez de en los usuarios. Esto afectará a la forma en la que se crean y comparten los enlaces. Los nuevos enlaces se pueden identificar por la presencia de un parámetro “rlkey” en la URL. Para estos enlaces, las indicaciones anteriores serán diferentes.
- Si compartes un archivo o una carpeta con colaboradores externos mediante un enlace, estos pueden compartirlo con otras partes externas con el mismo enlace. No pueden crear su propio enlace compartido, ya que cada archivo o carpeta solo puede tener un enlace de edición y un enlace de solo lectura.
Compartir enlaces de Enviar y hacer seguimiento
Esta configuración se aplica a archivos enviados mediante Enviar y hacer seguimiento. Para gestionar esta configuración:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En Contenido, haz clic en Compartir.
- En Permitir compartir fuera de tu equipo, activa Compartir enlaces de “Enviar y hacer seguimiento” para permitir que los miembros del equipo compartan enlaces de “Enviar y hacer seguimiento” fuera del equipo.
Enviar solicitudes de firma
Esta configuración se aplica a archivos enviados mediante la página Firmas. Para gestionar esta configuración:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En Contenido, haz clic en Compartir.
- En la sección Permitir compartir fuera del equipo, activa Enviar solicitudes de firma para permitir que los miembros del equipo envíen solicitudes de firma fuera del equipo.
Compartir archivos usando Transfer
Esta configuración se aplica a archivos enviados mediante Dropbox Transfer. Para gestionar esta configuración:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En Contenido, haz clic en Compartir.
- En la sección Permitir compartir fuera de tu equipo, activa Compartir archivos usando Transfer .
Compartir enlaces de Replay
Esta configuración se aplica a enlaces enviados mediante Dropbox Replay. Para gestionar esta configuración:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En Contenido, haz clic en Compartir.
- En la sección Permitir compartir fuera de tu equipo, haz clic en Administrar junto a Compartir enlaces de Replay para abrir Replay y gestionar los enlaces compartidos directamente.
Compartir enlaces de Capture
Esta configuración se aplica a enlaces enviados mediante Dropbox Capture. Para gestionar esta configuración:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En Contenido, haz clic en Compartir.
- En la sección Permitir compartir fuera de tu equipo, haz clic en Administrar junto a Compartir enlaces de Capture para abrir Capture y gestionar los enlaces compartidos directamente.
Configuración de enlaces a archivos compartidos
Esta configuración es aplicable a los archivos compartidos mediante enlaces. No es aplicable a los enlaces de actividad de firmas, Dropbox Replay, Dropbox Capture, Dropbox Transfer o “Enviar y hacer seguimiento”.
Acceso predeterminado para enlaces compartidos
Este ajuste controla las opciones de privacidad predeterminadas de los enlaces compartidos creados por miembros del equipo.
- Miembros del equipo: solo los miembros del equipo pueden acceder de forma predeterminada a los enlaces compartidos.
- Cualquiera con el enlace: cualquier persona puede acceder a los enlaces compartidos de forma predeterminada, independientemente de si forma parte del equipo o no.
- Solo personas invitadas: los miembros del equipo deben enviar una invitación a los usuarios para que puedan acceder al enlace creado.
Permisos predeterminados para enlaces compartidos
Este ajuste controla los permisos predeterminados de los enlaces compartidos creados por miembros del equipo.
- Desactivado: los miembros del equipo pueden especificar sus propios permisos predeterminados para los enlaces compartidos.
- Editar: cualquiera que tenga acceso a un archivo a través de un enlace podrá editarlo.
- Solo lectura: los usuarios que tengan acceso a un archivo a través de un enlace solo podrán visualizarlo.
Notas:
- Los miembros del equipo pueden anular los ajustes predeterminados de privacidad y permisos de los enlaces compartidos y optar por permitir que cualquiera pueda acceder a ellos.
- Para establecer una fecha de vencimiento o solicitar una contraseña, el acceso predeterminado para los enlaces compartidos debe ser Miembros del equipo o Solo personas invitadas.
Establecer una fecha de vencimiento para los nuevos enlaces compartidos fuera del equipo
Esta configuración te permite establecer una fecha de vencimiento específica para enlaces compartidos creados por los miembros del equipo. Después de la fecha seleccionada, Dropbox inhabilitará automáticamente el enlace compartido. Cualquier persona que intente acceder al enlace después de la fecha de vencimiento recibirá un mensaje de error.
Nota: puedes establecer una fecha de vencimiento para los enlaces compartidos fuera de tu equipo. Desde aquí, tienes la opción de Permitir que los miembros eliminen o modifiquen la fecha de vencimiento del enlace compartido.
Solicitar contraseña para los nuevos enlaces compartidos fuera del equipo
Esta configuración permite a los miembros del equipo establecer una contraseña de acceso al crear un enlace compartido.
- Activado: los usuarios que tengan el enlace necesitarán una contraseña para ver el contenido. El miembro del equipo que cree el enlace tendrá que compartir la contraseña con el destinatario.
- Desactivado: el destinatario no necesita una contraseña para acceder a los enlaces compartidos.
Restricciones de enlaces generales
Si eres administrador de un equipo de Dropbox, puedes gestionar el acceso mediante enlaces a las subcarpetas y carpetas compartidas de tu equipo. Habilitar restricciones de enlaces evita que los usuarios de Dropbox que no se hayan añadido a una carpeta compartida accedan a dicha carpeta a través de un enlace. Este ajuste anula la configuración de uso compartido de carpetas individuales.
- Activado: todas las carpetas compartidas tendrán habilitadas las restricciones de enlaces.
- Desactivado: las restricciones de enlaces no estarán habilitadas de forma predeterminada, pero los miembros del equipo aún podrán habilitarlas en carpetas compartidas específicas.
Nota: las restricciones de enlaces generales solo se aplican a las carpetas y subcarpetas de tu equipo. No se aplican a las carpetas compartidas propiedad de otro usuario.
Si no eres administrador, puedes crear restricciones de enlaces para carpetas personales de tu propiedad.
Para ello:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Sitúa el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono para compartir (rectángulo con una flecha hacia arriba).
- En la ventana emergente, haz clic en Configuración.
- Selecciona la pestaña Configuración de carpeta.
- Cambia Restricciones de enlaces a 'Activado'.
Carpetas compartidas con el equipo
Añadir carpetas externas
Elige si los miembros del equipo pueden añadir carpetas editables desde fuera de tu equipo de Dropbox:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- Haz clic en Compartiendo.
- En Carpetas compartidas con el equipo, cambia Añadir carpetas externas a Act.
Nota: al desactivar esta configuración, las carpetas de solo lectura de los miembros no se ven afectadas.
