Consultation de l'activité de l'équipe dans l'interface d'administration

Le tableau de bord analytique contient des informations sur la façon dont votre équipe utilise Dropbox, notamment sur les points suivants :

  • Membres actifs : le nombre de membres de l'équipe ayant effectué une action au cours des 28 derniers jours (connexion à un compte, ajout, modification, consultation ou partage de fichiers).
  • Espace : le total de l'espace de stockage utilisé par votre équipe.
  • Liens créés : le nombre de liens partagés créés par votre équipe.
  • Dossiers partagés actifs : le nombre de dossiers partagés comptant au moins deux membres et pour lesquels une activité a été enregistrée au cours des 28 derniers jours.
  • Appareils actifs : le nombre d'ordinateurs et d'appareils mobiles sur lesquels les membres de votre équipe sont connectés à Dropbox et pour lesquels une activité a été enregistrée au cours des 28 derniers jours.
  • Chiffres à surveiller : informations sur les liens créés par votre équipe au cours des 7 derniers jours.

Consultation de l'activité de l'équipe

Pour consulter l'activité de votre équipe, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Activité.
  4. Filtrez les résultats de façon à afficher l'activité qui vous intéresse. Plusieurs filtres sont disponibles : Plage de dates, Utilisateurs, Contenu ou Activités.
    • Pour filtrer par activités, cliquez sur Ajouter une activité dans le champ Activités.
    • Pour afficher les données d'activité correspondant à une période spécifique, sélectionnez des dates de début et de fin à côté de Plage de dates.
    • Pour afficher l'activité récente d'un membre de l'équipe en particulier (ou de plusieurs membres), saisissez le nom des personnes concernées dans le champ Utilisateurs.
    • Pour rechercher des fichiers, des dossiers ou des documents Paper, ajoutez un mot clé dans le champ Contenu.

Remarques sur l'activité de l'équipe :

  • Les données sur l'utilisation sont disponibles depuis janvier 2017 ou depuis le moment où votre équipe a commencé à utiliser Dropbox.
  • Il est possible qu'un message signalant un traitement en cours s'affiche si vous tentez de visualiser des dates pour lesquelles les données sont encore en cours de traitement.
  • Si votre équipe Dropbox Business est nouvelle, les graphiques sont vides, car ils ne contiennent encore aucune donnée.
  • Pour obtenir des informations plus détaillées sur l'activité de votre équipe, vous pouvez également afficher son activité de partage.

Création et exportation d'un rapport d'activité

Pour créer et exporter un rapport d'activité, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur l'onglet Activité.
  4. À l'aide des filtres, sélectionnez la période qui vous intéresse et le type de données à exporter.
  5. Cliquez sur Créer un rapport.

Le rapport sera enregistré au format CSV dans un dossier appelé Rapports Dropbox Business. Vous recevez un e-mail une fois que le rapport est prêt.

Informations figurant dans les rapports d'activité

Chaque entrée du rapport d'activité contient les informations suivantes :

  • Date et heure : date et heure exactes de réalisation d'une action.
  • Membre : membre à l'origine de l'action.
  • Activité : détails de l'événement concerné.
  • Emplacement : emplacement à partir duquel l'utilisateur a réalisé l'action et adresse IP de l'ordinateur utilisé.

En règle générale, les actions des membres de l'équipe apparaissent dans les journaux d'activité quelques heures après leur réalisation. Au pire, il peut y avoir un délai de 24 h.

Les administrateurs ont accès aux événements suivants dans le rapport d'activité de leur équipe :

  • Applications
  • Commentaires
  • Appareils
  • Domaines
  • Actions sur les fichiers (forfaits Advanced et Enterprise uniquement)
  • Demandes de fichiers
  • Groupes
  • Connexions
  • Membres
  • Paper
  • Mots de passe
  • Rapports
  • Partage
  • Authentification unique
  • Dossiers d'équipe
  • Stratégies d'équipe
  • Profil de l'équipe
  • Validation en deux étapes

Si vous êtes l'administrateur d'une équipe disposant d'un forfait Dropbox Advanced ou Enterprise, vous pouvez consulter toutes les actions effectuées par votre équipe sur les fichiers : ajout, modification, déplacement et suppression. Ces événements vous servent à analyser et résoudre des problèmes de type suppressions accidentelles de fichiers, fichiers ou dossiers égarés, audits de sécurité des informations.

Gestion de l'activité de l'équipe à partir de la page Activité

Si vous êtes administrateur, vous pouvez réaliser plusieurs actions à partir de la page Activité elle-même, y compris les suivantes.

Pour supprimer un lien partagé créé par un membre de l'équipe depuis la page Activité de l'interface d'administration :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Activité.
  4. Cliquez sur Ajouter une activité, puis utilisez l'un des filtres d'activité suivants pour trouver les liens partagés de votre équipe.
    • A créé un lien partagé
    • A ouvert le lien partagé
    • A téléchargé un fichier/dossier via le lien partagé
  5. Cliquez sur l'icône représentant trois points () à côté du lien partagé à supprimer.
  6. Cliquez sur Supprimer le lien.

Découvrez comment gérer les liens partagés pour votre équipe Dropbox Business.

Pour réinitialiser le mot de passe d'un membre de l'équipe depuis la page Activité de l'interface d'administration :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Activité.
  4. Cliquez sur Ajouter une activité, puis utilisez le filtre d'activité Échec de la connexion.
  5. Cliquez sur l'icône représentant trois points () à côté de l'utilisateur dont vous souhaitez réinitialiser le mot de passe.
  6. Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe Dropbox.

Pour terminer toutes les sessions Web pour votre équipe depuis la page Activité de l'interface d'administration :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Activité.
  4. Cliquez sur Ajouter une activité, puis utilisez le filtre d'activité A modifié l'adresse IP associée à la session Web active.
  5. Cliquez sur l'icône représentant trois points () à côté de la session Web que vous souhaitez terminer.
  6. Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe Dropbox.
  7. Cliquez sur Terminer toutes les sessions Web.

Pour dissocier une application pour votre équipe ou un membre spécifique de l'équipe depuis la page Activité de l'interface d'administration :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Activité.
  4. Cliquez sur Ajouter une activité, puis utilisez le filtre d'activité A associé une application pour une équipe ou A associé une application pour un membre.
  5. Cliquez sur l'icône représentant trois points () à côté de l'application à dissocier.
  6. Cliquez sur Dissocier l'application.

Pour restaurer un fichier ou un dossier à partir de la page Activité de l'interface d'administration :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Activité.
  4. Cliquez sur Ajouter une activité, puis utilisez le filtre d'activité A supprimé des fichiers et/ou dossiers.
  5. Cliquez sur l'icône représentant trois points () à côté du fichier ou du dossier à restaurer.
  6. Cliquez sur Restaurer l'élément.

Remarque : la suppression d'un dossier entraîne également celle de tous les fichiers qu'il contient. Cependant, les noms des fichiers individuels supprimés ne s'affichent pas sur la page Activité (qui contient uniquement le nom du dossier). Pour retrouver un fichier qui était stocké dans un dossier supprimé, recherchez le nom du chemin d'accès du dossier. Par exemple : /Marketing/2016/03/01/Projet_1.docx.

Pour dissocier un appareil et supprimer tous les fichiers à partir de la page Activité de l'interface d'administration :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Activité.
  4. Cliquez sur Ajouter une activité, puis utilisez le filtre d'activité Appareil associé.
  5. Cliquez sur l'icône représentant trois points () à côté de l'appareil que vous souhaitez dissocier.
  6. Cliquez sur Dissocier et supprimer tous les fichiers.

Pourquoi la mention “Dropbox” apparaît-elle dans la colonne Membre de ma page Activité ?

Parfois bien que rarement, Dropbox peut mettre à jour pour vous les listes de votre compte. Pour les administrateurs Dropbox Business, ces listes apparaissent sur la page Activité de l'interface d'administration. Pour certains administrateurs, la mention “Dropbox” apparaîtra parfois dans la colonne Membre. Il existe plusieurs raisons à cela :

Un membre de l'équipe a supprimé un dossier partagé imbriqué.

Lorsqu'un membre de l'équipe supprime un dossier partagé imbriqué, cette personne apparaît sous le nom de “Dropbox.” Certains types d'administrateurs peuvent afficher le nom du membre de l'équipe en procédant comme suit :

  1. Cliquez sur Créer un rapport.
  2. Ouvrez le rapport dans Excel.
  3. Vous pouvez voir l'adresse e‑mail du membre de l'équipe dans la colonne Contexte.
Vous avez demandé de l'aide à l'assistance Dropbox pour réaliser une tâche.
 
Lorsque vous contactez l'assistance Dropbox, toutes les actions que nous entreprenons s'affichent sur votre page Activité en tant que tâches attribuées à “Dropbox”. Il peut s'agir tout simplement d'inviter les premiers administrateurs de votre équipe. Sachez cependant que l'équipe d'assistance Dropbox n'effectue aucune action sur votre compte sans votre autorisation.
 
Dropbox a mis à jour votre compte.
 
Le système Dropbox met régulièrement à jour votre compte pour qu'il reste compatible avec les nouveaux produits Dropbox. Ces mises à jour s'affichent sur votre page Activité en tant que tâches attribuées à “Dropbox.” Ces actions peuvent consister à renommer ou déplacer des dossiers d'équipe, ou encore à mettre à jour votre compte Dropbox Business avec de nouveaux produits. En revanche, le système Dropbox n'effectue aucune action sur votre compte sans autorisation.
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