Le tableau de bord de l'interface d'administration contient des informations sur la façon dont votre équipe utilise Dropbox, notamment sur les points suivants :
- Membres actifs : le nombre de membres de l'équipe ayant effectué une action au cours des 28 derniers jours (connexion à un compte, ajout, modification, consultation ou partage de fichiers).
- Espace : le total de l'espace de stockage utilisé par votre équipe.
- Liens créés : le nombre de liens partagés créés par votre équipe.
- Dossiers partagés actifs : le nombre de dossiers partagés comptant au moins deux membres et pour lesquels une activité a été enregistrée au cours des 28 derniers jours.
- Appareils actifs : le nombre d'ordinateurs et d'appareils mobiles sur lesquels les membres de votre équipe sont connectés à Dropbox et pour lesquels une activité a été enregistrée au cours des 28 derniers jours.
Consultation de l'activité de l'équipe
Pour consulter l'activité de votre équipe, procédez comme suit :
- Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
- Cliquez sur Interface d'administration.
- Cliquez sur Activité.
- Filtrez les résultats de façon à afficher l'activité qui vous intéresse. Plusieurs filtres sont disponibles : Plage de dates, Utilisateurs, Contenu ou Activités.
- Pour filtrer par activités, cliquez sur Ajouter une activité dans le champ Activités.
- Pour afficher les données d'activité correspondant à une période spécifique, sélectionnez des dates de début et de fin à côté de Plage de dates.
- Pour afficher l'activité récente d'un membre de l'équipe en particulier (ou de plusieurs membres), saisissez le nom des personnes concernées dans le champ Utilisateurs.
- Pour rechercher des fichiers, des dossiers, des documents Paper ou des showcases, ajoutez un mot clé dans le champ Contenu.
Remarques sur l'activité de l'équipe :
- Les données sur l'utilisation sont disponibles depuis août 2014 ou depuis le moment où votre équipe a commencé à utiliser Dropbox.
- Il est possible qu'un message signalant un traitement en cours s'affiche si vous tentez de visualiser des dates pour lesquelles les données sont encore en cours de traitement.
- Si votre équipe Dropbox Business est nouvelle, les graphiques sont vides, car ils ne contiennent encore aucune donnée.
- Pour obtenir des informations plus détaillées sur l'activité de votre équipe, vous pouvez également afficher son activité de partage.
Création et exportation d'un rapport d'activité
Pour créer et exporter un rapport d'activité, procédez comme suit :
- Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
- Cliquez sur Interface d'administration.
- Cliquez sur l'onglet Activité.
- À l'aide des filtres, sélectionnez la période qui vous intéresse et le type de données à exporter.
- Cliquez sur Créer un rapport.
Le rapport sera enregistré au format CSV dans un dossier appelé Rapports Dropbox Business. Vous recevez un e-mail une fois que le rapport est prêt.
Informations figurant dans les rapports d'activité
Chaque entrée du rapport d'activité contient les informations suivantes :
- Date et heure : date et heure exactes de réalisation d'une action.
- Membre : membre à l'origine de l'action.
- Activité : détails de l'événement concerné.
- Emplacement : emplacement à partir duquel l'utilisateur a réalisé l'action et adresse IP de l'ordinateur utilisé.
En règle générale, les actions des membres de l'équipe apparaissent dans les journaux d'activité quelques heures après leur réalisation. Au pire, il peut y avoir un délai de 24 h.
Les administrateurs ont accès aux événements suivants dans le rapport d'activité de leur équipe :
- Applications
- Commentaires
- Appareils
- Domaines
- Actions sur les fichiers (forfaits Advanced et Enterprise uniquement)
- Demandes de fichiers
- Groupes
- Connexions
- Membres
- Paper
- Mots de passe
- Rapports
- Partage
- Authentification unique
- Dossiers d'équipe
- Stratégies d'équipe
- Profil de l'équipe
- Validation en deux étapes
Si vous êtes administrateur d'une équipe disposant d'un forfait Dropbox Business Advanced ou Enterprise, vous pouvez consulter toutes les actions de votre équipe en lien avec les fichiers. Les activités au niveau fichier incluent les opérations d'ajout, de modification, de déplacement et de suppression. Vous pouvez utiliser ces événements pour analyser et résoudre des problèmes (suppressions accidentelles de fichiers, fichiers ou dossiers mal placés, audits de sécurité des informations, etc.).
Gestion de l'activité de l'équipe à partir de la page Activité
Si vous êtes administrateur d'une équipe, vous pouvez réaliser plusieurs actions à partir de la page Activité elle-même, y compris les suivantes :
