Pusatkan file perusahaan dengan folder tim

Beberapa tim memiliki akses ke struktur folder tim baru. Jika Anda melihat ikon folder ungu dengan satu orang di sana di dropbox.com, Anda memiliki akses ke ruang tim baru. Ketahui lebih lanjut tentang ruang tim.

Jika Anda tidak memiliki folder ungu, tim Anda memiliki folder tim standard. Terus baca untuk mengetahui lebih lanjut.

Folder tim adalah cara untuk membangun struktur data perusahaan inti Anda di Dropbox. Folder tim dibuat oleh admin, dan merupakan tempat milik perusahaan untuk berbagi file dengan anggota tim dan kontributor luar yang mengerjakan proyek yang sama.

Dalam artikel ini Anda akan belajar cara:

  • Membuat folder tim
  • Mengelola pengaturan sinkronisasi folder tim
  • Menetapkan izin akses untuk pengguna tertentu

Folder tim pertama kali dibagikan dengan grup Dropbox, yang berisi anggota yang melakukan fungsi serupa (misalnya grup keuangan). Kemudian, admin yang membuat folder tim menetapkan tingkat akses yang benar (lihat atau edit) untuk setiap grup.

Setiap subfolder yang dibuat dalam folder tim akan secara otomatis dibagikan dengan grup-grup ini. Subfolder juga dapat dibagikan dengan anggota tim individu dan orang-orang di luar tim. Seperti grup, admin dapat mengatur tampilan atau mengedit izin masing-masing anggota dalam subfolder.

Jika Anda melihat tab Konten alih-alih tab Folder tim, tim Anda memiliki struktur baru folder tim. Anda bisa mengelola ruang tim ini di pengelola konten.

Ikuti langkah-langkah ini untuk memulai dengan grup:

  1. Masuk ke dropbox.com menggunakan info masuk akun admin Anda.
  2. Klik Konsol Admin.
  3. Klik  Folder tim.
  4. Klik Buat folder tim.
  5. Beri nama folder tim Anda.
  6. Tambahkan sebuah (atau beberapa) grup yang membutuhkan akses ke folder tim, dan putuskan apakah grup tersebut akan memiliki akses melihat atau mengedit.
    • Anda dapat membuka halaman grup untuk membuat grup.
    • Semua anggota grup memiliki akses ke folder tim dan semua kontennya.
    • Ingat, folder tim harus dibagi dengan grup Dropbox, bukan individu. Selanjutnya, kita akan membahas berbagi subfolder pada folder tim dengan individu yang ada di dalam atau di luar perusahaan.
  7. Untuk membuat subfolder (folder yang ada di dalam Folder tim), klik untuk masuk ke folder tim.
  8. Klik kanan dan pilih Folder baru.
  9. Beri nama subfolder.
  10. Setelah subfolder dibuat, arahkan kursor ke subfolder dan klik Kelola akses.
    • Anda dapat berbagi subfolder dengan individu atau grup lain, dan Anda dapat mengubah izinnya untuk Bisa mengedit atau Bisa melihat.
  11. Verifikasi bahwa izin akses sudah benar.
  12. Untuk memusatkan data perusahaan Anda, dorong anggota tim untuk memindahkan folder bersama yang mereka miliki ke dalam folder tim.
    • Setiap pemilik folder bersama dapat memindahkan folder bersama yang mereka miliki ke folder tim. Dengan langkah ini, pemilik folder bersama mentransfer kepemilikan file dari diri mereka sendiri ke perusahaan.

Contoh folder tim

Untuk membuat contoh folder tim lebih konkret, kami akan menjelaskan bagaimana perusahaan hipotetis mungkin menggunakannya. Bayangkan seorang manajer tim pemasaran bertugas merencanakan acara sepanjang tahun. Setiap acara membutuhkan orang dan tim yang berbeda untuk terlibat. Namun, mereka masih ingin semua file terkait acara diatur di satu tempat. Folder tim adalah yang mereka butuhkan.

Dalam contoh kami, mereka akan membuat folder tim yang disebut "Tim Acara" dan membagikannya hanya dengan grup Tim Acara.

Perusahaan sedang merencanakan acara penjualan, sehingga manajer pemasaran membuat subfolder yang disebut "Acara Penjualan Q3" di dalam folder tim "Tim Acara". Mereka berbagi subfolder "Acara Penjualan Q3" dengan grup Tim Penjualan. Grup Tim Penjualan hanya dapat melihat subfolder "Acara Penjualan Q3", dan tidak ada konten lain di folder tim "Tim Acara". Lihat ilustrasi berikut:

Akhirnya, manajer tim pemasaran meninjau tim mana yang memiliki akses ke file mana dalam folder tim "Tim Acara". Dalam ilustrasi berikut, subfolder "Acara Penjualan Q3" secara otomatis dibagikan dengan grup Tim Acara. Mengapa? Karena grup Acara Tim adalah anggota folder tim tempat folder "Acara Penjualan Q3" berada. Grup Tim Acara mewarisi akses ke "Acara Penjualan Q3." Grup Tim Penjualan juga memiliki akses hanya lihat ke "Acara Penjualan Q3."

Sejauh apa artikel ini bisa membantu Anda?

Kami mohon maaf atas masalah tersebut.
Beri tahu kami apa yang perlu kami perbaiki:

Terima kasih atas umpan balik Anda!
Beri tahu kami bagaimana artikel ini bermanfaat:

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Cara lain untuk mendapatkan bantuan