Cara memulai penggunaan ruang tim

Apa yang dimaksud dengan ruang tim?

Semua orang di akun tim Dropbox Anda dapat mengakses ruang tim. Ruang ini berisi folder pribadi dan folder tim, semuanya diatur dalam struktur bersama yang sama untuk setiap anggota tim. Hal ini memudahkan Anda untuk mengorganisasi konten dalam satu tempat yang dapat diakses dan dikolaborasikan oleh seluruh tim.

Apa yang dimaksud dengan tingkat atas?

Tingkat atas adalah tempat terdapatnya sekumpulan folder pertama yang berisi semua subfolder.

Di dropbox.com, Anda dapat melihat folder tingkat atas di bagian Semua file akun Anda. Untuk anggota tim, ini mencakup folder tim dan folder pribadi.

Admin mengontrol siapa yang dapat mengedit folder tim di tingkat atas. Jika anggota tim memiliki akses edit, mereka dapat mengonversi folder bersama dari ruang pribadi mereka menjadi folder tim. 

Ketahui cara membuat folder tim di tingkat atas.

Apa perbedaan antara folder tim dan folder pribadi?

Tersedia dua jenis folder yang berbeda:

Folder tim

• Setiap orang dapat membuat folder tim secara default, tetapi admin dapat mengelola izin tersebut.
• Folder tim dapat dibagikan ke seluruh tim, grup tertentu, atau individu. 
• Di dalam folder tim, tiap file atau subfolder dapat dibagikan kepada orang yang berbeda. 
• Admin dapat memilih mengizinkan orang lain untuk melihat atau mengedit file di folder tim atau memblokir seluruh aksesnya. 
• Anggota tim dapat membuat subfolder di dalam folder tim jika memiliki izin edit.

Folder pribadi

• Folder pribadi merupakan ruang milik Anda dan bersifat pribadi bagi Anda. Namun, jika menginginkannya, Anda dapat memilih untuk membagikan file di dalam folder pribadi kepada anggota tim lainnya.

Contoh folder pribadi dan tim

Nama Anda adalah Juni Setiawan dan Anda bekerja di bagian desain di sebuah organisasi bernama Hanford Inc. Anda baru saja bergabung dengan akun Dropbox tim Anda.

Di akun Dropbox, Anda melihat beberapa folder: 

• “Juni Setiawan” — Ini adalah folder pribadi Anda. Hanya Anda yang dapat mengakses konten di dalam folder pribadi, kecuali jika Anda memilih untuk membagikannya.
• ”Desain” — Folder ini berisi file dan folder untuk berbagai proyek desain. Anda dapat mengakses dan melihat semua file di dalam folder ini. Folder ini adalah folder tim yang dapat Anda akses. Jika Anda tidak memiliki akses ke salah satu folder tim, Anda tidak akan dapat melihat folder tersebut.
• “Pemasaran” — Ini adalah subfolder di dalam folder “Desain” dan memiliki folder biru dengan garis diagonal di dalam lingkaran di atasnya. Ketika mencoba membuka folder “Pemasaran”, Anda akan melihat pesan kesalahan berbunyi: Tidak ada akses ke folder “Pemasaran”. Ini berarti Anda tidak memiliki akses ke subfolder ini.

Siapa yang dapat mengakses folder tim?

Tidak semua anggota tim memiliki akses ke semua konten secara default. Admin dapat memberikan anggota tim izin yang berbeda ke folder tim atau menghapus akses anggota tim ke folder tim:

• Bisa mengedit: Anda bisa melihat, mengedit, dan mengelola akses ke konten folder ini.
• Dapat melihat: Anda dapat melihat konten folder ini.
• Tidak ada akses: Anda tidak dapat melihat konten folder ini.

Secara default, setiap pemilik izin edit atas suatu folder juga akan memiliki izin edit atas semua subfolder yang berada di dalam folder tersebut. Misalnya, jika Anda dapat mengedit folder “Desain”, berarti seluruh subfolder di dalam folder “Desain” tersebut juga dapat Anda edit, kecuali jika ada subfolder yang dibatasi aksesnya.

Anda juga dapat membagikan folder dengan memilih izin mengedit atau melihat, klik Salin Tautan, lalu tempel dan bagikan tautan di tempat yang diinginkan.

Anggota tim Anda yang menerima tautan mengedit dapat menambahkan folder ini ke akun Dropbox mereka dan berkolaborasi pada konten. Jika tautan mengedit dikirim ke seseorang yang bukan anggota tim, orang tersebut perlu meminta dan menerima izin agar dapat menambahkan folder ini ke akun Dropbox miliknya dan berkolaborasi pada konten.

Ketahui cara mengelola ruang tim untuk tim Anda.

Membagikan file dan folder kepada tim

Jika file atau folder berada di dalam folder pribadi

Jika Anda adalah pemilik suatu file atau folder, Anda dapat membagikannya dari folder pribadi kepada grup atau perorangan di tim. Jika Anda membagikan suatu file atau folder yang berada di dalam folder pribadi Anda, hanya file atau folder yang dipilih yang akan dibagikan. Semua konten lain di dalam folder pribadi Anda tidak akan dibagikan, kecuali Anda memilih untuk membagikannya.

Anda bisa:

• Membagikan file atau folder melalui email.  
  • Catatan: Siapa pun yang menerima pembagian folder akan menerima undangan ke folder. Undangan ini menunjukkan lokasi penambahan folder: ke folder pribadi atau folder tim mereka.
• Mengirim tautan untuk melihat atau mengedit file atau folder.
• Memindahkan file atau folder dari folder pribadi Anda ke folder tim.  Ini berarti file atau folder akan dapat diakses oleh semua orang yang dapat mengakses folder tujuan pemindahan tersebut.

Jika file atau folder berada di dalam folder tim 

Anda dapat: 

• Membagikan file atau folder melalui email.  
• Mengirim tautan untuk melihat atau mengedit file atau folder.
• Bagikan folder tim melalui email atau tautan.

Cara menyalin atau memindahkan folder tim

Untuk menyalin atau memindahkan file atau folder yang berada di dalam folder tim dan menempelkannya di folder pribadi Anda:

1. Masuk ke dropbox.com.
2. Buka file atau folder yang ingin Anda salin.
3. Arahkan kursor ke atas folder dan klik ☑ (opsi lainnya).
4. Klik Salin atau Pindahkan.
5. Pilih folder dan klik Salin/Pindahkan.