Cara mengatur dan berbagi konten di ruang tim Anda
Dengan meningkatkan ke Dropbox business, tim Anda kini berbagi ruang tim. Setiap anggota di tim Anda dapat mengakses ruang tim ini dan semua orang akan melihat struktur folder yang sama. Dalam ruang tim, Anda memiliki dua jenis folder berbeda:
Folder tim: Di dalam folder tim, tiap-tiap file atau folder dapat dibagikan dengan banyak orang. Anda bisa memilih untuk mengizinkan orang lain untuk melihat atau mengedit file di folder tim, mengeditnya—atau memblokir aksesnya.
Folder anggota tim: Folder ini adalah ruang pribadi Anda dan tidak akan dibagikan kepada anggota tim lainnya secara default. Namun, jika menginginkannya, Anda dapat memilih untuk membagikan file dalam folder anggota tim Anda kepada anggota tim lainnya.
Bagian dalam artikel ini:
Berbagi dalam folder anggota tim
Anda bisa berbagi file dan folder dalam folder anggota tim dengan folder bersama dan tautan bersama. Anda yang menentukan siapa yang bisa mengakses konten ini.
Jika Anda diundang ke folder yang bukan dalam ruang tim Anda bisa Tambahkan folder ini ke folder anggota tim Anda. Saat Anda menerima undangan folder, undangan ini akan menunjukkan di mana Anda akan menambahkan folder ini: di folder anggota tim atau di folder tim. Menambahkan folder memungkinkan Anda mengakses kontennya di akun Dropbox Anda.
Catatan: Jika Anda berbagi file atau folder di folder anggota tim, hanya file atau folder yang Anda pilih yang akan dibagikan. Tidak ada yang lain di folder anggota tim yang dibagikan kecuali Anda memilih untuk membagikannya.
Bergabung ke tim dengan akun Dropbox yang ada.
Jika Anda bergabung dengan tim Dropbox Business Anda dengan akun Dropbox yang ada, folder anggota tim Anda berisi semua file yang ada. Anda bisa memindahkan konten yang seharusnya dibagikan dengan tim ke ruang tim.
Ruang tim
Ruang tim dapat diakses oleh semua orang di tim Anda. Tampilan dan struktur ruang tim ini akan sama bagi semua anggota tim.
Contoh ruang tim
Nama Anda adalah Juni Setiawan dan Anda bekerja di bagian desain di sebuah organisasi bernama Hanford Inc. Anda baru saja bergabung dengan tim Dropbox Business.
Di akun Dropbox Anda, akan terlihat ruang tim bernama Hanford Inc. Saat Anda mengeklik ruang ini, beberapa folder akan ditampilkan:
Janey Smith: Ini adalah folder anggota tim Anda.
Desain: Folder ini berisi file dan folder untuk proyek desain. Anda dapat mengakses dan melihat semua file di dalam folder ini.
Pemasaran: Terdapat tanda minus abu-abu pada ikon folder Pemasaran. Ketika mencoba membuka folder Pemasaran, Anda akan melihat pesan kesalahan: Tidak ada akses ke folder "Pemasaran".
Berbagi di ruang tim
Ruang tim dapat diakses keseluruhan tim, tetapi tidak berarti semua anggota tim memiliki akses ke semua konten. Anda bisa mendapatkan izin yang berbeda ke folder:
Dapat mengedit: Anda dapat melihat, mengedit, dan mengelola akses ke isi folder ini
Dapat melihat: Anda dapat melihat konten folder ini
Tidak ada akses: Anda tidak dapat melihat konten folder ini
Secara default, setiap pemilik izin edit atas suatu folder juga akan memiliki izin edit atas semua folder yang berada di dalam folder tersebut. Misalnya, jika Anda dapat mengedit folder “Desain”, berarti seluruh folder di dalam folder “Desain” tersebut juga dapat Anda edit, kecuali jika ada folder yang dibatasi aksesnya.
Catatan: Saat Anda mengubah suatu folder bersama di dalam ruang tim, perubahan tersebut akan diterapkan juga untuk semua anggota tim.
Mengubah akses ke folder di ruang tim
Jika Anda dapat mengedit folder, Anda dapat mengubah siapa yang dapat mengakses folder itu.
Navigasikan ke folder yang ingin Anda kelola aksesnya.
Arahkan kursor ke nama folder dan klik ikon berbagi (persegi panjang dengan panah ke atas).
Untuk menambahkan pengguna atau grup, masukkan nama atau alamat email mereka di kotak teks. Setelah menambahkan anggota dan memilih aksesnya, klik Bagikan folder.
Untuk menghapus pengguna atau grup, klik [x] orang memiliki akses, klik menu tarik turun di samping nama mereka, lalu pilih Hapus.
Dari jendela ini, Anda bisa melihat siapa yang dapat mengakses folder dan jenis izin yang dimilikinya. Di samping anggota tim atau grup, terdapat tulisan Bisa mengedit atau Bisa melihat.
Misalnya tim desain bisa memiliki folder "Desain" di ruang tim yang hanya bisa diakses grup desain. Kemudian Tim Desain bisa mengundang pengguna tertentu pada folder di folder "Desain" mereka.
Kesalahan tidak ada akses ke folder
Folder yang tidak Anda miliki aksesnya tampil dengan tanda minus abu-abu pada ikon foldernya. Jika Anda mencoba membuka salah satu folder ini, Anda melihat kesalahan: Tidak ada akses ke folder "Nama folder."
Cara memindahkan file dan folder ke ruang tim Anggota dan admin tim dapat memindahkan folder bersama ke ruang tim selama persyaratan berikut dipenuhi:
1) Pengguna memiliki akses edit ke folder yang mereka coba pindahkan. Untuk memeriksanya, ikuti langkah-langkah ini:
Klik Kelola di sebelah kanan folder.
Klik [x] orang memiliki akses.
Lihat Dapat mengedit di sebelah kanan pengguna atau grup individu.
2) Pengaturan Kelola akses diatur ke Anggota folder. Untuk memeriksanya, ikuti langkah-langkah ini:
Klik Kelola di sebelah kanan folder.
Klik ikon roda gigi.
Lihat Anggota folder dari menu tarik turun di sebelah Kelola akses.
3) Folder ini dimiliki oleh seseorang di tim yang sama dengan pengguna yang memindahkannya ke ruang tim.
Catatan: Jika tidak memiliki akses edit ke folder induk, Anda tidak akan dapat memindahkan folder Anda ke folder tersebut.
Cara memindahkan file dan folder dari ruang tim
Anggota dan admin tim dapat memindahkan folder bersama dari ruang tim selama persyaratan berikut dipenuhi:
Folder tidak berisi folder bersama di dalamnya
Folder dan folder di dalamnya tidak ditetapkan sebagai Khusus undangan
Anggota tim atau admin memiliki akses edit ke folder induk
Anggota tim atau admin memiliki akses edit ke folder
Pengaturan Kelola keanggotaan pada folder diatur ke Siapa saja di akun Dropbox Business Anda dengan izin edit
Pengaturan berbagi eksternal diatur ke Siapa saja
Catatan: Jika tidak memiliki akses edit ke folder induk, Anda tidak akan dapat memindahkan folder Anda ke folder tersebut.
Menyalin folder di ruang tim
Menyalin folder dalam ruang tim akan menyalin isi folder tetapi tidak izin folder tersebut. Jika Anda menempelkan folder ke bagian ruang tim tempat Anda bisa mengedit, folder tersebut akan memiliki izin yang sama dengan izin folder di lokasi baru.
Misalnya: tim merek kecil bisa mengakses folder "Desain logo baru". Anda menyalin folder "Desain logo baru" dan menempelkannya ke folder "Pemasaran" yang dapat diakses seluruh tim. Semua orang dalam tim Anda kini bisa mengakses folder "Desain logo baru" dalam folder "Pemasaran.
Apa arti ikon di file saya?
Ikon pada folder di akun Dropbox Anda memberi tahu Anda jenis folder yang Anda gunakan.
Folder dengan ikon bangunan telah dibagikan dengan semua atau sebagian tim Dropbox Business Anda. Ini bagian dari ruang tim. Juga dapat dibagikan kepada mereka di luar tim Anda.
Folder dengan ikon orang merupakan folder anggota tim Anda. Folder anggota tim hanya terlihat oleh Anda. Isi folder anggota tim dapat dibagikan.
Folder biru dengan ikon tanda minus merupakan folder dibatasi untuk anggota tertentu pada tim Dropbox Business Anda. Jika Anda melihat ikon ini, Anda tidak memiliki akses ke folder.
Folder biru tanpa ikon digunakan untuk semua folder yang berada di dalam folder anggota tim Anda yang tidak dibagikan.
Catatan: Tampilan ikon-ikon folder ini berbeda-beda tergantung di mana Anda melihatnya. Ikon-ikon ini berasal dari dropbox.com.
Ikon-ikon folder saya tidak sama dengan ikon-ikon ini
Bila Anda mengakses ruang tim sebelum 9 April 2018, Anda mungkin masih memiliki beberapa ikon lama. Jika folder Anda tidak sama dengan ikon-ikon yang dijelaskan dalam artikel ini, kemungkinan folder tersebut belum diperbarui.
Anda bisa memperbarui ikon-ikon baru dengan menyinkronkan folder Dropbox Anda. Untuk menyinkronkan kembali folder, batalkan sinkronisasi folder di aplikasi desktop menggunakan sinkronisasi selektif, kemudian sinkronkan kembali.
Mengatur ruang tim
Admin bisa memilih apakah folder tingkat atas pada ruang tim dapat diedit oleh semua anggota atau hanya oleh admin. Folder tingkat atas adalah berbagai folder yang pertama kali terlihat di bagian File pada akun Anda di dropbox.com.
Untuk mengubah pengaturan ini:
Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
Klik Konsol Admin.
Klik Pengaturan.
Pada Konten, klik pengeditan Tingkat atas.
Klik ikon tarik-turun dan pilih pengaturan yang tepat buat tim Anda:
Semua: Semua anggota tim dapat mengedit tingkat atas ruang tim.
Hanya admin: Hanya admin dapat mengedit tingkat atas ruang tim. Anggota tim tidak dapat menambahkan file atau folder ke tingkat ruang ini.
Klik Save.
Jika Anda memilih Hanya admin, Anda bisa menggunakan tab Konten untuk menambahkan, menghapus, mengganti nama, atau memindahkan konten di tingkat atas ruang tim ini.
Jika Anda memilih Semua, Anda bisa menggunakan tab konten, dropbox.com, atau aplikasi desktop untuk mengedit level atas ruang tim ini.
Pengelola konten
Di pengelola konten, Anda bisa mengatur struktur folder di ruang tim. Dari pengelola konten, admin tim juga dapat mengelola keanggotaan dari semua konten yang dibagikan.
