团队空间与成员文件夹:概览

本文讨论的是一项仅供某些 Dropbox Business 团队使用的功能。

全新的 Dropbox Business 为您的团队提供了共享的团队空间。您团队中的每个人都可以访问团队空间,且每个人都会看到相同的文件夹结构。在团队空间里,您拥有两种不同的文件夹:

团队文件夹:在团队文件夹中,每个文件或文件夹都可以共享给不同的人。您可以选择允许其他人查看或编辑团队文件夹中的文件,也可以完全阻止访问。

团队成员文件夹:团队成员文件夹是属于您的空间,您可以自行选择是否共享团队成员文件夹中的文件和文件夹。

了解如何设置团队的文件夹结构

本文内容:

团队成员文件夹是紫色的,以您的名字命名。

在团队成员文件夹中共享

您可以使用共享文件夹共享链接共享团队成员文件夹中的文件和文件夹。您可以决定允许哪些人访问这些内容。

如果您获邀加入一个不在团队空间内的文件夹,您可以将此文件夹添加至自己的团队成员文件夹。当您收到文件夹邀请时,邀请会显示您可以将文件夹添加到什么地方:您的团队成员文件夹中或团队文件夹中。添加文件夹后,您就可以在自己的 Dropbox 帐户内访问文件夹的内容。

注意:如果您共享团队成员文件夹中的文件或文件夹,系统只会共享您选择的文件或文件夹。除非您选择共享,否则团队成员文件夹中的其他内容全都不会共享给其他人。

使用现有的 Dropbox 帐户加入团队

如果您是使用现有的 Dropbox 帐户加入 Dropbox Business 团队,您的团队成员文件夹将包含您现有的所有文件。您可以将要与团队共享的内容都放入团队空间。

团队空间

团队空间是由您团队中的所有人共享的。所有团队成员看到的团队空间和结构都相同。

在团队空间中共享

整个团队都可以访问团队空间,但这并不意味着所有团队成员都能访问其中的所有内容。您可能拥有不同的文件夹权限:

  • 可以编辑:您可以查看、编辑此文件夹的内容,也能管理这些内容的访问权限
  • 可以查看:您可以查看此文件夹的内容
  • 无访问权限:您无法查看此文件夹的内容

默认情况下,对文件夹拥有编辑权限的任何人都有权编辑该文件夹中的所有文件夹。例如,如果您可以编辑“设计”文件夹,则也可以编辑“设计”中的任何文件夹,除非其中某个文件夹的访问权限受到限制。

管理哪些人可以查看或编辑您的文件。

更改团队空间中文件夹的访问权限

如果您可以编辑某个文件夹,就可以更改有权访问该文件夹的人员。

  1. 登录 dropbox.com
  2. 单击“文件”。
  3. 导航至您想要管理其访问权限的文件夹。
  4. 将鼠标悬停在文件夹上,然后选择共享
    • 您可以在文本框中输入名称或电子邮件地址,添加您要与之共享的用户或群组。添加成员并选择访问权限后,单击共享
    • 您可以移除特定的用户或群组,只要单击用户或群组名称旁边的移除即可。

共享窗口中,您可以看到谁可以访问该文件夹以及他们拥有哪些权限。在团队成员或群组旁边,您会看到可以编辑可以查看字样。

例如,设计团队可以在团队空间里创建只允许设计群组访问的“设计”文件夹。然后,设计团队可以邀请特定的用户加入“设计”文件夹中的文件夹。

无法访问文件夹的错误

您无权访问的文件夹上会显示灰色的减号。如果您尝试打开这些文件夹,将会看到如下错误消息:无法访问“文件夹名称”文件夹

如果您无权访问文件夹,就会看到这条错误消息。

如何将文件和文件夹移至团队空间中
只要满足以下条件,团队成员和管理员便可将共享文件移至团队空间中:

1) 用户对其尝试移动的文件夹拥有编辑权限。要检查用户是否有此权限,请执行以下步骤:

  1. 单击文件夹右侧的管理
  2. 看到个人用户或群组右侧有可以编辑

2) 管理访问权限设置设为文件夹成员。要检查是否为此设置,请执行以下步骤:

  1. 单击文件夹右侧的管理
  2. 单击文件夹设置
  3. 管理访问权限旁边的下拉列表中看到文件夹成员

3) 文件夹的所有者与将文件夹移入团队空间的用户在同一团队内。

注意:当您要将文件夹移入目标文件夹时,如果您没有对上级目标文件夹的编辑权限,则无法移入。

如何将文件和文件夹移出团队空间

只要满足以下条件,团队成员和管理员便可将共享文件夹移出团队空间:

  • 该文件夹中不包含嵌套的共享文件夹
  • 该文件夹和其中的子文件夹未设置为仅限受邀者访问
  • 团队成员或管理员拥有上级文件夹的编辑权限
  • 团队成员或管理员拥有该文件夹的编辑权限
  • 文件夹的管理成员资格设置为 Dropbox Business 帐户中具有编辑权限的任何人
  • 外部共享设置已设为任何人

注意:当您要将文件夹移入目标文件夹时,如果您没有对上级目标文件夹的编辑权限,则无法移入。

复制团队空间里的文件夹

如果复制团队空间里的文件夹,就会复制文件夹里的内容,但不会复制该文件夹的权限设置。如果您将文件夹粘贴到团队空间里您可以编辑的地方,文件夹的权限设置将与新位置一致。

示例:某小型品牌团队可以访问“新徽标设计”文件夹。您将“新徽标设计”文件夹复制并粘贴到整个团队都可以访问的“营销”文件夹中。如此一来,您团队中的所有人都将可以访问“营销”文件夹里的“新徽标设计”副本。

文件夹上的图标是什么意思?

Dropbox 帐户中文件夹上的图标可让您了解您正在使用的文件夹类型。

显示有建筑物图标的蓝色文件夹

 

显示有建筑物图标的文件夹表示已共享给您 Dropbox Business 团队中的全部或部分成员。此类文件夹是团队空间的一部分,也可以共享给团队外部的人员。

显示有单人图标的紫色文件夹

 

显示有单人图标的紫色文件夹是您的团队成员文件夹。只有您可以查看您的团队成员文件夹。团队成员文件夹中的内容可以共享给其他人。

蓝色文件夹

 

没有显示任何图标的蓝色文件夹是您团队成员文件夹中未共享的文件夹。

注意:这些文件夹图标的外观取决于您查看时所处的位置。这些是在 dropbox.com 上显示的图标。

我的文件夹图标与这些图标都不一样

如果您在 2018 年 4 月 9 日之前就拥有团队空间的访问权限,可能还是会看到一些旧版图标。如果文件夹上的图标与上文所述的图标不同,可能是因为图标尚未更新。

您可以重新同步 Dropbox 文件夹以使用新图标。要重新同步文件夹,请在桌面应用上使用选择性同步功能取消同步文件夹,然后重新共享。

团队成员文件夹

您的团队成员文件夹是属于您的空间。如何共享这个空间里的文件和文件夹由您说了算。

团队成员文件夹以您的姓名命名,且无法重命名:如果您叫石晓妮,则此文件夹就命名为“石晓妮”。

虽然您的团队成员文件夹是属于您的空间,但团队管理员可以通过管理员控制台或以您的身份登录帐户来访问您的文件夹。

团队空间示例

您叫石晓妮,是某公司的设计部门员工。您刚加入 Dropbox Business 团队。

在您的 Dropbox 帐户中,您会看到一个名为某公司的团队空间。单击此团队空间,您会看到多个文件夹:

  • 石佳妮:这是您的团队成员文件夹。
  • 设计:此文件夹中包含各设计项目的文件和文件夹。您可以访问和查看此文件夹中的所有文件。
  • 营销营销文件夹图标上有一个灰色的减号。如果您尝试打开营销文件夹,将会看到如下错误信息:无法访问“营销”文件夹。

管理团队空间

管理员可以选择是允许所有成员还是只允许管理员编辑团队空间的顶层文件夹。顶层文件夹是指您在 dropbox.com 上进入帐户中的文件版块时看到的第一组文件夹。

要更改此设置,请执行以下操作:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击设置
  4. 内容下,单击顶层编辑
  5. 单击下拉菜单并为团队选择合适的设置:
    • 所有人:所有团队成员都将可以编辑团队空间的顶层文件夹。
    • 仅限管理员:只有管理员可以编辑团队空间的顶层文件夹。团队成员无法向此空间层添加文件或文件夹。
  6. 单击保存

如果您选择仅限管理员,将可通过内容选项卡在团队空间顶层添加、删除、重命名或移动内容。

如果您选择所有人,将可通过内容选项卡、dropbox.com 或桌面应用编辑团队空间顶层。

内容管理器

在内容管理器内,您可以整理团队空间的文件夹结构。通过内容管理器,团队管理员还可以管理任何共享内容的成员。

在团队共享空间里创建顶层文件夹:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击内容
  4. 单击新文件夹
  5. 选择是希望团队中的每个人都可以访问此文件夹,还是只允许特定成员访问。
  6. 选择是向成员提供可以编辑还是可以查看团队文件夹内容的权限。

管理文件夹访问权限:

  1. 使用您的管理员帐户登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击内容
  4. 单击您感兴趣的文件夹旁边的管理
  5. 在弹出的窗口中,找到您要编辑的群组或个人。
  6. 单击下拉菜单并选择可以编辑可以查看移除

团队成员文件夹

您可以使用以用户身份登录功能或在成员下的内容选项卡中访问团队成员文件夹。

如需团队空间与成员文件夹方面的帮助,或者想要取消您的 Dropbox Business 套餐或试用,请联系 Dropbox 支持团队
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