如何管理工作團隊的共享設定
本文介紹的設定開放 Dropbox Standard、Advanced、Business、Business Plus 和 Enterprise 的特定類型管理員使用。
如果您是 Dropbox 團隊帳戶的管理員，可以控管整個工作團隊的共享設定。在管理員主控台存取共享設定的方法如下：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 在「內容」底下，按一下 [共享]。
請注意：這些設定變更不會溯及既往。
與外部人員分享
您可以為個別 Dropbox 產品進行設定，選擇是否要與外部人員共享資料。
透過電子郵件分享檔案
這項設定可管控團隊成員能否根據電子郵件地址或整個電子郵件網域，邀請外部人員瀏覽或編輯檔案和資料夾。
重要注意事項：若將這項設定設為「開啟」，任何有存取權限的人都可以分享內容。因此，請務必要求團隊成員只與信任的對象分享檔案和資料夾。您也可以透過管理員主控台監控團隊共享活動。
- 開啟 (任何人)：團隊成員可以將內容分享給任何人，無論對方是否同為團隊成員。
- 如果將這項設定設為「關閉」，您必須購買 Replay 附加功能，團隊成員才能使用 Dropbox Replay。如果您已購買附加功能，Replay 仍會顯示，但不會套用您的 Dropbox 全域外部共享設定。
- 開啟 (團隊 + 已核准)：團隊成員只能將內容分享給其他成員以及工作團隊核准名單上的人員。
- 關閉 (僅限團隊)：團隊成員只能與其他成員共享內容。
備註 ：
- 如果您選擇允許外部共享，可以在管理員資訊主頁中看到一份電子郵件地址網域清單，瞭解成員最常分享檔案的對象。不過，這份清單不會包含透過連結分享的項目。
- 這項設定不會改變既有的設定。
- 團隊成員可以直接在 Dropbox Replay 中，透過每個媒體檔案的共享設定管理檢視和留言權限。
- 團隊成員只要停用現有的分享連結，就能在 Dropbox Replay 中撤回權限。進一步瞭解在 Dropbox Replay 中管理權限的方法。
如果外部共享設定是設為「開啟 (團隊 + 已核准)」，您可以新增個別使用者，並加入對方的電子郵件地址或整個電子郵件網域。如要將特定人員或有效的電子郵件網域加入核准名單，請依下列步驟操作：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 在「內容」底下，按一下 [共享]。
- 按一下 [顯示核准名單]。
- 填寫您要新增至例外清單中的電子郵件或網域名稱。
- 在想要移除的電子郵件或網域旁邊，按一下 [X]。
備註 ：
- 若將頂層網域 (例如「example.com」) 加入名單，成員就可以與子網域 (例如 x.example.com 或 y.example.com) 的使用者共享內容。
- 核准名單不適用於分享連結。
檔案分享連結
這項設定可控制團隊成員能否與外部人員分享連結。
請注意：您的連結限制規定僅適用於團隊成員。如果您將檔案或資料夾的存取權限授予外部合作夥伴，就算工作團隊的「與外部人員分享連結」規定設為「關閉」，對方仍可建立該內容的分享連結並提供給其他人。
- 開啟：團隊成員可以與外部人員分享連結。團隊成員可覆寫下方描述的預設分享連結隱私設定。
- 關閉：團隊成員無法與外部人員分享連結和建立新連結。此外，外部人員也不能再使用團隊成員先前建立的連結。
備註 ：
- Dropbox 將改用更新版分享連結架構，未來會根據內容而非使用者建立連結。此更新將改變連結的建立和分享方式。新版連結的 URL 中會包含「rlkey」參數，方便您辨別。上述操作不適用於新版連結，差異之處如下：
- 如果您透過連結與外部合作夥伴共享檔案或資料夾，對方就可以使用該連結將檔案或資料夾分享給其他外部人員。對方無法自行建立分享連結，因為每個檔案或資料夾只能擁有一個編輯連結和一個唯讀連結。
分享「傳送和追蹤」連結
此設定適用透過「傳送和追蹤」傳送的檔案。管理這項設定的方法如下：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 在「內容」底下，按一下 [共享]。
- 在「允許與外部人員分享」下方，將 [分享「傳送和追蹤」連結] 切換為開啟，即可開放團隊成員與外部人員分享「傳送和追蹤」連結。
傳送簽署要求
此設定適用透過「簽名」頁面傳送的檔案。管理這項設定的方法如下：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 在「內容」底下，按一下 [共享]。
- 在「允許與外部人員分享」區塊中，將 [傳送簽署要求] 切換為開啟，即可開放團隊成員傳送簽署要求給外部人員。
利用 Transfer 分享檔案
此設定適用透過 Dropbox Transfer 傳送的檔案。管理這項設定的方法如下：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 在「內容」底下，按一下 [共享]。
- 在「允許與外部人員分享」區塊中，將 [利用 Transfer 分享檔案] 切換為開啟。
分享 Replay 連結
此設定適用透過 Dropbox Replay 傳送的連結。管理這項設定的方法如下：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 在「內容」底下，按一下 [共享]。
- 在「允許與外部人員分享」區塊中，按一下「分享 Replay 連結」旁邊的 [管理]，即可直接開啟 Replay 並管理分享連結。
分享 Capture 連結
此設定適用透過 Dropbox Capture 傳送的連結。管理這項設定的方法如下：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 在「內容」底下，按一下 [共享]。
- 在「允許與外部人員分享」區塊中，按一下「分享 Capture 連結」旁邊的 [管理]，即可直接開啟 Capture 並管理分享連結。
共享檔案的連結設定
這些設定適用透過連結分享的檔案，不適用「簽名」活動、Dropbox Replay、Dropbox Capture、Dropbox Transfer 和「傳送和追蹤」的連結。
分享連結的預設存取權
這項設定可控制團隊成員建立的分享連結所適用的預設隱私設定。
- 團隊成員：在預設情況下，只有團隊成員可以存取分享連結。
- 所有擁有連結的人：在預設情況下，無論是否為團隊成員，任何人都能存取分享連結。
- 只限受邀者：團隊成員必須送出邀請，對方才能存取自己建立的連結。
分享連結預設使用權限
這項設定可控制團隊成員建立的分享連結所適用的預設使用權限。
- 關閉：團隊成員可以為自己的分享連結設定預設使用權限。
- 編輯：任何透過連結存取檔案的人，都可以編輯。
- 僅供檢視：任何透過連結存取檔案的人，都可以瀏覽。
備註 ：
- 團隊成員可以覆寫預設的分享連結隱私設定和使用權限設定，選擇將分享連結開放給所有的人。
- 若要設定到期日或規定輸入密碼，分享連結的預設存取權必須為 [工作團隊成員] 或 [只限受邀者]。
為分享至團隊外部的新連結設定到期日
這項設定可讓您為團隊成員建立的分享連結指定到期日。指定日期過後，Dropbox 就會自動停用分享連結。若有人在到期日之後嘗試存取分享連結，就會看到錯誤訊息。
備註：您可以為分享至團隊外部的連結設定到期日。設定之後，您還可以選擇是否要允許成員移除或變更分享連結的到期日。
與工作團隊外部人員分享的新連結必須設定密碼
這項設定可允許團隊成員在建立分享連結時設定存取密碼。
- 開啟：知道連結的人必須輸入密碼才可以瀏覽，建立連結的團隊成員需將密碼提供給分享對象。
- 關閉：分享對象不需要密碼就能存取分享連結。
全面性連結限制
如果您是 Dropbox 工作團隊的管理員，可以管理團隊共享資料夾和子資料夾的連結存取權限。若啟用連結限制，非共享資料夾成員的 Dropbox 使用者就無法透過連結存取該資料夾。這項設定會覆寫個別資料夾的共享設定。
- 開啟：所有共享資料夾都會啟用連結限制。
- 關閉：連結限制不會預設為啟用，但團隊成員仍可對特定的共享資料夾啟用限制。
請注意：全面性連結限制只會套用到團隊的資料夾和子資料夾，個人擁有的共享資料夾並不適用。
備註：此設定關閉時，不會影響成員受邀以唯讀權限檢視的資料夾。
