Administradores: cómo usar la herramienta de gestión de carpetas del equipo
En este artículo se describe una función disponible para algunos tipos de administradores de cuentas de equipo de Dropbox.
La herramienta de gestión de carpetas del equipo sirve para organizar la estructura de carpetas del equipo. Algunos tipos de administradores también pueden gestionar la pertenencia a las carpetas del equipo y las subcarpetas compartidas.
Para acceder a la herramienta de gestión de carpetas del equipo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador de equipo.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
Cómo crear una carpeta de equipo
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en Crear carpeta del equipo a la derecha.
- Esto creará una carpeta de equipo de primer nivel. También puedes optar por crear una carpeta de equipo dentro de otra carpeta de equipo. Para ello, haz clic en una carpeta y, a continuación, en Carpeta nueva.
- Da un nombre a la carpeta del equipo nueva.
- Desmarca la casilla junto a la opción Sincronizar automáticamente esta carpeta con los ordenadores de los miembros para impedir la sincronización automática.
- Haz clic en Crear.
- Invita a grupos a la carpeta del equipo introduciendo el nombre del grupo. Obtén más información sobre cómo configurar grupos.
- Haz clic en el menú desplegable y selecciona Acceso de edición o Acceso de lectura.
- Haz clic en Añadir.
Nota: cuando se crea una carpeta de equipo, la persona que la crea elige cuándo quiere compartirla y con quién.
Cómo gestionar el acceso a una carpeta del equipo
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Sitúa el cursor sobre la carpeta cuyo acceso quieras gestionar.
- Haz clic en Gestionar.
Nota: verás una lista de nombres y grupos de todas las personas que pueden acceder a esta carpeta del equipo.
- Haz clic en el menú desplegable junto al nombre de la persona o del grupo cuyo acceso quieras modificar.
- Desde ella, podrás:
- Modificar los permisos Puede editar o Puede ver respecto a dicha carpeta del equipo.
- Eliminar los permisos de un grupo o individuo haciendo clic en Eliminar.Haz clic de nuevo en Eliminar para confirmar.
- Escribir el nombre de una persona o un grupo y hacer clic en Añadir para agregarlos a la carpeta.
- Desde ella, podrás:
Nota: los administradores también pueden eliminar, archivar, copiar y cambiar el nombre de las carpetas del equipo.
Cómo cambiar el nombre de una carpeta del equipo
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en el icono “…” (tres puntos) junto a la carpeta del equipo que deseas modificar.
- Haz clic en Cambiar nombre.
- Cambia el nombre de la carpeta del equipo en el cuadro de texto.
- Haz clic en Cambiar nombre.
Este nombre se modificará para todos los miembros de la carpeta del equipo.
Cómo cambiar el nombre de una subcarpeta incluida en una carpeta del equipo
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Accede a la subcarpeta cuyo nombre quieres cambiar.
- Resalta la subcarpeta y elige Cambiar nombre.
- Cambia el nombre de la subcarpeta por el nuevo.
- Haz clic en Intro.
El nombre cambiará para todos los miembros que tengan acceso a la carpeta superior de esa subcarpeta. Los usuarios que no sean miembros de la carpeta superior seguirán viendo el nombre antiguo.
Cómo archivar una carpeta del equipo
Cuando se archiva una carpeta de equipo, se eliminan todos sus miembros y la carpeta de equipo se traslada a la pestaña de archivado.
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en el icono “…” (tres puntos) junto a la carpeta del equipo que deseas modificar.
- Haz clic en Archivar.
En la pestaña Archivar, haz clic en el icono con forma de engranaje situado junto a cualquier carpeta de equipo archivada para:
- Restaurar la carpeta.
- Eliminar de forma permanente la carpeta del equipo.
Reducir la capacidad de tu cuenta
Si se cancela una cuenta de equipo de Dropbox, se deja de poder acceder a la herramienta de gestión de carpetas del equipo. Esto significa que perderás el acceso a las carpetas del equipo archivadas. Si hay carpetas del equipo a las que deseas seguir accediendo, te recomendamos compartir todas las carpetas del equipo de tu cuenta con el grupo Todos los miembros de [NOMBRE DEL EQUIPO].
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en Archivar y restaura las carpetas de equipo a las que desees seguir accediendo.
- Una vez restauradas, haz clic en el icono con forma de engranaje junto a la carpeta de equipo.
- Haz clic en Administrar acceso.
- Añade el grupo Todos los miembros de [NOMBRE DEL EQUIPO].
- Repite esto con todas las carpetas de equipo restauradas.
Si deseas que algún miembro del equipo deje de poder acceder a las carpetas de equipo cuando se cancele una cuenta, comparte la carpeta de equipo con un grupo distinto de Todos los miembros de [NOMBRE DEL EQUIPO] (p. ej., un grupo que solo contenga miembros de equipo que quieras que puedan acceder a la carpeta de equipo después de cancelar la cuenta). Este paso es importante, porque no se puede modificar los grupos invitados a una carpeta de equipo después de cancelar una cuenta.
