Administrar la configuración de uso compartido del equipo
Este artículo describe una configuración disponible para determinados tipos de administradores de Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus y Enterprise.
Si eres el administrador de una cuenta de equipo de Dropbox, puedes administrar la configuración de uso compartido de todo tu equipo. Para acceder a la configuración de uso compartido en la consola de administración, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En la sección Contenido, haz clic en Uso compartido.
Nota: Los cambios a esta configuración no son retroactivos.
Contenido compartido fuera del equipo
Esta configuración te permite elegir productos individuales de Dropbox para permitir o limitar el uso compartido de contenidos fuera del equipo.
Compartir archivos por correo electrónico
Esta configuración controla si los miembros del equipo pueden invitar a personas ajenas al equipo a ver o editar archivos y carpetas mediante correo electrónico o dominios de correo completos.
Nota importante: Si se activa esta configuración, cualquiera que tenga acceso podrá compartir el contenido. Asegúrate de que tu equipo comparta archivos y carpetas solamente con personas de confianza. También puedes monitorear la actividad de uso compartido en la consola de administración.
- Act. (cualquier persona): Los miembros del equipo pueden compartir contenido tanto con personas que están en el equipo como con personas ajenas a este.
- Si se desactiva esta configuración, tu equipo perderá el acceso a Dropbox Replay, a menos que hayas adquirido el complemento de Replay. Si es así, podrás seguir viendo Replay, pero no se le aplicará tu configuración general de uso compartido externo de Dropbox.
- Act. (equipo + aprobados): Los miembros del equipo solo pueden compartir contenido con los miembros del equipo y con las personas que estén en la lista de aprobados.
- Desact. (solo el equipo): Los miembros del equipo solamente pueden compartir contenido entre ellos.
Notas:
- Si eliges permitir el uso compartido externo, puedes consultar en el panel de administración una lista de los dominios de direcciones de correo electrónico principales a los que tu equipo envía archivos. Sin embargo, ten en cuenta que esta lista no incluye el uso compartido mediante vínculos.
- Esta configuración no afecta los accesos actuales.
- Los miembros del equipo pueden administrar los permisos de ver y comentar directamente en Dropbox Replay en la configuración de uso compartido de cada archivo multimedia.
- Los miembros del equipo pueden revocar los permisos en Dropbox Replay si deshabilitan los vínculos compartidos existentes. Más información sobre la administración de permisos en Dropbox Replay.
Si la opción de uso compartido externo está configurada como Act. (equipo + aprobados), puedes agregar usuarios individuales por correo electrónico, o bien agregar dominios de correo electrónico completos. Para agregar personas o dominios de correo electrónico válidos a la lista de aprobados, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Configuración.
- En la sección Contenido, haz clic en Uso compartido.
- Haz clic en Mostrar lista de elementos aprobados.
- Ingresa los correos electrónicos o nombres de dominio que quieras agregar a la lista de excepciones.
- Haz clic en la X junto a un correo electrónico o dominio para quitarlo.
Notas:
- Al agregar un dominio de primer nivel, como “ejemplo.com”, también se permitirá a los miembros el uso compartido con subdominios como “x.ejemplo.com” o “y.ejemplo.com”.
- La lista de elementos aprobados no se aplica a los vínculos compartidos.
Compartir vínculos a archivos
Esta configuración controla si los miembros del equipo pueden compartir vínculos con personas ajenas al equipo.
Nota: Tus políticas de restricción de vínculos solo se aplican a los miembros del equipo. Si otorgas a un socio externo acceso a un archivo o a una carpeta, podrá crear un vínculo para compartir ese contenido con otras personas, incluso si la política de tu equipo sobre compartir vínculos externamente está configurada como desactivada.
- Act.: Los miembros del equipo pueden compartir vínculos con personas ajenas al equipo. Los miembros del equipo pueden anular la configuración de privacidad de vínculos compartidos predeterminada que se describe a continuación.
- Desact.: Los miembros del equipo no pueden compartir vínculos con personas ajenas al equipo o crear vínculos nuevos. Además, los vínculos existentes creados por los miembros del equipo dejarán de funcionar para las personas ajenas al equipo.
Notas:
- Dropbox está migrando a una arquitectura actualizada para los vínculos compartidos en la que estos se basan en el contenido y no en los usuarios. Esto afectará la manera en la que se crean y se comparten los vínculos. Los vínculos nuevos pueden identificarse por la presencia de un parámetro “rlkey” en la URL. En el caso de estos vínculos, el comportamiento es distinto:
- Si compartes un archivo o una carpeta mediante un vínculo con un socio externo, este podrá compartirlo con otros terceros usando el mismo vínculo. Sin embargo, no podrá crear su propio vínculo compartido, ya que cada archivo o carpeta puede tener un solo vínculo de edición y un solo vínculo de solo lectura.
Compartir vínculos de “Enviar y hacer seguimiento”
Esta configuración se aplica a los archivos enviados con Enviar y hacer seguimiento. Para administrar la configuración, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En la sección Contenido, haz clic en Uso compartido.
- En la sección Permitir compartir fuera del equipo, activa la opción Compartir vínculos de “Enviar y hacer seguimiento” para permitir que los miembros del equipo compartan vínculos de esta característica fuera del equipo.
Enviar solicitudes de firma
Esta configuración se aplica a archivos enviados con la página Firmas. Para administrar la configuración, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En la sección Contenido, haz clic en Uso compartido.
- En la sección Permitir compartir fuera del equipo, activa la opción Enviar solicitudes de firma para permitir a los miembros del equipo enviar solicitudes de firma fuera del equipo.
Compartir archivos con Transfer
Esta configuración se aplica a los archivos enviados con Dropbox Transfer. Para administrar la configuración, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En la sección Contenido, haz clic en Uso compartido.
- En la sección Permitir compartir fuera del equipo, activa la opción Compartir archivos con Transfer.
Compartir vínculos de Replay
Esta configuración se aplica a los vínculos enviados con Dropbox Replay. Para administrar la configuración, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En la sección Contenido, haz clic en Uso compartido.
- En la sección Permitir compartir fuera del equipo, haz clic en Administrar junto a Compartir vínculos de Replay para abrir Replay y administrar directamente los vínculos compartidos.
Compartir vínculos de Capture
Esta configuración se aplica a los vínculos enviados con Dropbox Capture. Para administrar la configuración, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- En la sección Contenido, haz clic en Uso compartido.
- En la sección Permitir compartir fuera del equipo, haz clic en Administrar junto a Compartir vínculos de Capture para abrir Capture y administrar directamente los vínculos compartidos.
Configuración para vínculos de archivos compartidos
Esta configuración se aplica a los archivos compartidos mediante vínculos. No obstante, no se aplica a la actividad de Firmas, Dropbox Replay, Dropbox Capture, Dropbox Transfer o los vínculos de “Enviar y hacer seguimiento”.
Acceso predeterminado para los vínculos compartidos
Esta configuración controla la privacidad predeterminada de los vínculos compartidos creados por los miembros del equipo.
- Miembros del equipo: Solamente los miembros del equipo pueden acceder a los vínculos compartidos de forma predeterminada.
- Cualquiera con el vínculo: Cualquier persona puede acceder a los vínculos compartidos de forma predeterminada, independientemente de si forma parte del equipo o no.
- Solo las personas invitadas: Los miembros del equipo deben invitar a las personas para que puedan acceder al vínculo creado.
Permisos predeterminados para vínculos compartidos
Esta configuración controla los permisos predeterminados de los vínculos compartidos creados por los miembros del equipo.
- Desactivado: Los miembros del equipo pueden establecer sus propios permisos predeterminados para los vínculos compartidos.
- Editar: Cualquier persona con acceso al archivo a través del vínculo puede editarlo.
- Solo lectura: Las personas con acceso al archivo a través del vínculo solo pueden verlo.
Notas:
- Los miembros del equipo pueden anular la privacidad predeterminada de los vínculos compartidos y la configuración de los permisos, y determinar que cualquiera pueda acceder a los vínculos compartidos.
- Si quieres establecer una fecha de vencimiento o solicitar una contraseña, debes configurar el acceso predeterminado de los vínculos compartidos como Miembros del equipo o Solo las personas invitadas.
Define una fecha de caducidad para los nuevos vínculos que compartas fuera de tu equipo.
Esta configuración te permite establecer una fecha de vencimiento específica para los vínculos compartidos creados por los miembros del equipo. Después de la fecha seleccionada, Dropbox inhabilitará automáticamente el vínculo compartido. Cualquier persona que intente acceder al vínculo después de la fecha de vencimiento recibirá un mensaje de error.
Nota: También puedes establecer una fecha de vencimiento para los vínculos compartidos fuera de tu equipo. Además, tienes la opción de permitir que los miembros eliminen o cambien la fecha de vencimiento del vínculo compartido.
Requerir contraseña para los nuevos vínculos compartidos fuera de tu equipo
Esta configuración permite a los miembros de tu equipo establecer una contraseña de acceso al crear un vínculo compartido.
- Act.: Las personas que tengan el vínculo necesitarán una contraseña para poder acceder. El miembro del equipo que cree el vínculo necesitará compartir la contraseña con el destinatario.
- Desact.: El destinatario no necesita una contraseña para acceder a los vínculos compartidos.
Restricciones generales de vínculos
Si eres administrador de un equipo de Dropbox, puedes administrar el acceso mediante vínculos a las carpetas y subcarpetas compartidas de tu equipo. Habilitar las restricciones de los vínculos impide que los usuarios de Dropbox que no se hayan agregado a una carpeta compartida accedan a esta a través de un vínculo. Esta opción anula la configuración individual de uso compartido de las carpetas.
- Act.: Se habilitan las restricciones de vínculos para todas las carpetas compartidas.
- Desact.: No se habilitan las restricciones de vínculos de forma predeterminada, pero los miembros del equipo pueden habilitarlas para carpetas compartidas específicas.
Nota: Las restricciones generales de vínculos solo se aplican a las carpetas y subcarpetas de tu equipo. No se aplican a las carpetas compartidas que son propiedad de otros usuarios.
Si no eres administrador, puedes establecer restricciones para vincular carpetas de tu propiedad.
Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Desplaza el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono Compartir (un rectángulo con una flecha hacia arriba).
- En la ventana emergente, haz clic en Configuración.
- Selecciona la pestaña Configuración de carpeta.
- Cambia las Restricciones del vínculo a "Activado".
Carpetas compartidas con el equipo
Agregar carpetas externas
Determina si los miembros del equipo pueden agregar carpetas editables externas a tu equipo de Dropbox:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración.
- Haz clic en Uso compartido.
- En Carpetas compartidas con el equipo, cambia Agregar fuera de las carpetas a Activado.
Nota: Desactivar esta configuración no afecta a las carpetas para las que los miembros tienen permiso de solo lectura.
