使用团队文件夹集中保存组织数据

部分团队可以使用全新的团队文件夹结构。如果您在 dropbox.com 上看到标有人形的紫色文件夹图标,就可以使用新的团队空间。详细了解团队空间

如果您没有看到这个紫色文件夹,说明您团队拥有的是标准团队文件夹。请继续阅读以了解详情。

还未使用 Dropbox?了解 Dropbox 如何让您轻松管理文件权限。

团队文件夹可以让您的成员井然有序,保持同步。团队文件夹由管理员创建,归组织所有,用于与团队成员和参与相同项目的外部贡献者共享文件。

在本文中,您将了解如何进行以下操作:

  • 创建团队文件夹
  • 管理团队文件夹同步设置
  • 设置特定用户的访问权限

团队文件夹会先与 Dropbox 群组共享,群组中包含职能相似的成员(例如财务群组)。然后,创建了团队文件夹的管理员可以为每个群组设置正确的访问权限级别(查看或编辑)。

在团队文件夹中创建的子文件夹也可以与团队成员和团队外部人员共享。与群组一样,管理员可以为子文件夹中的各个成员设置查看或编辑权限。

按照以下步骤开始使用群组功能:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击内容
  4. 单击创建团队文件夹
  5. 为团队文件夹命名。
  6. 添加需要访问团队文件夹的一个或多个群组,并确定是向群组提供查看权限还是编辑权限。
    • 您可以转到“群组”页面创建群组
    • 请注意,团队文件夹只能与 Dropbox 群组共享,而不能与个人共享

接下来,我们将讨论如何与组织内部或外部的个人共享团队文件夹的子文件夹。要创建子文件夹(团队文件夹内的文件夹),请执行以下操作:

  1. 单击团队文件夹。
  2. 右键单击并选择新建文件夹
  3. 为子文件夹命名。
  4. 创建子文件夹后,将鼠标悬停在子文件夹上,然后单击管理访问权限
    • 您可以与个人或其他群组共享子文件夹,而且可以将其权限改为可以编辑可以查看
  5. 验证访问权限是否正确。

要集中管理组织数据,请鼓励团队成员将他们拥有的共享文件夹移入团队文件夹中。所有共享文件夹所有者都可以将他们拥有的共享文件夹移入团队文件夹。通过此步骤,共享文件夹所有者便会将文件所有权从自己转给组织。

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