Dropbox Paper : paramètres d'administration pour les équipes Dropbox Business

Les administrateurs d'équipe Dropbox Business peuvent configurer les paramètres de confidentialité et de partage de leur équipe.

Remarque : si votre équipe utilise la version 2020 de Dropbox Paper, suivez les instructions figurant dans le premier encadré ci-dessous. Si votre équipe utilise l'ancienne version de Paper, suivez les instructions figurant dans le deuxième encadré ci-dessous.

Pour savoir quelle version votre équipe utilise :

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Créer un fichier.
  • Si Dropbox Paper n'apparaît pas dans le menu déroulant, c'est que vous utilisez l'ancienne version.
  • Si au contraire Dropbox Paper apparaît dans le menu déroulant, c'est que vous utilisez la version 2020 de Dropbox Paper.

La version 2020 sera déployée auprès de tous les clients Dropbox au cours des prochains mois. Vous recevrez un e‑mail de Dropbox qui vous indiquera quand vous recevrez la nouvelle version.

Pour en savoir plus, consultez la FAQ destinée aux administrateurs d'équipe concernant la version 2020 de Dropbox Paper.

Administrateurs de la version 2020 de Dropbox Paper

Cet encadré concerne les administrateurs d'équipe Dropbox Business dont les équipes utilisent la version 2020 de Dropbox Paper. Suivez les instructions figurant en haut de cet article pour savoir quelle version vous utilisez.

Dans la version 2020 de Dropbox Paper, les documents Paper se comportent comme des fichiers Dropbox standard. Les paramètres d'administration des documents papier sont donc les mêmes que pour les autres fichiers Dropbox. Pour gérer les contrôles de partage et de confidentialité des fichiers Dropbox standard, qui s'appliquent désormais également à vos documents Paper, plusieurs possibilités s'offrent à vous :

Certains contrôles d'administration Paper n'ont pas changé dans la version 2020, notamment :

Version 2020 : désactiver la possibilité de créer et de modifier des documents Paper

Vous ne pouvez pas désactiver entièrement les documents Paper pour votre équipe dans la version 2020, comme vous pouviez le faire avec l'ancienne version. En revanche, vous pouvez empêcher les membres de l'équipe de créer et de modifier les documents Paper. Ils pourront cependant ouvrir et consulter les documents Paper existants.

Pour empêcher votre équipe de créer et de modifier des documents Paper :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres
  4. Cliquez sur Applications de modification de fichiers.
  5. À côté de Dropbox Paper, choisissez Créer et modifier ou Lecture seule.

Ressources supplémentaires

Pour en savoir plus sur la version 2020 de Dropbox Paper :

Administrateurs de l'ancienne version de Dropbox Paper

Cet encadré concerne les administrateurs d'équipe Dropbox Business utilisant l'ancienne version de Dropbox Paper. Suivez les instructions figurant en haut de cet article pour savoir quelle version vous utilisez.

Activation ou désactivation de Paper

Pour activer ou désactiver Dropbox Paper pour votre équipe :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Ouvrez l'onglet Paramètres.
  4. Sous Paramètres supplémentaires, sélectionnez Paper.
  5. Activez ou désactivez Paper.
  6. Acceptez les conditions d'utilisation de Dropbox avant d'activer Paper.
  7. Cliquez sur Appliquer les modifications.

Remarque : Paper est activé par défaut pour toutes les équipes Dropbox Business Standard et Advanced créées après le 7 août 2017. 

Exportation de tous les documents Paper

Si vous désactivez Paper, vous pouvez exporter vos documents Paper dans des fichiers Word ou Markdown. Pour exporter vos documents :

  1. Après avoir désactivé Paper, cliquez sur Exporter [...] documents
  2. Choisissez un format de fichier, puis cliquez sur Télécharger.
  3. Une fois l'exportation terminée, vous recevrez un e-mail contenant vos documents Paper au format choisi. Dans cet e-mail, cliquez sur Télécharger les documents.

Tous les documents actifs détenus par les membres de l'équipe sont exportés, contrairement aux documents supprimés.

Partage au sein de l'équipe uniquement

Les administrateurs d'un compte Dropbox Business peuvent choisir avec qui les membres de leur équipe peuvent partager des documents Paper. Ils peuvent ainsi décider d'autoriser le partage à l'extérieur de l'équipe ou de le limiter au sein de l'équipe uniquement. Pour restreindre le partage au sein de votre équipe, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Ouvrez l'onglet Paramètres.
  4. Sous Paramètres supplémentaires, sélectionnez Paper.
  5. Activez ou désactivez le partage de documents Paper avec des personnes extérieures à l'équipe.
  6. Cliquez sur Appliquer les modifications.

Ce paramètre n'est pas rétroactif et ne s'applique qu'aux documents partagés après sa modification. Les documents partagés à l'extérieur de l'équipe sont répertoriés dans le rapport d'activité.

Remarque : la désactivation de ce paramètre empêche également les membres de l'équipe de créer des documents dans des dossiers externes qui sont partagés avec eux.

Confidentialité par défaut des documents Paper

Les administrateurs peuvent choisir le paramètre de confidentialité par défaut des documents Paper. Pour cela, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Ouvrez l'onglet Paramètres.
  4. Sous Paramètres supplémentaires, sélectionnez Paper.
  5. À côté de Paramètres de partage par défaut, choisissez Toute personne disposant du lien, Membres disposant du lien ou Désactiver le partage à l'extérieur de l'équipe.
    • L'option Toute personne disposant du lien permet à tous les utilisateurs possédant le lien (qu'ils soient ou non membres de l'équipe) d'ouvrir le document.
    • Avec l'option Membres disposant du lien, seuls les membres de l'équipe disposant du lien peuvent ouvrir le document. Les membres extérieurs à l'équipe ne pourront pas ouvrir le document, même s'ils disposent du lien.
    • L'option Désactiver le partage à l'extérieur de l'équipe empêche les membres de l'équipe de partager des documents avec des membres extérieurs à l'équipe.

Commandes de suppression définitive

Par défaut, le créateur d'un document ou d'un dossier peut le supprimer définitivement après son archivage.

Les administrateurs d'une équipe Dropbox Business peuvent limiter les suppressions définitives des documents Paper aux seuls administrateurs d'équipe. Pour empêcher toute suppression définitive, ils peuvent désactiver le paramètre de suppression de l'équipe.

Remarque : si la suppression est désactivée, les administrateurs d'équipe peuvent supprimer définitivement des fichiers en se connectant en tant qu'utilisateur. Pour savoir comment vous connecter en tant qu'utilisateur, consultez la section ci-dessous.

Remarque : le paramètre s'applique aux fichiers Dropbox et aux documents Paper.

Connexion en tant qu'utilisateur

Les administrateurs d'une équipe Dropbox Business peuvent se connecter en tant que membre de l'équipe. Cette fonctionnalité leur permet de :

  • Consulter des documents et dossiers Paper
  • Partager des documents et dossiers avec d'autres utilisateurs
  • Déplacer des documents et dossiers Paper
  • Restaurer des documents Paper archivés
  • Archiver et supprimer définitivement des documents Paper

Les administrateurs ne peuvent pas créer ni modifier de documents, ni y ajouter des commentaires.

Pour vous connecter en tant que membre de l'équipe et accéder à son compte Paper :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Ouvrez la page Membres.
  4. Pour vous connecter au compte d'un membre de l'équipe, cliquez sur l'icône représentant une roue dentée à côté du nom de ce membre.
  5. Cliquez sur Se connecter en tant qu'utilisateur.
  6. Cliquez sur Se connecter pour confirmer que vous souhaitez vous connecter au compte de l'utilisateur sélectionné.
  7. Cliquez sur l'onglet Paper.
  8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Se déconnecter.

Remarque : toutes les actions effectuées par l'administrateur sont enregistrées dans le journal d'activité.

Affichage de l'activité de l'équipe dans Paper

La page Activité affiche un résumé des activités récentes d'une équipe. Les administrateurs peuvent sélectionner un type d'activité Paper sur la page Activité ou télécharger un rapport d'activité complet.

Des événements Paper sont enregistrés pour les actions suivantes :

  • Création et modification de documents
  • Ajout et résolution de commentaires sur un document
  • Partage d'un document avec des membres de l'équipe et des personnes extérieures
  • Archivage et suppression définitive de documents
  • Demandes d'accès à un document par des membres de l'équipe et des personnes extérieures
  • Consultation d'un document par des membres de l'équipe et des personnes extérieures
  • Modifications apportées à la politique de partage

Comment consulter l'activité de votre équipe

Limitations relatives à la sécurité de Paper pour les équipes Dropbox Business

Certaines options de sécurité auxquelles les équipes Dropbox Business ont accès ne s'appliquent pas encore à Dropbox Paper. Cet article décrit les options qui ne sont pas disponibles pour les équipes utilisant Dropbox Paper.

Normes et réglementations non respectées par Dropbox Paper

Dropbox Paper n'entre pas dans le champ des normes et réglementations suivantes :

  • Normes C5 du BSI pour l'Allemagne

En savoir plus sur la conformité de Dropbox avec ces normes.

L'approbation des appareils n'est pas incluse dans l'application mobile Paper

L'approbation des appareils est une fonctionnalité de sécurité et d'accès proposée aux équipes Dropbox Business disposant d'un forfait Advanced et Enterprise. Grâce à elle, les administrateurs peuvent gérer les appareils que les membres de l'équipe utilisent pour accéder à leurs comptes Dropbox Business. L'application mobile Dropbox Paper n'est pas concernée par cette fonctionnalité.

La fonctionnalité Gestion de la mobilité en entreprise (EMM) n'est pas incluse dans l'application mobile Paper

La gestion de la mobilité en entreprise (EMM) permet aux équipes Dropbox Business disposant d'un forfait Enterprise de gérer l'utilisation des appareils mobiles sur leurs applications, réseaux et appareils. L'application mobile Dropbox Paper ne peut pas être gérée à l'aide de cette fonctionnalité.

Le contrôle réseau n'est pas inclus dans Paper

Le contrôle réseau est une fonctionnalité de sécurité et d'accès proposée aux équipes Dropbox Business disposant d'un forfait Enterprise. Elle permet aux administrateurs informatiques de gérer les comptes Dropbox autorisés à accéder au réseau de leur entreprise. Dropbox Paper n'est pas géré via le contrôle réseau pour le moment.

Dissocier à distance les comptes de membres d'équipe de l'application mobile Paper

Les administrateurs d'équipe peuvent dissocier à distance les appareils des membres de l'équipe de leurs comptes de membres d'équipe Paper afin qu'ils ne puissent plus accéder aux fichiers de l'équipe.

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Membres.
  4. Cliquez sur le nom du membre dont vous souhaitez dissocier l'appareil.
  5. Sous Appareils mobiles Paper, cliquez pour dissocier tous les appareils mobiles de Paper.
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