Pusatkan data syarikat dengan folder pasukan

Folder pasukan merupakan cara untuk membina struktur teras data syarikat anda dalam Dropbox. Folder pasukan dicipta oleh pentadbir, dan merupakan tempat milik syarikat untuk berkongsi fail bersama ahli pasukan dan kontributor luar yang mengerjakan projek yang sama.

Dalam artikel ini anda akan belajar bagaimana untuk:

• Mencipta folder pasukan
• Menguruskan tetapan penyelarasan folder pasukan
• Menetapkan keizinan akses untuk pengguna tertentu

Folder pasukan terlebih dahulu akan dikongsi bersama kumpulan Dropbox, yang terdiri daripada ahli yang melaksanakan fungsi yang serupa (cth. kumpulan kewangan). Kemudian, pentadbir yang mencipta folder pasukan akan menetapkan tahap akses yang betul (lihat atau sunting) bagi setiap kumpulan.

Sebarang subfolder yang dicipta di dalam folder pasukan akan dikongsi dengan kumpulan ini secara automatik. Subfolder juga boleh dikongsi dengan ahli pasukan individu dan orang di luar pasukan. Seperti kumpulan, pentadbir boleh menetapkan keizinan melihat atau menyunting bagi ahli individu di dalam subfolder.

Ikut langkah-langkah ini untuk bermula dengan kumpulan:

1. Daftar masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir.
3. Klik Folder pasukan.
4. Klik Cipta folder pasukan.
5. Namakan folder pasukan anda.
6. Tambah kumpulan (atau kumpulan) yang memerlukan akses kepada folder pasukan, dan tentukan jika kumpulan harus memiliki akses melihat atau menyunting.
   • Anda boleh ke halaman kumpulan untuk mencipta kumpulan.
   • Semua ahli kumpulan mempunyai akses kepada folder pasukan dan semua kandungannya.
   • Ingat, folder pasukan mesti dikongsi bersama kumpulan Dropbox, bukan individu. Seterusnya, kita akan membincangkan perkongsian subfolder folder pasukan dengan individu yang terletak di dalam atau luar syarikat.
7. Untuk mencipta subfolder (folder yang terletak di dalam Folder pasukan), klik untuk memasuki folder pasukan.
8. Klik kanan dan pilih Folder baru.
9. Namakan subfolder ini.
10. Setelah subfolder dicipta, layangkan tetikus ke atas subfolder dan klik Urus akses.
    • Anda boleh kongsikan subfolder dengan individu atau kumpulan lain, dan anda boleh ubah keizinan mereka kepada Boleh sunting atau Boleh lihat.
11. Sahkan bahawa keizinan akses adalah betul.
12. Untuk memusatkan data syarikat anda, galakkan ahli pasukan untuk mengalihkan folder kongsian milik mereka ke dalam folder pasukan.
    • Mana-mana pemilik folder kongsian boleh mengalihkan folder kongsian milik mereka ke dalam folder pasukan. Dengan langkah ini, pemilik folder kongsian akan memindahkan pemilikan fail kepada syarikat.

Contoh Folder pasukan

Untuk menjadikan folder pasukan lebih konkrit, kami akan jelaskan bagaimana sebuah syarikat contoh boleh menggunakannya. Bayangkan ada seorang pengurus pasukan pemasaran yang ditugaskan untuk merancang acara sepanjang tahun. Setiap acara melibatkan orang dan pasukan yang berbeza. Tetapi mereka masih mahu semua fail yang berkaitan dengan acara diatur di satu tempat. Folder pasukan adalah apa yang mereka perlukan.

Dalam contoh kami, mereka akan mencipta sebuah folder pasukan yang dipanggil "Pasukan Acara" dan berkongsinya hanya dengan kumpulan Pasukan Acara.

Syarikat ini sedang merancang sebuah acara jualan, jadi pengurus pemasaran mencipta sebuah subfolder yang dipanggil "Acara Jualan Suku-3" di dalam folder pasukan "Pasukan Acara". Mereka berkongsi subfolder "Acara Jualan Suku-3" bersama kumpulan Pasukan Jualan. Kumpulan Pasukan Jualan hanya boleh melihat subfolder "Acara Jualan Suku-3", dan tiada kandungan lain di dalam folder pasukan "Pasukan Acara." Lihat ilustrasi ini:

Akhir sekali, pengurus pasukan pemasaran akan menyemak pasukan mana yang memiliki akses kepada fail di dalam folder pasukan "Pasukan Acara". Dalam ilustrasi di bawah, subfolder "Acara Jualan Suku-3" akan dikongsi secara automatik dengan kumpulan Pasukan Acara. Mengapa? Kerana kumpulan Pasukan Acara merupakan ahli folder pasukan yang mengandungi folder "Acara Jualan Suku-3". Kumpulan Pasukan Acara akan mewarisi akses kepada "Acara Jualan Suku-3". Kumpulan Pasukan Jualan juga mempunyai akses lihat-sahaja kepada "Acara Jualan Suku-3".