Dropbox Paper: администраторские настройки Paper в рабочих группах Dropbox Business

Администраторы рабочих групп Dropbox Business могут управлять настройками доступа и конфиденциальности Dropbox Paper для своих групп.

Обратите внимание: если ваша рабочая группа пользуется Dropbox Paper версии 2020, следуйте инструкциям, приведенным ниже в первом окне. Если ваша рабочая группа пользуется старой версией Paper, следуйте инструкциям, приведенным ниже во втором окне.

Чтобы узнать, какой версией пользуется ваша рабочая группа:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Нажмите Создать новый файл.
  • Если в раскрывающемся меню не отображается опция Dropbox Paper, значит, вы пользуетесь старой версией Paper.
  • Если опция Dropbox Paper отображается в раскрывающемся меню, значит, вы пользуетесь новой версией Dropbox Paper 2020.

Обновленная версия 2020 года заработает у всех пользователей Dropbox в течение следующих нескольких месяцев. Вы получите от Dropbox письмо о том, когда именно у вас заработает новая версия.

Чтобы узнать более подробную информацию, прочтите часто задаваемые вопросы о версии Paper 2020 (для администраторов рабочих групп).

Работа администраторов в обновленной версии Dropbox Paper 2020

Информация в этом окне предназначена для администраторов рабочих групп Dropbox Business, использующих версию Dropbox Paper 2020. Чтобы узнать, какой версией пользуется ваша рабочая группа, следуйте инструкциям, приведенным в начале этой статьи.

В версии Paper 2020 документы Paper соответствуют обычным файлам Dropbox, поэтому для документов Paper действуют такие же администраторские настройки, как и для обычных файлов Dropbox. Вот что можно делать с помощью инструментов для контроля доступа и конфиденциальности для обычных файлов Dropbox (действие этих инструментов теперь распространяется и на ваши документы Paper):

Некоторые инструменты администрирования Paper после перехода на обновленную версию Paper 2020 не изменились, например:

Версия 2020: отключите возможность создавать и редактировать документы Paper

В версии 2020 вы не сможете полностью отключить доступ к документам Paper для своей рабочей группы, как это было в старой версии, но сможете отключить для участников возможность создавать и редактировать документы Paper. При этом участники все равно смогут открывать и просматривать уже существующие документы Paper.

Чтобы отключить для своей рабочей группы возможность создавать и редактировать документы Paper:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Настройки
  4. Нажмите Приложения для редактирования файлов.
  5. Рядом с Dropbox Paper выберите Создавать и редактировать или Только просмотр.

Дополнительная информация

Более подробная информация об обновленной версии Dropbox Paper 2020:

Работа администраторов в старой версии Dropbox Paper

Информация в этом окне предназначена для администраторов рабочих групп Dropbox Business, использующих старую версию Dropbox Paper. Чтобы узнать, какой версией пользуется ваша рабочая группа, следуйте инструкциям, приведенным в начале этой статьи.

Как включить или отключить Paper

Чтобы включить или отключить Dropbox Paper для вашей рабочей группы:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте вкладку Настройки.
  4. В разделе Дополнительные настройки выберите Paper.
  5. Переведите переключатель Включить Paper в положение ВКЛ или ВЫКЛ.
  6. Перед включением Paper следует принять «Условия обслуживания Dropbox».
  7. Нажмите Применить изменения.

Обратите внимание: функция Paper включена по умолчанию для всех рабочих групп Dropbox Business (с тарифными планами Standard и Advanced), созданных после 7 августа 2017 года. 

Экспорт всех документов Paper

Отключив Paper, вы можете экспортировать свои документы Paper в файлы Word или Markdown. Для экспорта документов выполните следующие действия:

  1. После отключения Paper нажмите Экспортировать документы (#)
  2. Выберите формат файла и нажмите Скачать.
  3. Когда экспорт будет завершен, вы получите электронное письмо с вашими документами Paper в выбранном формате. В этом письме нажмите Скачать документы.

Будут экспортированы все активные документы, принадлежащие участникам рабочей группы. Удаленные документы экспортированы не будут.

Доступ только в рабочей группе

Администраторы Dropbox Business могут выбирать, с кем участники рабочей группы будут делиться документами Paper. Администраторы могут разрешить делиться документами Paper с пользователями не из вашей рабочей группы или только с участниками вашей рабочей группы Dropbox. Чтобы ограничить круг лиц, с которыми можно делиться документами Paper, только участниками рабочей группы:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте вкладку Настройки.
  4. В разделе Дополнительные настройки выберите Paper.
  5. Переведите переключатель Доступ к документам Paper для сторонних пользователей в положение ВКЛ или ВЫКЛ.
  6. Нажмите Применить изменения.

Действие этой настройки распространяется только на те документы, общий доступ к которым будет предоставляться после изменения этой настройки. Посмотреть, к каким именно документам был предоставлен доступ пользователям не из вашей рабочей группы, можно в отчете о событиях.

Обратите внимание: если изменить эту настройку на ВЫКЛ, то участники рабочей группы также не смогут создавать документы в тех папках, к которым им предоставили доступ сторонние пользователи.

Уровень конфиденциальности документов Paper по умолчанию

Администраторы могут выбирать для ссылок на документы Paper настройку конфиденциальности по умолчанию. Чтобы установить настройку конфиденциальности для документов Paper по умолчанию:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте вкладку Настройки.
  4. В разделе Дополнительные настройки выберите Paper.
  5. Рядом с пунктом Настройки общего доступа по умолчанию выберите один из вариантов: Все, у кого есть ссылка, Участники, у которых есть ссылка или Отключить предоставление внешнего доступа.
    • Все, у кого есть ссылка — это значение настройки разрешает открывать документ всем, у кого есть ссылка на него, независимо от того, является ли пользователь участником рабочей группы
    • Участники, у которых есть ссылка — это значение настройки разрешает открывать документ только участникам рабочей группы, у которых есть ссылка на него. Пользователи не из данной рабочей группы не смогут открыть документ, даже если у них будет ссылка на него
    • Отключить предоставление внешнего доступа — это значение настройки запрещает участникам рабочей группы делиться документами с пользователям не из своей рабочей группы

Управление окончательным удалением

По умолчанию создатель может окончательно удалить документ или папку после того, как они были архивированы.

Администраторы рабочих групп Dropbox Business имеют право ограничить эту возможность, разрешив окончательно удалять документы Paper только администраторам. Чтобы запретить участникам рабочей группы окончательно удалять документы, администраторы рабочих групп могут изменить соответствующую настройку на Выкл.

Обратите внимание: если для настройки «Удаление» выбрано значение Выкл, администратор рабочей группы может окончательно удалить файлы, войдя в аккаунт как другой пользователь. Информация о том, как войти в аккаунт в качестве другого пользователя, приведена в разделе ниже.

Обратите внимание: эта настройка применяется для файлов Dropbox и документов Paper.

Войти как пользователь

Администраторы рабочих групп Dropbox Business могут входить в аккаунт как другой участник рабочей группы. Войдя в аккаунт от лица другого пользователя, администраторы могут:

  • Просматривать документы и папки Paper
  • Делиться документами и папками с другими пользователями
  • Перемещать документы и папки Paper
  • Восстанавливать документы Paper из архива
  • Отправлять документы Paper в архив и окончательно удалять их

Администраторы не могут создавать, редактировать и комментировать документы.

Для входа в систему от лица участника рабочей группы и доступа к его аккаунту Paper:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте страницу «Участники».
  4. Нажмите на значок шестеренки рядом с тем участником, от лица которого вы хотите войти в аккаунт.
  5. Нажмите Вход от лица другого пользователя.
  6. Нажмите Войти, чтобы подтвердить, что вы действительно хотите войти от лица выбранного вами пользователя.
  7. Перейдите на вкладку Paper.
  8. Завершив работу, нажмите Выйти.

Обратите внимание: все действия, совершенные администратором, записываются в журнал событий.

Просмотр событий в рабочей группе, связанных с документами Paper

На странице «События» по умолчанию отображаются самые последние действия участников рабочей группы. Администраторы могут выбрать тип событий в Paper на странице «События» или скачать полный отчет о событиях.

В Paper фиксируются следующие типы событий:

  • Создание и редактирование документов
  • Комментирование документов и архивирование комментариев
  • Предоставление доступа к документам участникам рабочей группы и пользователям не из рабочей группы
  • Архивирование документов и окончательное удаление документов
  • Запросы на доступ к документам от участников рабочей группы и пользователей не из рабочей группы
  • Просмотры документов участниками рабочей группы и пользователями не из рабочей группы
  • Изменения политики предоставления общего доступа

Подробнее о том, как просмотреть события в вашей рабочей группе.

Ограничения, связанные с безопасностью использования Paper в рабочих группах Dropbox Business

Некоторые настройки безопасности для рабочих групп Dropbox Business пока не распространяются на Dropbox Paper. Ниже приводится информация о том, какие функции недоступны для рабочих групп, использующих Dropbox Paper.

Нормы и стандарты, не поддерживаемые Dropbox Paper

Dropbox Paper не включен в область применения следующих норм и стандартов:

  • Программа BSI C5, Германия

Подробнее о соответствии Dropbox этим стандартам.

Подтверждение устройств не работает для мобильного приложения Paper

Подтверждение устройств — это функция безопасности и доступа, которую могут использовать рабочие группы Dropbox Business с тарифным планом Advanced или Enterprise. С ее помощью администраторы могут контролировать устройства, которые участники используют для входа в свои аккаунты Dropbox Business. Мобильное приложение Dropbox Paper исключено из функции подтверждения устройств.

Управление удаленным доступом на корпоративном уровне (ЕММ) не работает для мобильного приложения Paper

С помощью функции ЕММ рабочие группы Dropbox Business с тарифным планом Enterprise могут управлять использованием устройств в корпоративных приложениях и сетях, а также на корпоративных устройствах. Мобильное приложение Dropbox Paper не управляется EMM.

Для Paper не работает сетевой контроль

Сетевой контроль — это функция безопасности и доступа, которую могут использовать рабочие группы Dropbox Business с тарифным планом Enterprise. С ее помощью системные администраторы могут решать, какие аккаунты Dropbox можно использовать в корпоративной сети. В настоящее время Dropbox Paper не управляется через функцию сетевого контроля.

Удаленное отсоединение аккаунта участника рабочей группы от мобильного приложения Paper

Администраторы рабочей группы могут удаленно отсоединять устройства участников рабочей группы от аккаунтов Paper, чтобы у участников больше не было доступа к файлам рабочей группы.

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте раздел Участники.
  4. Нажмите на имя участника, чье устройство необходимо отсоединить.
  5. В разделе Paper для мобильных устройств нажмите, чтобы отсоединить все мобильные устройства от Paper.
Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!