Dropbox Paper: администраторские настройки Paper в рабочих группах Dropbox Business

Dropbox Paper: простой и эффективный способ работать вместе.

Без труда делитесь данными и создавайте документы. Будьте на одной волне с коллегами. Защищайте важные данные с помощью дополнительных инструментов администрирования.

Как включить или отключить Paper

Чтобы включить или отключить Paper для вашей рабочей группы:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте вкладку Настройки.
  4. В разделе Дополнительные настройки выберите Paper.
  5. Переведите переключатель Включить Paper в положение ВКЛ или ВЫКЛ.
  6. Перед включением Paper следует принять «Условия обслуживания Dropbox».
  7. Нажмите Применить изменения.

Обратите внимание: функция Paper включена по умолчанию для всех рабочих групп Dropbox Business (с тарифными планами Standard и Advanced), созданных после 7 августа 2017 года. 

Экспорт всех документов Paper

Отключив Paper, вы можете экспортировать свои документы Paper в файлы Word или Markdown. Для экспорта документов выполните следующие действия:

  1. После отключения Paper нажмите Экспортировать документы (#)
  2. Выберите формат файла и нажмите Скачать.
  3. Когда экспорт будет завершен, вы получите электронное письмо с вашими документами Paper в выбранном формате. В этом письме нажмите Скачать документы.

Будут экспортированы все активные документы, принадлежащие участникам рабочей группы. Удаленные документы экспортированы не будут.

Предоставление доступа только в рабочей группе

Администраторы Dropbox Business могут выбирать, с кем участники рабочей группы будут делиться документами Paper. Администраторы могут разрешить делиться документами Paper с пользователями не из вашей рабочей группы или только с участниками вашей рабочей группы Dropbox. Чтобы ограничить круг лиц, с которыми можно делиться документами Paper, только участниками рабочей группы:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте вкладку Настройки.
  4. В разделе Дополнительные настройки выберите Paper.
  5. Переведите переключатель Доступ к документам Paper для сторонних пользователей в положение ВКЛ или ВЫКЛ.
  6. Нажмите Применить изменения.

Действие этой настройки распространяется только на те документы, общий доступ к которым будет предоставляться после изменения этой настройки. Посмотреть, к каким именно документам был предоставлен доступ пользователям не из вашей рабочей группы, можно в отчете о событиях.

Обратите внимание: если изменить эту настройку на ВЫКЛ, то участники рабочей группы также не смогут создавать документы в тех папках, к которым им предоставили доступ сторонние пользователи.

Уровень конфиденциальности документов Paper по умолчанию

Администраторы могут выбирать для ссылок на документы Paper настройку конфиденциальности по умолчанию. Чтобы установить настройку конфиденциальности для документов Paper по умолчанию:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте вкладку Настройки.
  4. В разделе Дополнительные настройки выберите Paper.
  5. Рядом с пунктом Настройки общего доступа по умолчанию выберите один из вариантов: Все, у кого есть ссылка, Участники, у которых есть ссылка или Отключить предоставление внешнего доступа.
    • Все, у кого есть ссылка — это значение настройки разрешает открывать документ всем, у кого есть ссылка на него, независимо от того, является ли пользователь участником рабочей группы
    • Участники, у которых есть ссылка — это значение настройки разрешает открывать документ только участникам рабочей группы, у которых есть ссылка на него. Пользователи не из данной рабочей группы не смогут открыть документ, даже если у них будет ссылка на него
    • Отключить предоставление внешнего доступа — это значение настройки запрещает участникам рабочей группы делиться документами с пользователям не из своей рабочей группы

Обратите внимание: можно изменять настройки конфиденциальности для отдельных документов Paper, если это позволяет настройка общего доступа.

Управление окончательным удалением

По умолчанию создатель может окончательно удалить документ или папку после того, как они были архивированы.

Администраторы рабочих групп Dropbox Business имеют право ограничить эту возможность, разрешив окончательно удалять документы Paper только администраторам. Чтобы запретить участникам рабочей группы окончательно удалять документы, администраторы рабочих групп могут изменить соответствующую настройку на Выкл.

Обратите внимание: если для настройки «Удаление» выбрано значение Выкл, администратор рабочей группы может окончательно удалить файлы, войдя в аккаунт как другой пользователь.

Обратите внимание: эта настройка применяется для файлов Dropbox и документов Paper.

Отсоединение мобильных устройств

Администраторы могут отсоединять устройства с установленным на них мобильным приложением Paper от аккаунта участника рабочей группы.

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте страницу «Участники».
  4. Нажмите на имя участника, чье устройство необходимо отсоединить.
  5. В разделе Paper для мобильных устройств нажмите, чтобы отсоединить все мобильные устройства от Paper.

Обратите внимание: поскольку документы Paper не сохраняются локально, то после отсоединения мобильных устройств с Paper у вас не будет доступа к документам Paper, которые находятся на вашем телефоне или планшете. Эта функция работает так же, как удаленное стирание данных.

Вход от лица другого пользователя

Администраторы рабочих групп Dropbox Business могут входить в аккаунт как другой участник рабочей группы. Войдя в аккаунт от лица другого пользователя, администраторы могут:

  • Просматривать документы и папки Paper
  • Делиться документами и папками с другими пользователями
  • Перемещать документы и папки Paper
  • Восстанавливать документы Paper из архива
  • Отправлять документы Paper в архив и окончательно удалять их

Администраторы не могут создавать, редактировать и комментировать документы.

Для входа в систему от лица участника рабочей группы и доступа к его аккаунту Paper:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте страницу «Участники».
  4. Нажмите на значок шестеренки рядом с тем участником, от лица которого вы хотите войти в аккаунт.
  5. Нажмите Вход от лица другого пользователя.
  6. Нажмите Войти, чтобы подтвердить, что вы действительно хотите войти от лица выбранного вами пользователя.
  7. Перейдите на вкладку Paper.
  8. Завершив работу, нажмите Выйти.

Обратите внимание: все действия, совершенные администратором, записываются в журнал событий.

Журнал событий в Paper

На странице «События» по умолчанию отображаются самые последние действия участников рабочей группы. Администраторы могут выбрать тип событий в Paper на странице «События» или скачать полный отчет о событиях.

В Paper фиксируются следующие типы событий:

  • Создание и редактирование документов
  • Комментирование документов и архивирование комментариев
  • Предоставление доступа к документам участникам рабочей группы и пользователям не из рабочей группы
  • Архивирование документов и окончательное удаление документов
  • Запросы на доступ к документам от участников рабочей группы и пользователей не из рабочей группы
  • Просмотры документов участниками рабочей группы и пользователями не из рабочей группы
  • Изменения политики предоставления общего доступа

Чтобы просмотреть журнал событий:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте страницу «События».
Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!