Présentation de l'espace d'équipe et des dossiers de membre

Cet article traite d'une fonctionnalité réservée à certaines équipes Dropbox Business

Dans la nouvelle version de Dropbox Business, votre équipe partage un espace d'équipe. Il est accessible à tous les membres de votre équipe, possède une arborescence identique pour tous et se compose de deux types de dossiers :

Dossiers d'équipe : dans un dossier d'équipe, le partage des fichiers ou dossiers s'effectue avec différentes personnes. Vous pouvez autoriser ces personnes à consulter ou modifier les fichiers d'un dossier d'équipe, ou vous pouvez leur en bloquer l'accès.

Dossier personnel : il s'agit de votre espace et vous décidez si vous souhaitez partager les fichiers et dossiers qu'il contient.

Découvrez comment configurer l'arborescence de votre équipe. 

Sections dans cet article:

Votre dossier personnel est de couleur violette et porte votre nom.

Partage dans un dossier personnel

Pour partager les fichiers et dossiers de votre dossier personnel, vous utilisez les dossiers partagés et les liens partagés. Vous décidez des utilisateurs autorisés à accéder à ce contenu. 

Si vous êtes invité à rejoindre un dossier qui ne fait pas partie de l'espace d'équipe, libre à vous de l'ajouter à votre dossier personnel d'équipe. Au moment où vous êtes invité à rejoindre un dossier, l'invitation indique où vous allez ajouter le dossier : dans votre dossier personnel ou dans un dossier d'équipe. L'ajout de ce dossier vous permet d'accéder à son contenu dans votre compte Dropbox.

Remarque : seul le fichier ou le dossier que vous sélectionnez est partagé dans votre dossier personnel. Rien d'autre ne l'est, à moins que vous ne décidiez d'un partage.

Comment rejoindre une équipe avec un compte Dropbox existant

Si vous avez rejoint votre équipe Dropbox Business avec un compte Dropbox existant, votre dossier personnel contient tous vos fichiers existants. Tous les dossiers et liens partagés qui figuraient déjà dans votre compte restent partagés de la même façon. Libre à vous de déplacer dans l'espace d'équipe le contenu à partager avec votre équipe.

Espace d'équipe

L'espace d'équipe est partagé avec tous les membres de votre équipe. Son aspect et sa structure sont identiques pour tous les membres de l'équipe.

Partage dans l'espace d'équipe

L'espace d'équipe est accessible à toute l'équipe, ce qui ne veut pas dire que tous les membres de l'équipe ont accès à l'ensemble du contenu. Les autorisations d'accès aux dossiers peuvent varier :

  • Peut modifier : vous pouvez consulter, modifier et gérer l'accès au contenu de ce dossier.
  • Peut consulter : vous pouvez consulter le contenu de ce dossier.
  • Pas d'accès : vous ne pouvez pas consulter le contenu de ce dossier.

Par défaut, tous les utilisateurs ayant des autorisations de modification sur un dossier peuvent en modifier l'ensemble des dossiers. Par exemple, si vous pouvez modifier le dossier "Design", vous pouvez modifier tous les dossiers qu'il contient, à moins que l'accès à l'un d'entre eux ne soit limité.

Gérez qui peut consulter ou modifier vos fichiers.

Modification de l'accès à un dossier dans l'espace d'équipe

Si vous pouvez modifier un dossier, vous pouvez changer la liste des personnes qui y ont accès. 

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Cliquez sur Fichiers.
  3. Accédez au dossier dont vous souhaitez gérer l'accès.
  4. Déplacez le curseur sur le dossier et sélectionnez Partager.
    • Pour ajouter des utilisateurs ou des groupes avec lesquels partager, saisissez leurs noms ou adresses e-mail dans la zone de texte. Après avoir ajouté des membres et choisi leur type d'accès, cliquez sur Partager.
    • Pour supprimer des utilisateurs ou des groupes, cliquez sur Supprimer à côté de leur nom.

Dans la fenêtre Partager, vous pouvez voir les utilisateurs ayant accès au dossier et les autorisations dont ils disposent. À côté d'un membre de l'équipe ou d'un groupe, figure la mention Peut modifier ou Peut consulter. 

Par exemple, un dossier "Design" dans l'espace d'équipe est peut-être réservé à l'équipe Design. Seul le groupe Design y a accès. L'équipe Design peut ensuite inviter des utilisateurs à accéder aux dossiers du dossier "Design".

Erreur de type “Pas d'accès au dossier”

Les dossiers auxquels vous n'avez pas accès sont indiqués d'un signe moins de couleur grise. Si vous essayez d'ouvrir l'un d'entre eux, le message d'erreur suivant apparaît : Pas d'accès au dossier “Nom du dossier”.

Message d'erreur qui s'affiche lorsque vous n'avez pas accès à un dossier.

Déplacement des fichiers et dossiers dans l'espace d'équipe
Pour qu'un membre ou un administrateur de l'équipe puisse déplacer un dossier partagé dans l'espace d'équipe, les conditions suivantes doivent être remplies :

  1. Le dossier ne contient aucun dossier partagé imbriqué.
  2. Le dossier et ses sous-dossiers ne sont pas confidentiels.
  3. Le membre ou l'administrateur de l'équipe dispose d'un accès en écriture au dossier parent.
  4. Le membre ou l'administrateur de l'équipe dispose d'un accès en écriture au dossier.
  5. Le paramètre Gérer les membres est défini sur Tous les membres de votre compte Dropbox Business disposant d'autorisations de modification.
  6. Le paramètre de partage externe est défini sur Tout le monde.

Pour pouvoir déplacer un dossier, vous devez disposer d'un accès en écriture au dossier de destination.

Copie de dossiers dans l'espace d'équipe

En copiant un dossier dans l'espace d'équipe, vous en copiez le contenu, mais vous n'en copiez pas les autorisations. Si vous collez un dossier dans une partie de l'espace d'équipe pour laquelle vous possédez des droits d'écriture, le dossier possède alors les mêmes autorisations que son nouvel emplacement.

Par exemple : une petite équipe en charge de l'image de marque a accès au dossier "Designs du nouveau logo". Vous copiez le dossier "Designs du nouveau logo" et le collez dans le dossier "Marketing" pour que toute l'équipe puisse y accéder. Tous les membres de votre équipe peuvent maintenant accéder à la copie "Designs du nouveau logo" se trouvant dans le dossier "Marketing".

Signification des icônes apparaissant sur les dossiers

Les icônes (ou symboles) sur les dossiers de votre compte Dropbox vous indiquent de quel type de dossier il s'agit. 

Dossier bleu avec une icône représentant un bâtiment

 

Si une icône représentant un immeuble apparaît sur un dossier, cela signifie que ce dossier est partagé avec tout ou partie de votre équipe Dropbox Business. Il fait partie de l'espace d'équipe. Il peut également être partagé avec des utilisateurs qui ne font pas partie de votre équipe.

Dossier violet avec une icône représentant une personne

 

Le dossier violet avec une icône représentant une personne correspond à votre dossier personnel. Il est visible uniquement par vous. Son contenu peut être partagé.

Dossier bleu

 

Un dossier affiché en bleu et sans icône correspond à un dossier situé dans votre dossier personnel d'équipe, mais qui n'est pas partagé.

Remarque : l'apparence de ces icônes de dossiers varie en fonction de l'interface sur laquelle vous les consultez. Ces icônes proviennent de dropbox.com.

Les icônes de mes dossiers ne correspondent pas à celles-ci

Si vous aviez accès à l'espace d'équipe avant le 9 avril 2018, il est possible que vous ayez encore les anciennes icônes. Si les icônes de vos dossiers sont différentes de celles décrites dans cet article, cela signifie qu'elles n'ont peut-être pas encore été mises à jour.

Pour passer aux nouvelles icônes, synchronisez à nouveau votre dossier Dropbox. Pour cela, annulez la synchronisation de vos dossiers dans l'application de bureau à l'aide de la synchronisation sélective, puis resynchronisez-les.

Dossier personnel

Votre dossier personnel est votre espace. C'est vous qui décidez de la façon de partager les fichiers et dossiers qu'il contient. Certains de vos fichiers peuvent être confidentiels et d'autres, être partagés avec toute l'équipe.

Votre dossier personnel porte votre nom et ne peut pas être renommé : si vous vous appelez Justine Humez, votre dossier s'appelle également "Justine Humez".

Bien que votre dossier personnel soit votre espace réservé, vos administrateurs d'équipe peuvent y accéder via l'interface d'administration ou encore en se connectant sous votre compte.

Exemple d'espace d'équipe

Vous vous appelez José Cutillas et vous travaillez dans le service Design d'une entreprise appelée Société. Vous venez de rejoindre votre équipe Dropbox Business. 

Dans votre compte Dropbox, vous avez accès à un espace d'équipe appelé Société. Quand vous cliquez dessus, vous visualisez plusieurs dossiers : 

  • José Cutillas : "José Cutillas" est votre dossier personnel. 
  • Design : le dossier "Design" contient les fichiers et dossiers des projets Design. Vous pouvez accéder à tous les fichiers de ce dossier et les consulter.
  • Marketing : un signe moins de couleur grise figure sur l'icône du dossier “Marketing”. Si vous essayez de l'ouvrir, un message d'erreur apparaît : Pas d'accès au dossier “Marketing”.

Gestion de l'espace d'équipe

Les administrateurs peuvent choisir si tous les membres ou seulement les administrateurs sont autorisés à modifier le premier niveau de l'espace d'équipe. Le premier niveau correspond au premier ensemble que vous visualisez dans la section Fichiers de votre compte sur dropbox.com.

Pour modifier ce paramètre :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Dans la section Contenu, cliquez sur Modification de premier niveau.
  5. Cliquez sur le menu déroulant, puis sélectionnez le paramètre adapté à votre équipe :
    • Tous les membres : tous les membres de l'équipe peuvent modifier le premier niveau de l'espace d'équipe.
    • Seulement les administrateurs : les administrateurs sont les seuls à pouvoir modifier le premier niveau de l'espace d'équipe. Les membres de l'équipe ne peuvent pas ajouter de fichiers ni de dossiers à ce niveau de l'espace.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous choisissez Seulement les administrateurs, vous pouvez utiliser l'onglet Contenu pour ajouter, supprimer, renommer ou déplacer du contenu dans le premier niveau de l'espace d'équipe. 

Si vous choisissez Tous les membres, vous pouvez utiliser l'onglet Contenu, le site dropbox.com ou l'application de bureau pour modifier le premier niveau de l'espace d'équipe.

Gestionnaire de contenu

Utilisez le gestionnaire de contenu pour organiser l'arborescence des dossiers dans l'espace d'équipe. Dans celui-ci, les administrateurs d'équipe peuvent également gérer les membres du contenu partagé. 

Création d'un dossier de premier niveau dans l'espace d'équipe partagé :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Contenu.
  4. Cliquez sur Nouveau dossier.
  5. Décidez si tous les utilisateurs de votre équipe ou certains membres uniquement ont accès à ce dossier.
  6. Indiquez si ces membres disposent d'un accès Peut modifier ou Peut consulter sur le contenu du dossier.

Gestion de l'accès à un dossier :

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Contenu.
  4. Cliquez sur Gérer au niveau du dossier qui vous intéresse.
  5. Dans la fenêtre qui s'affiche, recherchez le groupe ou le membre à modifier.
  6. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Peut modifier, Peut consulter ou Supprimer.

Dossiers des membres de l'équipe

Vous pouvez accéder aux dossiers des membres de l'équipe en utilisant la fonctionnalité de connexion en tant qu'utilisateur ou l'onglet Contenu dans la section Membres.

Si vous avez besoin d'aide concernant l'espace d'équipe ou les dossiers de membre, ou encore pour résilier votre abonnement ou votre offre d'essai Dropbox Business, contactez l'assistance Dropbox.
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