Как упорядочивать контент и делиться им в общем пространстве своей рабочей группы

В обновленном тарифном плане Dropbox Business у рабочей группы есть общее пространство. Доступ к этому пространству есть у всех участников рабочей группы, и для всех участников в этом пространстве отображаются одни и те же папки. В общем пространстве существует два типа папок:

• Папки рабочей группы: любым файлом или папкой из папки рабочей группы можно делиться с разными пользователями. Участникам папки рабочей группы можно разрешить просматривать файлы в этой папке или редактировать их. Кроме того, доступ к папке можно заблокировать.
• Папки участников рабочей группы: ваша папка участника рабочей группы является вашим собственным пространством, и по умолчанию у остальных участников группы нет к нему доступа. Однако при желании вы можете поделиться файлами в своей папке участника рабочей группы с другими участниками. 

Предоставление доступа в папке участника рабочей группы

Предоставлять доступ к файлам и папкам, расположенным в вашей папке участника рабочей группы, можно при помощи общих папок и общих ссылок. У кого будет доступ к в этим данным — решаете вы. 

Если вас пригласили в папку, расположенную за пределами общего пространства рабочей группы, то вы можете добавить ее в свою папку участника рабочей группы. Когда вам приходит приглашение, в нем показано, куда будет добавлена папка: либо в папку участника рабочей группы, либо в папку рабочей группы. После добавления содержимое папки станет для вас доступным через ваш аккаунт Dropbox.

Обратите внимание: предоставляя доступ к файлу или папке, вы делитесь только этим файлом или этой папкой. Все остальное содержимое папки участника рабочей группы останется доступно только вам до тех пор, пока вы не предоставите доступ.

Если вы присоединились к рабочей группе, использовав уже существующий аккаунт Dropbox

Если у вас уже был аккаунт Dropbox, когда вы присоединились к рабочей группе Dropbox Business, то в вашей папке участника рабочей группы будут все ваши файлы. Все данные, предназначенные для рабочей группы, можно перенести в общее пространство рабочей группы.

Пространство для рабочей группы

Это пространство доступно всем участникам рабочей группы. Пространство рабочей группы одинаково для всех, и все участники видят здесь одни и те же папки. 

Пример общего пространства рабочей группы

Допустим, вас зовут Алена Ткаченко и вы работаете в отделе дизайна в организации под названием Hanford Inc. Вы только что присоединились к рабочей группе Dropbox Business. 

В своем аккаунте Dropbox вы видите общее пространство рабочей группы, которое называется Hanford Inc. Открыв его, вы увидите несколько папок: 

• Алена Ткаченко: это ваша папка участника рабочей группы. 
• Дизайн: в этой папке хранятся файлы и папки для проектов по дизайну. В этой папке вы можете просматривать и использовать все файлы.
• Маркетинг: папка Маркетинг помечена серым знаком минус. Если вы попытаетесь открыть папку Маркетинг, то увидите сообщение об ошибке: Нет доступа к папке «Маркетинг».

Предоставление доступа в общем пространстве рабочей группы

Несмотря на то, что пространством рабочей группы могут пользоваться все участники, это не означает, что у всех есть доступ ко всему содержимому. У пользователей могут быть разные права доступа к папкам:

• Может изменять: пользователь может просматривать, изменять и управлять доступом к содержимому этой папки
• Может просматривать: пользователь может просматривать содержимое этой папки
• Нет доступа: пользователь не может просматривать содержимое этой папки

Если у пользователя есть разрешение изменять содержимое папки, этот пользователь по умолчанию имеет также разрешение изменять содержимое всех подпапок внутри этой папки. Например, если вы можете изменять папку «Дизайн», то вы также можете изменять все папки, находящиеся внутри папки «Дизайн», кроме тех, для которых установлены ограничения доступа.

Обратите внимание: когда вы вносите какие-либо изменения в общую папку в пространстве рабочей группы, эти изменения будут отображены у всех участников рабочей группы.

Изменение прав доступа к папке в общем пространстве рабочей группы

Если вы можете изменять папку, вы можете изменить список пользователей, у которых есть к ней доступ. 

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Найдите папку, для которой вы хотите изменить права доступа.
3. Наведите курсор на название папки и нажмите на значок предоставления доступа (прямоугольник со стрелкой вверх).
   • Чтобы добавить пользователей или подгруппы, введите в текстовое поле соответствующие имена, названия или адреса электронной почты. Когда вы добавите пользователей и выберете уровень доступа, нажмите Поделиться папкой.
   • Чтобы удалить пользователей или подгруппы, нажмите Доступ есть у [x] пользователей, а затем нажмите раскрывающийся список рядом с соответствующим именем и выберите Удалить.

В этом окне можно просматривать, у каких пользователей есть доступ к папке и какие у них разрешения. Рядом с именем участника или названием подгруппы вы увидите Может изменять или Может просматривать. 

Например, у отдела дизайна есть в общем пространстве папка «Дизайн», доступ к которой есть только у отдела дизайна. Сотрудники этого отдела могут приглашать отдельных пользователей в подпапки, расположенные внутри папки «Дизайн».

Отсутствие доступа к папке

Папки, к которым у вас нет доступа, обозначены серым знаком минус. Если вы попытаетесь открыть одну из этих папок, то увидите ошибку: Нет доступа к папке «Название папки».

Как переместить файлы и папки в пространство рабочей группы
Участники и администраторы рабочей группы могут переместить общую папку в пространство рабочей группы, если выполнены следующие условия:

1) У пользователя, который пытается переместить папку, есть право ее редактировать. Чтобы проверить, есть ли это право, выполните следующие действия:

1. Нажмите Управление справа от папки.
2. Нажмите Доступ есть у [x] пользователей.
3. Справа от конкретного пользователя или подгруппы должно быть написано Может изменять.

2) В пункте Управление доступом установлена настройка Участники папки. Чтобы проверить, есть ли это право, выполните следующие действия:

1. Нажмите Управление справа от папки.
2. Нажмите на значок шестеренки.
3. Проверьте, отображается ли надпись Участники папки в раскрывающемся меню рядом с параметром Управление доступом.

3) Владельцем папки является участник той же рабочей группы, в которой состоит пользователь, перемещающий эту папку в пространство рабочей группы.

Обратите внимание: вы не сможете переместить папку, если у вас нет права редактировать родительскую папку, в которую вы хотите ее переместить.

Как переместить файлы и папки из общего пространства рабочей группы

Участники и администраторы рабочей группы могут переместить общую папку из пространства рабочей группы, если выполнены следующие условия:

• В папке нет вложенных общих папок
• Папка и находящиеся в ней папки не являются доступными Только по приглашениям
• У участника рабочей группы или администратора есть право редактировать родительскую папку
• У участника рабочей группы или администратора есть право редактировать папку
• В настройке Управление списком участников для папки указан параметр Участники вашего аккаунта Dropbox Business, у которых есть право редактировать
• Настройка внешнего доступа переключена в положение Все

Обратите внимание: вы не сможете переместить папку, если у вас нет права редактировать родительскую папку, в которую вы хотите ее переместить.

Копирование папок в общем пространстве рабочей группы

При копировании папки, расположенной в общем пространстве рабочей группы, создается только копия содержимого, но не копия прав доступа к этой папке. Если вы копируете папку в область общего пространства рабочей группы, которую вы можете редактировать, то права доступа скопируются вместе с папкой.

Например, у небольшой команды по разработке товарных знаков есть доступ к папке «Дизайн нового логотипа». Вы копируете папку «Дизайн нового логотипа» в папку «Маркетинг», к которой есть доступ у всей рабочей группы. У всей рабочей группы появится доступ к копии папки «Дизайн нового логотипа» в папке «Маркетинг».

Что означают значки на моих папках?

Значки на папках в аккаунте Dropbox обозначают различные типы папок. 

	Доступ к папке, обозначенной значком здания, был предоставлен всем или некоторым участникам вашей рабочей группы Dropbox Business. Она входит в общее пространство вашей рабочей группы. Доступ к ней может также быть предоставлен пользователям не из вашей рабочей группы.
	Папка с символом человека обозначает вашу папку участника рабочей группы. Эту папку видите только вы. К содержимому папки участника рабочей группы можно предоставлять доступ.
	Синяя папка со значком минуса доступна только некоторым пользователям вашей рабочей группы Dropbox Business. Если вы видите этот значок, значит у вас нет доступа к этой папке.
	Синяя папка без дополнительных символов обозначает папки внутри вашей папки участника рабочей группы, к которым не был предоставлен доступ.

Обратите внимание: внешний вид папок может отличаться в зависимости от того, где вы откроете Dropbox. Здесь описаны значки с dropbox.com.

Администрирование общего пространства рабочей группы

Администраторы решают, могут ли все пользователи или только администраторы управлять папками верхнего уровня в общем пространстве рабочей группы. Папки верхнего уровня — это первые папки, которые вы видите в разделе Файлы в своем аккаунте на dropbox.com.

Чтобы изменить эту настройку:

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Настройки.
4. В разделе Содержимое нажмите Изменение папок верхнего уровня.
5. Нажмите на раскрывающееся меню и выберите нужную настройку для рабочей группы:
   • Все: все участники рабочей группы могут изменять папки верхнего уровня в общем пространстве рабочей группы.
   • Только администраторы: только администраторы могут изменять папки верхнего уровня в общем пространстве рабочей группы. Участники рабочей группы не могут добавлять файлы и папки на этом уровне общего пространства.
6. Нажмите Сохранить (Save).

Если вы выберите опцию Только администраторы, то можете использовать вкладку Содержимое, чтобы добавлять, удалять, переименовывать или перемещать содержимое в папках верхнего уровня в общем пространстве рабочей группы. 

Если вы выберите опцию Все, то можете для редактирования папок верхнего уровня в общем пространстве использовать вкладку Содержимое, dropbox.com или программу для компьютера Dropbox.

Контент-менеджер

В контент-менеджере можно организовать структуру папок в общем пространстве рабочей группы. Здесь администраторы рабочих групп могут также управлять доступом к любому общему содержимому. 

Как создать папку верхнего уровня в общем пространстве рабочей группы:

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Контент.
4. Выберите опцию Новая папка.
5. Выберите, хотите ли вы, чтобы доступ к этой папке был у всех участников или только некоторых.
6. Выберите права доступа для участников этой папки: Может изменять или Может просматривать.

Как предоставить доступ к папке:

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите Контент.
4. Нажмите Управление рядом с нужной папкой.
5. Нажмите Доступ есть у [x] пользователей.
6. Найдите подгруппу или участника, которые нужно изменить.
7. Нажмите на раскрывающееся меню и выберите Может изменять, Может просматривать или Удалить.

Папки участников рабочей группы

Доступ к папке участника рабочей группы можно получить, воспользовавшись функцией Войти как пользователь или через вкладку Содержимое в разделе Участники.