Общее пространство рабочей группы и папки участников рабочей группы: обзор

Эта статья описывает функцию, доступную только некоторым рабочим группам Dropbox Business

В новом Dropbox Business у рабочей группы есть общее пространство. Доступ к этому пространству есть у всех участников рабочей группы, и все участники видят в этом пространстве одни и те же папки. В общем пространстве существует два типа папок:

Папка рабочей группы: любым файлом или папкой из папки рабочей группы можно делиться с разными пользователями. Участникам папки рабочей группы можно разрешить просматривать файлы в этой папке или редактировать их. Кроме того, доступ к папке можно заблокировать.

Папка участника рабочей группы: это ваше собственное пространство, в котором вы решаете кому предоставить доступ к файлам и папкам.

Подробнее о том, как настроить структуру папок в своей рабочей группе… 

Разделы в этой статье:

Папка участника рабочей группы фиолетовая. Она носит ваше имя.

Предоставление доступа в папке участника рабочей группы

Предоставлять доступ к файлам и папкам, расположенным в вашей папке участника рабочей группы, можно при помощи общих папок и общих ссылок. У кого будет доступ к в этим данным — решаете вы. 

Если вас пригласили в папку, расположенную за пределами общего пространства рабочей группы, то вы можете добавить ее в свою папку участника рабочей группы. Когда вам приходит приглашение, в нем показано, куда будет добавлена папка: либо в папку участника рабочей группы, либо в папку рабочей группы. После добавления содержимое папки станет для вас доступным через ваш аккаунт Dropbox.

Обратите внимание: предоставляя доступ к файлу или папке, вы делитесь только этим файлом или этой папкой. Все остальное содержимое папки участника рабочей группы останется доступно только вам до тех пор, пока вы не предоставите доступ.

Если вы присоединились к рабочей группе, использовав уже существующий аккаунт Dropbox

Если у вас уже был аккаунт Dropbox, когда вы присоединились к рабочей группе Dropbox Business, то в вашей папке участника рабочей группы будут все ваши файлы. Все данные, предназначенные для рабочей группы, можно перенести в общее пространство рабочей группы.

Общее пространство рабочей группы

Это пространство доступно всем участникам рабочей группы. Пространство рабочей группы одинаково для всех, и все участники видят здесь одни и те же папки.

Предоставление доступа в общем пространстве рабочей группы

Несмотря на то, что пространством рабочей группы могут пользоваться все участники, это не означает, что у всех есть доступ ко всему содержимому. У пользователей могут быть разные права доступа к папкам:

  • Может изменять: пользователь может просматривать, изменять и управлять доступом к содержимому этой папки
  • Может просматривать: пользователь может просматривать содержимое этой папки
  • Нет доступа: пользователь не может просматривать содержимое этой папки

По умолчанию, если у пользователя есть разрешение изменять содержимое папки, этот пользователь имеет также разрешение изменять содержимое всех подпапок внутри этой папки. Например, если вы можете изменять папку «Дизайн», то вы также можете изменять все папки, находящиеся внутри папки «Дизайн», кроме тех, для которых установлены ограничения доступа.

Определяйте, кто может просматривать и изменять ваши файлы.

Изменение прав доступа к папке в общем пространстве рабочей группы

Если вы можете изменять папку, вы можете изменить список пользователей, у которых есть к ней доступ. 

  1. Зайдите со своим логином и паролем на сайт dropbox.com.
  2. Нажмите «Файлы».
  3. Найдите папку, для которой вы хотите изменить права доступа.
  4. Наведите курсор на папку, затем выберите Поделиться.
    • Вы можете добавить пользователей или группу пользователей, введя их имена или адреса эл. почты в текстовом поле. После того, как вы добавите пользователей и выберете тип доступа, нажмите Поделиться.
    • Вы можете удалить отдельных пользователей и подгруппы, нажав Удалить рядом с их именами и названиями.

В окне предоставления доступа можно просматривать, у каких пользователей есть доступ к папке и какие у них разрешения. Рядом с именем участника или названием подгруппы вы увидите Может изменять или Может просматривать

Например, у отдела дизайна есть в общем пространстве папка «Дизайн», доступ к которой есть только у отдела дизайна. Сотрудники этого отдела могут приглашать отдельных пользователей в подпапки, расположенные внутри папки «Дизайн».

Отсутствие доступа к папке

Папки, к которым у вас нет доступа, обозначены серым знаком минус. Если вы попытаетесь открыть одну из этих папок, то увидите ошибку: Нет доступа к папке «Название папки».

Если у вас нет доступа к папке, вы увидите это сообщение об ошибке.

Как переместить файлы и папки в пространство рабочей группы
Участники и администраторы рабочей группы могут переместить общую папку в пространство рабочей группы, если выполнены следующие условия:

1) У пользователя, который пытается переместить папку, есть право ее редактировать. Чтобы проверить, есть ли это право, выполните следующие действия:

  1. Нажмите Управление справа от папки.
  2. Справа от конкретного пользователя или подгруппы должно быть написано Может изменять.

2) В пункте Управление доступом установлена настройка Участники папки. Чтобы проверить, есть ли это право, выполните следующие действия:

  1. Нажмите Управление справа от папки.
  2. Нажмите Настройки папки.
  3. Проверьте, отображается ли надпись Участники папки в раскрывающемся меню рядом с параметром Управление доступом.

3) Владельцем папки является участник той же рабочей группы, в которой состоит пользователь, перемещающий эту папку в пространство рабочей группы.

Обратите внимание: вы не сможете переместить папку, если у вас нет права редактировать родительскую папку, в которую вы хотите ее переместить.

Как переместить файлы и папки из общего пространства рабочей группы

Участники и администраторы рабочей группы могут переместить общую папку из пространства рабочей группы, если выполнены следующие условия:

  • В папке нет вложенных общих папок
  • Папка и находящиеся в ней папки не являются доступными Только по приглашениям
  • У участника рабочей группы или администратора есть право редактировать родительскую папку
  • У участника рабочей группы или администратора есть право редактировать папку
  • В настройке Управление списком участников для папки указан параметр Участники вашего аккаунта Dropbox Business, у которых есть право редактировать
  • Настройка внешнего доступа переключена в положение Все

Обратите внимание: вы не сможете переместить папку, если у вас нет права редактировать родительскую папку, в которую вы хотите ее переместить.

Копирование папок в общем пространстве рабочей группы

При копировании папки, расположенной в общем пространстве рабочей группы, создается только копия содержимого, но не копия прав доступа к этой папке. Если вы копируете папку в область общего пространства рабочей группы, которую вы можете редактировать, то права доступа скопируются вместе с папкой.

Например, у небольшой команды по разработке товарных знаков есть доступ к папке «Дизайн нового логотипа». Вы копируете папку «Дизайн нового логотипа» в папку «Маркетинг», к которой есть доступ у всей рабочей группы. У всей рабочей группы появится доступ к копии папки «Дизайн нового логотипа» в папке «Маркетинг».

Что означают значки на моих папках?

Значки на папках в аккаунте Dropbox обозначают различные типы папок. 

Синяя папка со значком здания

 

Доступ к папке, обозначенной значком здания, был предоставлен всем или некоторым участникам вашей рабочей группы Dropbox Business. Она входит в общее пространство вашей рабочей группы. Доступ к ней может также быть предоставлен пользователям не из вашей рабочей группы.

Фиолетовая папка с символом человечка

 

Фиолетовая папка с символом человечка обозначает вашу папку участника рабочей группы. Эту папку видите только вы. К содержимому папки участника рабочей группы можно предоставлять доступ.

Синяя папка

 

Синяя папка без дополнительных символов обозначает папки внутри вашей папки участника рабочей группы, к которым не был предоставлен доступ.

Обратите внимание: внешний вид папок может отличаться в зависимости от того, где вы откроете Dropbox. Здесь описаны значки с dropbox.com.

Мои значки папок выглядят иначе

Если доступ к общему пространству рабочей группы у вас появился до 9 апреля 2018 года, то значки ваших папок могут выглядеть немного иначе. У вас могут быть устаревшие значки, которые еще не были обновлены.

Если запустить повторную синхронизацию папки Dropbox, то все значки обновятся. Чтобы запустить повторную синхронизацию, надо сначала отключить синхронизацию папок в программе для компьютера Dropbox при помощи выборочной синхронизации, а затем включить синхронизацию обратно.

Папка участника рабочей группы

Папкой участника рабочей группы распоряжаетесь только вы. Вы принимаете решение о том, кому и как предоставить доступ к файлам и папкам.

Папка участника рабочей группы носит ваше имя, и ее нельзя переименовать: если вас зовут Алена Ткаченко, то ваша папка будет называться «Алена Ткаченко».

Несмотря на то, что папка участника рабочей группы принадлежит только вам, администратор рабочей группы может получить доступ к ее содержимому через консоль администрирования или если он войдет через ваш аккаунт.

Пример общего пространства рабочей группы

Допустим, вас зовут Алена Ткаченко и вы работает в отделе дизайна в компании под названием Компания. Вы только что присоединились к рабочей группе Dropbox Business. 

В своем аккаунте Dropbox вы видите общее пространство рабочей группы, которое называется Компания. Открыв его, вы увидите несколько папок: 

  • Алена Ткаченко: это ваша папка участника рабочей группы. 
  • Дизайн: в этой папке располагаются файлы и папки для проектов по дизайну. В этой папке вы можете просматривать и пользоваться всеми файлами.
  • Маркетинг: папка Маркетинг помечена серым знаком минус. Если вы попытаетесь открыть папку Маркетинг, то увидите сообщение об ошибке: Нет доступа к папке «Маркетинг».

Администрирование общего пространства рабочей группы

Администраторы решают, могут ли все пользователи или только администраторы управлять папками верхнего уровня в общем пространстве рабочей группы. Папки верхнего уровня это первые папки, которые вы видите в разделе Файлы в своем аккаунте на dropbox.com.

Чтобы изменить эту настройку:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Настройки.
  4. В разделе Содержимое нажмите Изменение папок верхнего уровня.
  5. Нажмите на раскрывающееся меню и выберите нужную настройку для рабочей группы:
    • Все: все участники рабочей группы могут изменять папки верхнего уровня в общем пространстве рабочей группы.
    • Только администраторы: только администраторы могут изменять папки верхнего уровня в общем пространстве рабочей группы. Участники рабочей группы не могут добавлять файлы и папки на этом уровне общего пространства.
  6. Нажмите Сохранить (Save).

Если вы выберите опцию Только администраторы, то можете использовать вкладку Содержимое, чтобы добавлять, удалять, переименовывать или перемещать содержимое в папках верхнего уровня в общем пространстве рабочей группы. 

Если вы выберите опцию Все, то можете для редактирования папок верхнего уровня в общем пространстве использовать вкладку Содержимое, dropbox.com или программу для компьютера Dropbox.

Контент-менеджер

В контент-менеджере можно организовать структуру папок в общем пространстве рабочей группы. Здесь администраторы рабочих групп могут также управлять доступом к любому общему содержимому. 

Как создать папку верхнего уровня в общем пространстве рабочей группы:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Содержимое.
  4. Выберите опцию Новая папка.
  5. Выберите, хотите ли вы, чтобы доступ к этой папке был у всех участников или только некоторых.
  6. Выберите права доступа для участников этой папки: Может изменять или Может просматривать.

Как предоставить доступ к папке:

  1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Содержимое.
  4. Нажмите Управление рядом с нужной папкой.
  5. В появившемся окне найдите подгруппу или отдельного пользователя, права доступа которых нужно изменить.
  6. Нажмите на раскрывающееся меню и выберите Может изменять, Может просматривать или Удалить.

Папки участников рабочей группы

Доступ к папке участника рабочей группы можно получить, воспользовавшись функцией Войти как пользователь или через вкладку Содержимое в разделе Участники.

Любые пояснения касательно папок рабочей группы и папок участников рабочей группы, а также информацию о том как отменить подписку на Dropbox Business или ознакомительную версию, вы получите в службе поддержки Dropbox.
Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!