Dropbox Paper:Dropbox Business 團隊的 Paper 管理員設定

Dropbox Paper:簡單又好用的協作方式

管理員控制功能帶來的總總好處,能保護您的企業資料,讓團隊不費吹灰之力地創作、分享並掌握最新進度。

啟用或停用 Paper

啟用或停用團隊的 Paper 功能:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 開啟管理員主控台
  3. 開啟 [設定] 索引標籤。
  4. 選擇 [其他設定] 中的 [Paper]。
  5. 將「啟用 Paper」切換為 [開] 或 [關]。
  6. 啟用 Paper 前,請先同意 Dropbox 條款。
  7. 按一下 [套用變更]。

注意:Paper 預設上會為所有在 2017 年 8 月 7 日以後建立的 Standard 和 Advanced Dropbox Business 團隊啟用。

匯出所有 Paper 文件

停用 Paper 時,您可以將 Paper 文件匯出成 Word 或 Markdown 檔。匯出文件的方法:

  1. 停用 Paper 後,請點選 [匯出 # 份文件]。
  2. 選擇檔案格式並點選 [下載]。
  3. 匯出完成後,您會收到含有該格式 Paper 文件的電子郵件。請點選信中的 [下載文件]。

團隊成員擁有的所有有效文件都會匯出。刪除的文件不會匯出。

將共享範圍限制在團隊以內

Dropbox 企業團隊的管理員可以決定團隊成員能將 Dropbox Paper 文件與誰共享。管理員可以決定是否要開放成員與外部人員共享,或是將共享範圍限制在團隊以內。方法如下:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 開啟管理員主控台
  3. 開啟 [設定] 索引標籤。
  4. 選擇 [其他設定] 中的 [Paper]。
  5. 將「與外部人員共享 Paper 文件」切換為 [開] 或 [關]。
  6. 按一下 [套用變更]。

這項設定不會影響之前的檔案,只會套用至改變設定後才共享的文件。您可以在活動紀錄中查看已與外部人員分享的文件。

請注意:若將此設定改成 [],團隊成員就不能在受邀加入的外部共享資料夾中建立文件。

預設 Paper 文件隱私

管理員可以選擇 Paper 文件連結的預設隱私設定。方法如下:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com
  2. 開啟管理員主控台
  3. 開啟 [設定] 索引標籤。
  4. 選擇 [其他設定] 中的 [Paper]。
  5. 在「預設共享設定」旁,選擇「所有擁有連結的人」、「擁有連結的成員」,或「停用外部共享」。
    • 所有擁有連結的人:所有知道連結的人,不論是否為團隊成員,皆可開啟文件
    • 擁有連結的成員:只有知道連結的團隊成員可以開啟文件。非團隊成員就算知道連結,也無法開啟文件
    • 停用外部共享:禁止團隊成員與外部人員共享文件

請注意:在共享設定許可之下,可以逐一變更每個 Paper 文件的隱私設定。

永久刪除控制

預設上,建立者可以在文件或資料夾封存後,將之永久刪除。

Dropbox Business 的團隊管理員,可以選擇僅讓團隊管理員擁有永久刪除 Paper 文件的權限。為避免成員將文件永久刪除,團隊管理員可以將團隊的刪除功能關閉

請注意:若將刪除功能關閉,團隊管理員可在以使用者身分登入時永久刪除檔案。

請注意:這項設定會套用至 Dropbox 檔案和 Paper 文件。

取消連結行動裝置

管理員可以取消安裝了 Paper 行動應用程式的裝置與團隊成員帳戶間的連結。

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 開啟管理員主控台
  3. 開啟成員頁面
  4. 按一下成員名字以取消連結其裝置。
  5. Paper 行動裝置區塊下,即可點擊取消所有行動裝置與 Paper 的連結。

請注意:Paper 文件不會存在本機裝置,因此一旦取消行動裝置與 Paper 的連結,就不能再從手機或平板電腦存取 Paper 文件。此狀況和使用遠端清除類似。

以使用者身分登入

Dropbox Business 團隊的管理員能以使用者的身分登入。使用不同身分登入時,管理員可以:

  • 查看 Paper 文件和資料夾
  • 與其他使用者分享文件和資料夾
  • 移動 Paper 文件和資料夾
  • 還原已封存的 Paper 文件
  • 封存並永久刪除 Paper 文件

管理員不能建立、編輯文件,或在文件上留言。

以團隊成員身分登入並存取成員的 Paper 帳戶:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 開啟管理員主控台
  3. 開啟成員頁面
  4. 在您想以對方身分登入的團隊成員名稱旁邊,按一下工具圖示。
  5. 按一下「以使用者身分登入」
  6. 點選 [登入],確認以選取的使用者登入。
  7. 按一下 [Paper] 索引標籤。
  8. 完成後,按一下 [登出]。

請注意:管理員於登入期間執行的所有操作,都會記錄在活動紀錄中。

Paper 活動紀錄

活動頁面會顯示團隊最近的活動摘要。管理員可以在活動紀錄上選擇一種類型的活動,或是下載完整的活動紀錄。

以下操作會記錄為 Paper 活動:

  • 建立或編輯文件
  • 在文件上留言或處理留言
  • 與團隊成員和外部人員共享文件
  • 封存或永久刪除文件
  • 團隊成員和外部人員提出存取文件的請求
  • 團隊成員或外部人員瀏覽文件
  • 共享規定有變

查看活動紀錄的方法如下:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 開啟管理員主控台
  3. 開啟活動頁面
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