Dropbox Paper:Dropbox Business 團隊的 Paper 管理員設定

Dropbox Business 團隊管理員可以為團隊調整 Dropbox Paper 的隱私權和共享設定。

請注意:若您的團隊使用的是 2020 年推出的 Dropbox Paper 版本,請依照下方第一個灰色區塊中的指示操作。若您的團隊使用的是舊版 Paper,請依照下方第二個灰色區塊中的指示操作。

查看團隊使用的是哪一個版本:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com
  2. 按一下 [建立新檔案]。
  • 若下拉式選單中沒有 Dropbox Paper,您使用的便是舊版的 Paper。
  • 若下拉式選單中有 Dropbox Paper,您使用的便是 2020 年版的 Paper

Dropbox Paper 2020 年版將在未來幾個月內,對所有 Dropbox 客戶全面推出。我們會在您可以使用新版時通知您,請留意 Dropbox 傳送的電子郵件。

若您想進一步瞭解詳情,請參考提供給團隊管理員的 Paper 2020 年版常見問題集

使用 Paper 2020 年版的團隊管理員

此區說明適用團隊是使用 2020 年版 Dropbox Paper 的 Dropbox Business 團隊管理員。請依照本篇文章最上方所提供的方法,查看團隊使用的 Paper 版本。

Paper 2020 年版中,Paper 文件就像一般 Dropbox 檔案一樣,所以管理員針對 Paper 文件的設定,也就跟一般 Dropbox 檔案的設定一樣。以下是管理一般 Dropbox 檔案共享和隱私權設定的方法 (現也適用 Paper 文件):

部分 Paper 管理員控制功能在 2020 年版中並未改變,包括:

2020 年版:關閉成員建立和編輯 Paper 文件的權限

您無法在 Paper 2020 年版中,完全禁止團隊使用 Paper 文件 (當初在舊版可以),但您可以關閉團隊成員建立和編輯 Paper 文件的權限。不過,成員仍可開啟或查看既有的 Paper 文件。

若要關閉團隊建立或編輯 Paper 文件的權限:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [設定]。
  4. 按一下 [檔案編輯應用程式]。
  5. 點選 Dropbox Paper 旁的 [建立和編輯] 或是 [唯讀]。

其他資源

進一步瞭解 2020 年版 Dropbox Paper:

使用舊版 Paper 的團隊管理員

此區說明適用於使用舊版 Dropbox Paper 的 Dropbox Business 團隊管理員。請依照本篇文章最上方所提供的方法,查看團隊使用的 Paper 版本。

啟用或停用團隊的 Paper 功能

若要啟用或停用團隊的 Paper 功能:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 開啟管理員主控台
  3. 開啟 [設定] 索引標籤。
  4. 選擇 [其他設定] 中的 [Paper]。
  5. 將「啟用 Paper」切換為 [開] 或 [關]。
  6. 啟用 Paper 前,請先同意 Dropbox 條款。
  7. 按一下 [套用變更]。

注意:Paper 預設上會為所有在 2017 年 8 月 7 日以後建立的 Standard 和 Advanced Dropbox Business 團隊啟用。

匯出所有 Paper 文件

停用 Paper 時,您可以將 Paper 文件匯出成 Word 或 Markdown 檔。匯出文件的方法:

  1. 停用 Paper 後,按一下 [匯出 # 份文件]。
  2. 選擇檔案格式並點選 [下載]。
  3. 匯出完成後,您會收到含有該格式 Paper 文件的電子郵件。請點選信中的 [下載文件]。

團隊成員擁有的所有有效文件都會匯出。刪除的文件不會匯出。

只能與團隊內部人員共享

Dropbox 企業團隊的管理員可以決定團隊成員能將 Dropbox Paper 文件與誰共享。管理員可以決定是否要開放成員與外部人員共享,或是將共享範圍限制在團隊以內。方法如下:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 開啟管理員主控台
  3. 開啟 [設定] 索引標籤。
  4. 選擇 [其他設定] 中的 [Paper]。
  5. 將「與外部人員共享 Paper 文件」切換為 [開] 或 [關]。
  6. 按一下 [套用變更]。

這項設定不會影響之前的檔案,只會套用至改變設定後才共享的文件。您可以在活動紀錄中查看已與外部人員分享的文件。

請注意:若將此設定改成 [],團隊成員就不能在受邀加入的外部共享資料夾中建立文件。

預設 Paper 文件隱私權

管理員可以選擇 Paper 文件連結的預設隱私設定。方法如下:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com
  2. 開啟管理員主控台
  3. 開啟 [設定] 索引標籤。
  4. 選擇 [其他設定] 中的 [Paper]。
  5. 在「預設共享設定」旁,選擇「所有擁有連結的人」、「擁有連結的成員」,或「停用外部共享」。
    • 所有擁有連結的人:所有知道連結的人,不論是否為團隊成員,皆可開啟文件
    • 擁有連結的成員:只有知道連結的團隊成員可以開啟文件。非團隊成員就算知道連結,也無法開啟文件
    • 停用外部共享:禁止團隊成員與外部人員共享文件

永久刪除控制

預設上,建立者可以在文件或資料夾封存後,將之永久刪除。

Dropbox Business 的團隊管理員,可以選擇僅讓團隊管理員擁有永久刪除 Paper 文件的權限。為避免成員將文件永久刪除,團隊管理員可以將團隊的刪除功能關閉

請注意:若關閉刪除功能,團隊管理員可在以使用者身分登入時永久刪除檔案。下方將說明如何以使用者身份登入。

請注意:這項設定會套用至 Dropbox 檔案和 Paper 文件。

以使用者身分登入

Dropbox Business 團隊的管理員能以使用者的身分登入。使用不同身分登入時,管理員可以:

  • 查看 Paper 文件和資料夾
  • 與其他使用者分享文件和資料夾
  • 移動 Paper 文件和資料夾
  • 還原已封存的 Paper 文件
  • 封存並永久刪除 Paper 文件

管理員不能建立、編輯文件,或在文件上留言。

以團隊成員身分登入並存取成員的 Paper 帳戶:

  1. 以管理員帳戶登入 dropbox.com。
  2. 開啟管理員主控台
  3. 開啟成員頁面。
  4. 在您想以對方身分登入的團隊成員名稱旁邊,按一下工具圖示。
  5. 按一下「以使用者身分登入」
  6. 點選 [登入],確認以選取的使用者登入。
  7. 按一下 [Paper] 索引標籤。
  8. 完成後,按一下 [登出]。

請注意:管理員於登入期間執行的所有操作,都會記錄在活動紀錄中。

查看 Paper 文件中的團隊活動

活動頁面會顯示團隊最近的活動摘要。管理員可以在活動紀錄上選擇一種類型的活動,或是下載完整的活動紀錄。

以下操作會記錄為 Paper 活動:

  • 建立或編輯文件
  • 在文件上留言或處理留言
  • 與團隊成員和外部人員共享文件
  • 封存或永久刪除文件
  • 團隊成員和外部人員提出存取文件的請求
  • 團隊成員或外部人員瀏覽文件
  • 共享規定有變

瞭解如何查看團隊活動。

Dropbox Business 團隊尚無法在 Paper 上使用所有安全功能

部分 Dropbox Business 團隊擁有的安全選項尚不適用於 Dropbox Paper。繼續閱讀,瞭解哪些選項不適用使用 Dropbox Paper 的團隊。

Dropbox Paper 不適用之標準與法規

Dropbox Paper 不在這些標準與法規的範圍內:

  • 德國 BSI C5

進一步瞭解 Dropbox 對這些標準的遵循狀況。

Paper 行動應用程式無法使用裝置核可

裝置核可」是 Dropbox Business 的 Advanced 和 Enterprise 方案提供工作團隊的一項安全性及存取功能。透過裝置核可,管理員便可管理成員用以存取 Dropbox Business 帳戶所使用的裝置。裝置核可不支援 Dropbox Paper 行動應用程式。

Paper 行動應用程式無法使用企業行動管理

企業行動管理 (EMM) 能協助使用 Enterprise 方案的 Dropbox Business 團隊在公司的應用程式、網路和裝置上管理行動裝置的使用情形。企業行動管理無法管理 Dropbox Paper 行動應用程式。

Paper 行動應用程式無法使用網路管控

網路管控」是 Dropbox Business 的 Enterprise 方案提供工作團隊的一項安全性及存取功能。透過此功能,IT 管理員可決定哪些 Dropbox 帳戶可在公司網路中使用。Dropbox Paper 目前尚無法透過網路管控管理。

將團隊成員遠端登出 Paper 行動應用程式

管理員可以遠端將團隊成員從所有裝置上的 Paper 行動應用程式登出,讓成員無法繼續存取團隊的 Paper 文件。

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [成員]。
  4. 按一下要從所有裝置上登出 Paper 行動應用程式的成員姓名。
  5. 在「Paper 行動裝置」區塊底下,按一下 [請按這裡],將團隊成員從所有裝置上登出 Paper。
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