Espacio del equipo y carpetas de miembros: aspectos generales

Gracias al nuevo Dropbox Business, tu equipo comparte un espacio del equipo. Todos los miembros de tu equipo pueden acceder al espacio del equipo, y se muestra la misma estructura de carpetas para todos. En el espacio del equipo, tienes dos tipos diferentes de carpetas:

  • Carpetas del equipo: En la carpeta del equipo, cada archivo o carpeta se puede compartir con distintos grupos de usuarios. Puedes optar por permitir que los otros usuarios vean o editen los archivos de la carpeta del equipo, o bien puedes bloquear el acceso para todos.
  • Carpetas de miembro del equipo: Esta carpeta es tu espacio y puedes optar por compartir o no los archivos y las carpetas que se encuentran allí.

Por el momento, el nuevo Dropbox Business solo está disponible para los equipos con acceso anticipado.

Si quieres saber si tu equipo reúne los requisitos para participar en el acceso anticipado, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Acceso anticipado.
  5. En Características, busca Actualizar a espacio del equipo.
    • Si no se muestra la opción Actualizar a espacio del equipo, el equipo no reúne los requisitos para participar en el acceso anticipado.
  6. Junto a Actualizar a espacio del equipo, haz clic en Inscribirse y sigue las indicaciones.

Secciones de este artículo:

Tu carpeta de miembro del equipo es de color púrpura y tiene tu nombre.

Uso compartido en la carpeta de miembro del equipo

Puedes compartir archivos y carpetas de tu carpeta de miembro del equipo mediante carpetas compartidas y vínculos compartidos. Tú decides quiénes podrán acceder al contenido. 

Si te invitan a una carpeta que no se encuentra en el espacio del equipo, puedes Agregar la carpeta a tu carpeta de miembro del equipo. Cuando recibes una invitación a una carpeta, se muestra dónde agregarás la carpeta: en tu carpeta de miembro del equipo o en una carpeta del equipo. Al agregar la carpeta, podrás acceder a su contenido en tu cuenta de Dropbox.

Nota: Si compartes un archivo o una carpeta en tu carpeta de miembro del equipo, solo se compartirá el archivo o la carpeta que selecciones. No se comparte ningún otro elemento de tu carpeta de miembro del equipo, a menos que decidas hacerlo.

Unirse a un equipo con una cuenta de Dropbox existente

Si te uniste a tu equipo de Dropbox Business con una cuenta de Dropbox existente, tu carpeta de miembro del equipo incluirá todos los archivos que ya tenías. Puedes mover el contenido que debería compartirse con el equipo al espacio del equipo.

Espacio del equipo

El espacio del equipo se comparte con todos los miembros de tu equipo. El espacio del equipo tiene el mismo aspecto y la misma estructura para todos los miembros del equipo.

Uso compartido en el espacio del equipo

Todo el equipo puede acceder al espacio del equipo, pero eso no significa que todos los miembros del equipo tengan acceso a todo el contenido. Las carpetas pueden tener distintos permisos de acceso:

  • Puede editar: Podrás ver el contenido de la carpeta, editarlo y administrar el acceso.
  • Puede ver: Podrás ver el contenido de la carpeta.
  • Sin acceso: No podrás ver el contenido de la carpeta.

De forma predeterminada, cualquier persona con permiso de edición en una carpeta tendrá permiso de edición en todas las carpetas incluidas en ella. Por ejemplo, si puedes editar la carpeta “Diseño”, podrás editar las carpetas incluidas en ella, a menos que esté restringido el acceso a la carpeta.

Administra quiénes pueden ver o editar tus archivos.

Cambiar el permiso de acceso en una carpeta del espacio del equipo

Si puedes editar una carpeta, podrás determinar quiénes tendrán acceso a ella. 

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Haz clic en “Archivos”.
  3. Desplázate hasta la carpeta de la cual quieres administrar el acceso.
  4. Desplaza el cursor del mouse sobre la carpeta y selecciona Compartir.
    • Para agregar usuarios o grupos con quienes quieres compartir contenido, ingresa sus nombres o sus direcciones de correo electrónico en el cuadro de texto. Después de agregar miembros y seleccionar el permiso de acceso, haz clic en Compartir.
    • Para quitar usuarios o grupos, haz clic en Quitar junto a al nombre correspondiente.

En la ventana Compartir, podrás consultar quiénes tienen acceso a la carpeta y qué tipo de permiso tienen. Junto a cada miembro del equipo o a cada grupo, se muestra Puede editar o Puede ver

Por ejemplo, el equipo de diseño puede tener una carpeta "Diseño" en el espacio del equipo a la cual solo el grupo de diseño puede acceder. El equipo "Diseño" puede invitar a usuarios específicos a las carpetas dentro de la carpeta "Diseño".

Error: Sin acceso a una carpeta

Las carpetas a las cuales no tienes acceso tienen un signo menos de color gris sobre la carpeta. Si intentas abrir una de estas carpetas, se muestra este error:  No tienes acceso a la carpeta “Nombre de la carpeta”.

Si no tienes acceso a una carpeta, se muestra este mensaje de error.

Cómo mover archivos y carpetas al espacio del equipo
Los miembros de equipo y los administradores pueden mover carpetas compartidas al espacio del equipo si se cumplen los siguientes requisitos:

1) El usuario tiene permiso de edición en la carpeta que se intenta mover. Para verificarlo, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en Administrar a la derecha de la carpeta.
  2. Comprueba si se muestra  Puede editar a la derecha del usuario o del grupo.

2) La opción Administrar el acceso está configurada en Miembros de la carpeta. Para verificarlo, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en Administrar a la derecha de la carpeta.
  2. Haz clic en Configuración de la carpeta.
  3. Comprueba si se muestra la opción Miembros de la carpeta en el menú desplegable, junto a Administrar el acceso.

3) La carpeta es propiedad de una persona del mismo equipo que el usuario que quiere mover la carpeta al espacio del equipo.

Nota: No podrás mover una carpeta si no tienes permiso de edición en la carpeta principal a la que intentas mover tu carpeta.

Cómo mover archivos y carpetas fuera del espacio del equipo

Los miembros del equipo y los administradores pueden mover una carpeta compartida fuera del espacio del equipo si se cumplen los siguientes requisitos:

  • La carpeta no contiene carpetas compartidas anidadas.
  • La carpeta y las carpetas que contiene no están configuradas como Solo con invitación.
  • El miembro del equipo o el administrador tienen permiso de edición en la carpeta principal.
  • El miembro del equipo o el administrador tienen permiso de edición en la carpeta.
  • La opción Administrar la membresía de la carpeta está configurada en Cualquier miembro de tu cuenta de Dropbox Business con permisos de edición.
  • La opción de uso compartido externo está configurada en Cualquier persona.

Nota: No podrás mover una carpeta si no tienes permiso de edición en la carpeta principal a la que intentas mover tu carpeta.

Cómo copiar carpetas en el espacio del equipo

Si copias una carpeta en el espacio del equipo, se copia el contenido de la carpeta, pero no se copian los permisos. Si pegas una carpeta en una ubicación del espacio del equipo que puedes editar, la carpeta tendrá los mismos permisos que la nueva ubicación.

Por ejemplo: un pequeño equipo de marca puede acceder a la carpeta "Nuevos diseños de logos". Copias la carpeta "Nuevos diseños de logos" y la pegas en la carpeta "Marketing", a la cual puede acceder todo el equipo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden acceder a la copia de "Nuevos diseños de logos" en la carpeta "Marketing".

¿Qué significan los iconos en mis carpetas?

Los iconos de las carpetas de tu cuenta de Dropbox te permiten saber qué tipo de carpeta usas. 

Carpeta azul con un icono de edificio

 

Las carpetas con un icono de edificio se compartieron con la totalidad o parte de tu equipo de Dropbox Business. Forma parte del espacio del equipo. También se puede compartir con personas ajenas al equipo.

Carpeta púrpura con un icono de persona

 

La carpeta púrpura con un icono de persona es tu carpeta de miembro del equipo. Solo tú puedes verla. Se puede compartir el contenido.

Carpeta azul con un signo menos

 

La carpeta azul con un signo menos está restringida para determinados miembros de tu equipo de Dropbox Business. Si se muestra este icono, significa que no tienes acceso a la carpeta.

Carpeta azul

 

La carpeta azul sin ningún icono se usa para las carpetas sin compartir dentro de tu carpeta de miembro del equipo.

Nota: El aspecto de los iconos de carpeta varía según dónde los visualices. Estos iconos se encuentran en dropbox.com.

Mis iconos de carpeta no coinciden con estos iconos

Si accediste al espacio del equipo antes del 9 de abril de 2018, es posible que todavía se muestren algunos de los iconos anteriores. Si tus carpetas no tienen los mismos iconos que se describen en este artículo, es probable que todavía no se hayan actualizado.

Para actualizar los iconos y obtener los nuevos, vuelve a sincronizar tu carpeta de Dropbox. Para volver a sincronizar tu carpeta, anula la sincronización de tus carpetas en la aplicación para escritorio mediante la sincronización selectiva y, a continuación, vuelve a sincronizarlas.

Ejemplo del espacio del equipo

Tu nombre es Juana Suárez y formas parte del departamento de diseño de la empresa Compañía ABC. Acabas de unirte a tu equipo de Dropbox Business. 

En tu cuenta de Dropbox, se muestra un espacio del equipo llamado Compañía ABC. Al hacer clic allí, se muestran varias carpetas: 

  • Juana Suárez: Esta es tu carpeta de miembro del equipo. 
  • Diseño: Se muestran los archivos y las carpetas de los proyectos de diseño. Puedes ver todos los archivos de esta carpeta y acceder a ellos.
  • Marketing: En el icono de carpeta Marketing, se muestra un signo menos de color gris. Si intentas abrir la carpeta Marketing, se muestra este mensaje de error: No tienes acceso a la carpeta “Marketing”.

Administrar el espacio del equipo

Los administradores pueden determinar si todos los miembros podrán editar contenido de nivel superior en el espacio del equipo o si solo los administradores podrán hacerlo. El contenido de nivel superior es el primer conjunto de carpetas que se muestran en la sección Archivos en tu cuenta en dropbox.com.

Para modificar esta configuración, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. En Contenido, haz clic en Edición de contenido de nivel superior.
  5. Haz clic en el menú desplegable y selecciona la configuración adecuada para tu equipo:
    • Todos los miembros: Todos los miembros del equipo pueden editar contenido de nivel superior en el espacio del equipo.
    • Solo administradores: Solo los administradores pueden editar contenido de nivel superior en el espacio del equipo. Los miembros del equipo no pueden agregar archivos ni carpetas en este nivel del espacio.
  6. Haz clic en Save.

Si seleccionas Solo administradores, puedes usar la pestaña Contenido para agregar contenido de nivel superior en el espacio del equipo, eliminarlo, cambiarle el nombre o moverlo. 

Si seleccionas Todos los miembros, puedes usar la pestaña Contenido, dropbox.com o la aplicación para escritorio para editar contenido de nivel superior en el espacio del equipo.

Administrador de contenido

En el administrador de contenido, puedes organizar la estructura de carpetas del espacio del equipo. Allí, los administradores del equipo también pueden administrar la membresía del contenido compartido. 

Para crear una carpeta de nivel superior en el espacio compartido del equipo, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Contenido.
  4. Haz clic en Nueva carpeta.
  5. Selecciona si quieres que todos los miembros del equipo o solo algunos miembros específicos tengan acceso a la carpeta.
  6. Selecciona si los miembros tendrán el permiso de acceso Puede editarPuede ver en el contenido de la carpeta.

Para administrar el acceso a una carpeta, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en la Consola de administración.
  3. Haz clic en Contenido.
  4. Haz clic en Administrar junto a la carpeta correspondiente.
  5. En la ventana emergente, busca el grupo o la persona que quieres editar.
  6. Haz clic en el menú desplegable y selecciona Puede editar o Puede ver, o bien Quitar.

Carpetas de miembros del equipo

Para acceder a las carpetas de miembros del equipo, usa la opción iniciar sesión como usuario, o bien la pestaña Contenido en Miembros.

Para obtener ayuda con el espacio del equipo y la carpetas de miembros, o para cancelar el plan o la prueba de Dropbox Business, comunícate con el equipo de soporte de Dropbox.
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