Envoyer pour signature avec HelloSign

L'intégration de Dropbox avec HelloSign vous permet d'envoyer des fichiers à signer électroniquement ou d'apposer vous-même une signature électronique sans quitter Dropbox. Les fichiers signés sont enregistrés automatiquement dans votre compte Dropbox.

Remarque : pour en savoir plus sur HelloSign, consultez le centre d'assistance de HelloSign.

Association de Dropbox à HelloSign

Quand vous envoyez pour la première fois un document pour signature via Dropbox, vous êtes invité à associer vos comptes Dropbox et HelloSign et à accepter les conditions d'utilisation. Un compte gratuit HelloSign est créé avec l'adresse e‑mail que vous utilisez pour Dropbox. Si vous possédez déjà un compte HelloSign avec la même adresse e‑mail que celle utilisée pour Dropbox, les comptes sont associés. Une fois vos comptes associés, vous pourrez aussi vous connecter sur le site hellosign.com en cliquant sur Se connecter avec Dropbox.

Envoi d'un document pour signature ou signature d'un fichier

Depuis Dropbox, vous pouvez envoyer un fichier pour signature ou en signer un vous-même. Pour cela :

  1. Connectez-vous à dropbox.com.
  2. Passez le curseur sur le nom du fichier, puis cochez la case qui apparaît sur la gauche.
  3. Dans la barre latérale de droite, cliquez sur la flèche à côté de Partager au-dessus de la vignette du fichier.
    • Si la vignette n'est pas affichée, cliquez sur l'icône en forme de flèche dans la barre latérale de droite.
  4. Cliquez sur Envoyer pour signature.
  5. Choisissez qui doit signer le document :
    • Si vous êtes l'unique signataire, cliquez sur Je suis le seul signataire.
    • Si vous n'êtes pas le seul signataire, saisissez le nom et l'adresse e‑mail des autres personnes concernées dans les champs prévus à cet effet. Pour ajouter des signataires, cliquez sur Ajouter un signataire. Pour vous ajouter à la liste des signataires, cliquez sur M'ajouter en tant que signataire. Pour supprimer un signataire, cliquez sur X à côté de son adresse e‑mail. Pour réorganiser les signataires, activez l'option Définir l'ordre des signataires, puis faites glisser les signataires et déposez-les dans l'ordre voulu à l'aide des huit points situés à côté de leur nom.
    • Pour demander une pièce jointe à un signataire, cliquez sur l'icône en forme de trombone à côté de son adresse e‑mail (option disponible avec les forfaits HelloSign Standard et Premium).
  6. Cliquez sur Suivant en haut à droite.
  7. Faites glisser les champs et déposez-les aux endroits du document où les signataires doivent apposer leur signature, puis attribuez chaque champ à un signataire dans la barre latérale de droite.
    Remarque : il est nécessaire d'attribuer au moins un champ (autre qu'un champ de date) à chaque signataire pour pouvoir passer à l'étape suivante.
  8. Cliquez sur Suivant en haut à droite.
  9. Choisissez un nom de fichier pour la version signée du fichier ainsi que le dossier Dropbox dans lequel elle sera enregistrée.
    Remarque : le fichier d'origine n'est ni renommé ni déplacé.
  10. Cliquez sur Suivant en haut à droite.
  11. Confirmez vos signataires et ajoutez toute personne que vous souhaitez mettre en copie dans la demande.
  12. Ajoutez un message à l'e‑mail si vous le souhaitez.
  13. Cliquez sur Envoyer pour signature.

Une fois vos fichiers signés, vous et tous les signataires recevrez des confirmations par e‑mail. Vos fichiers signés sont enregistrés automatiquement dans votre compte Dropbox (à l'emplacement que vous avez choisi) et dans votre compte HelloSign associé. Si vous supprimez un fichier signé de Dropbox ou HelloSign, il reste enregistré dans l'autre compte.

Dans votre compte Dropbox, lorsqu'un fichier est en attente de signature, une version PDF en cours est enregistrée à l'emplacement de votre choix sous le nom “[nom du fichier](en cours).pdf”. Une fois signé, ce fichier est remplacé par un nouveau fichier PDF signé, nommé “[nom du fichier] (signé).pdf”.

Suivi et gestion des demandes de signature

Vous pouvez faire le suivi de vos demandes de signature HelloSign et les gérer directement depuis Dropbox. Pour commencer, connectez-vous au tableau de bord HelloSign pour Dropbox et :

  • Trouvez les fichiers dont vous avez besoin à l'aide de la barre Rechercher en haut de l'écran.
  • Cliquez sur le bouton Envoyer la demande pour demander une signature.
  • Cliquez sur l'onglet En cours pour faire le suivi et gérer vos demandes en cours. Vous pouvez :
    • Consulter l'état, le signataire et la date de l'état actuel.
    • Cliquer sur l'icône représentant trois points () à droite pour réaliser différentes actions en fonction de l'état, comme Annuler, Supprimer, Télécharger, Afficher un aperçu ou Rappeler.
    • Cliquer pour sélectionner un fichier et en voir les détails tout à droite.
  • Cliquez sur l'onglet Terminées pour gérer vos demandes achevées. Vous pouvez :
    • Cliquer sur l'icône représentant trois points () à droite pour réaliser différentes actions.
    • Cliquer pour sélectionner un fichier et en voir les détails tout à droite.

Vous recevrez également des notifications dans Dropbox et par e‑mail au fur et à mesure de la progression de vos demandes. Consultez le centre d'assistance de HelloSign pour obtenir de l'aide concernant la création de modèles, la demande de signatures, la gestion de vos demandes, etc.

Limites du nombre de demandes, de taille et d'espace de stockage à prendre en compte

Si le compte HelloSign associé à votre compte Dropbox correspond au forfait gratuit limité (le forfait par défaut), vous pouvez envoyer trois demandes de signature gratuites par mois. En savoir plus sur le forfait gratuit limité et le passage à un forfait supérieur

Chaque fichier importé pour signature doit être inférieur à 40 Mo ou compter moins de 500 pages. En savoir plus sur les types et les tailles de fichiers acceptés

Les fichiers signés occupent de l'espace de stockage dans votre compte Dropbox. Si vous manquez d'espace dans votre compte Dropbox alors qu'un fichier est en cours (en attente de signature), un message d'erreur s'affiche et la version signée du fichier n'est enregistrée que dans votre compte HelloSign. Vérifiez l'espace de stockage dont vous disposez dans Dropbox et découvrez comment l'augmenter.

Administrateurs : gestion de l'intégration HelloSign pour votre équipe

Les administrateurs d'équipe Dropbox Business peuvent activer ou désactiver l'intégration HelloSign pour l'ensemble de leur équipe Dropbox Business.

Pour activer ou désactiver l'intégration :

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur. 
  2. Cliquez sur Interface d'administration à gauche.
  3. Cliquez sur Paramètres à gauche.
  4. Faites défiler vers le bas jusqu'à Paramètres supplémentaires et cliquez sur Envoyer pour signature.
  5. Cliquez sur Activé ou Désactivé.
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